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　　為加強公司文書、檔案管理工作，有效地保護和利用文書、檔案，維護公司合法權益，特制訂本規定：
　　一、 本規定所稱的文書、檔案是指過去和現在的公司各級部門及員工從事業務、經營、企業管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對企業有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄；和各種收發文件等。
　　二、 公司及各部門、員工有保護文書、檔案的義務。
　　五、 人事行政部應逐步完善檔案制度，確保檔案安全和方便利用，采用科學手段，逐步實現檔案管理現代化。
　　六、 整理辦法：根據文書、檔案的性質、內容、種類、密級等分門別類地進行管理，以問題特征為主，立小卷，一事一卷。當年立前一年的卷，并預立當年的卷；立卷時按不同價值把保管期限分為永久、長期、短期。
　　七、 屬于公司保管的檔案：公司人事行政部及各部門的文件管理員做好平時文件的預立卷工作，并在事件結束后或在每季頭一個月的十日前將上季需歸檔的預立卷的文件整理成冊移交人事行政部保管，任何人不得據為己有。
　　八、 屬部門保管的檔案：在每季頭一個月十日前匯編成冊上報人事行政部，各分級保管者在每年的二月十日前將檔案總目錄、預立卷材料的目錄交人事行政部。
　　九、 在業務中對外簽署的各種經濟合同按《合同管理規定》處理。
　　十、 受控文件和資料的相關規定，按《文件和資料管理程序》執行。質量記錄的相關規定按《質量記錄管理程序》執行。
　　十一、 監督：人事行政部根據各部門和各部門上報的檔案總目錄、預立卷材料的目錄，進行定期或不定期的檢查，來監督各部門及各部門檔案的管理工作。
　　十二、 銷毀：須報總經理批準，銷毀時應有兩人以上負責監銷，并在清單上簽字。來
　　十三、 借閱：因工作需要借閱文檔的，應按《文書、檔案借閱管理規定》處理。
　　十四、 各部門應盡量采用電腦管理和工作，便于業務資料的數字化處理和保存。公司所有有價值的文件、報表、業務記錄等必須備份。備份盤與源盤應分開存放。