原始憑證所包含的基本內容也稱原始憑證要素。由于各單位的經濟業務的內容和經營管理的需要各不相同,因而各單位所使用的原始憑證的名稱、格式和內容也不完全相同。但是,原始憑證作為反映經濟業務已經發生或已經完成的原始證據,必須反映經濟業務發生或完成的情況,并明確有關經濟人的責任,所以各種原始憑證都必須具備一些基本內容,具有一些基本要素,這些基本要素主要包括以下幾個方面:
(1)原始憑證的名稱:標明原始憑證所記錄業務內容的種類,反映原始憑證的作用。如“發貨票”、“入庫單”等。一式幾聯的原始憑證,只能以注明作報銷憑證的發票聯或收據聯作為依據。
(2)原始憑證的編號:原始憑證應連續編號,以有利于查對核實。
(3)填制原始憑證的日期:填制原始憑證的日期一般是業務發生或完成的日期。如果在業務發生或完成時,因各種原因未能及時填制原始憑證的,應以實際填制日期為準。
(4)接受原始憑證的單位名稱:即原始憑證的“抬頭”,是指發生經濟業務的對方單位。將接受憑證單位與填制憑證單位或填制人相聯系,標明經濟業務的來龍去脈。
(5)有關的經濟業務內容:經濟業務內容主要是表明經濟業務的項目、名稱、規格及有關的附注說明。
(6)經濟業務所涉及的數量、計量單位、單價和金額總量:這是與經濟業務有關的定量說明,是原始憑證的核心。
(7)填制單位和經辦人員的簽名蓋章以此明確經濟責任。