企業出納安全手冊（三）：出納日記賬
發布時間：2010-01-19 共1頁
一、出納日記帳
出納日記帳的概念
出納日記帳是出納員以收款憑證和付款憑證為根據，全面、系統、連續地記錄和反映本單位現金和銀行存款的收付業務及其結存情況的一種主要工具，是各單位會計帳簿的重要組成部分。出納日記帳包括現金日記帳和銀行存款日記帳兩種。
（1）現金日記帳。現金日記帳是用來逐筆記錄和反映本單位在經濟業務中，由于使用現金結算而發生的現金的收入、付出及其結存情況的帳簿。
（2）銀行存款日記帳。銀行存款日記帳是用來逐筆記錄和反映本單位在經濟業務中由于使用銀行轉帳結算而使銀行存款發生增減變動及其結存情況的帳簿。
現金日記帳和銀行存款日記帳必須采用訂本式帳簿，帳頁按順序編號，不得隨意抽換或增添，以保持帳頁頁數和序時記錄的系統性、完整性，防止不法分子從中舞弊。
出納日記帳的格式
現金日記帳有既登記現金收入，又登記現金支出的現金收付日記帳，也可更細地分別設置現金收入日記帳和現金支出日記帳。現金收付日記帳一般采用的是三欄式，即在同一張帳頁上設置“借方”、“貸方”、“余額”三欄，分別反映現金的收入、付出和結存情況。此外，還在“摘要”欄后設置“對方科目”欄，以具體登記對方科目名稱。
在有些單位中，為了在現金日記帳中更清楚地反映現金收入的來源和付出的用途，往往采用多欄式的現金日記帳，即收入欄（借方欄）和支出欄（貸方欄）按現金的對應科目設置專欄。
現金收人日記帳和現金支出日記帳主要是在收、付款憑證較多、并且現金的對應科目也較多的時候，為避免日記帳的帳頁過寬而設置的，多采用多欄式。
銀行存款日記帳與現金日記帳相似，同樣可以采用三欄式銀行存款日記帳、多欄式銀行存款日記帳，或者更細地分別設置多欄式銀行存款收入日記帳和銀行存款支出日記帳。為了便于與銀行對帳，也便于反映銀行存款收付所采用的結算方式，并突出各單位支票的管理，銀行存款日記帳還專設了“結算憑證種類和號數”欄或專設“現金支票號數及轉帳支票號數”欄。
出納日記帳的啟用、更換與保管
會計帳簿是一個單位重要的經濟檔案，出納日記帳更是如此。為了保證其完整性，防止舞弊行為，明確記帳責任，出納員啟用現金日記帳和銀行存款日記帳時，必須在帳簿封面上寫明單位名稱和帳簿名稱以及所屬的年份，在帳簿扉頁上填寫“帳簿啟用表”。
會計人員在填寫這個表時，必須符合以下要求：
（1）寫明啟用日期和啟用帳簿的起止頁數。
按規定，現金日記帳和銀行存款日記帳一律采用訂本式帳簿，出納員在啟用帳簿時，對于未印制順序號的帳簿，應從第一頁到最后一頁順序編定頁數，不得跳頁、缺頁或缺號。
（2）寫明記帳人員姓名和會計主管姓名并加蓋名章以示慎重和負責。
（3）加蓋單位財務公章，以示嚴肅。
（4）當記帳人員和會計主管人員工作變動時，應先辦好帳簿移交手續，并在啟用表上明確記錄交接日期及接管人、監交人姓名、加蓋名章。
現金日記帳和銀行存款日記帳要每年更換新帳，年度終了結帳時，出納員應將上年末帳戶余額直接抄入新帳第一行的余額欄中，并標明余額方向（與舊帳相同），在新帳摘要欄內注明“上年結轉”字樣，無需編制會計分錄。
會計帳簿是重要的會計檔案。年度終了結帳后，出納員應將更換的帳簿移交給本單位會計部門會計檔案保管人員，由其負責保管出納帳簿記錄。按規定，出納日記帳應保存25年。
出納日記帳的設置
日記帳可以用來連續記錄全部經濟業務的完成情況，也可以用來連續記錄某一類經濟業務的完成情況。為了逐日反映現金和銀行存款的收付情況，各單位一般應設置出納日記帳，通過現金日記帳和銀行存款日記帳分別記錄現金和銀行存款的收入、支出及結存情況。有條件的企業還可以采用普通日記帳形式登記全部經濟業務的完成情況。但是，不同的單位，其經濟業務的性質不同，規模小不同，經營管理的要求不同，相應地需要設置的出納帳的種類、格式也就不同。比如，在只有人民幣現金的單位，一般只設置一本現金日記帳即可，而對于除了人民幣現金外還存在多種外匯現金的情況下，一般應按現金的種類設置現金日記帳，以分別反映不同現金的收付和結存情況。又如，有些單位只有一個存款帳戶，那么只需設一本銀行存款日記帳即可，如同時設有多個銀行存款帳戶，則為了分別反映每個帳戶上存款的結存情況，需要設置多本銀行存款日記帳。再比如，如前所述，出納日記帳也有多種格式，在一般情況下使用三欄式日記帳即可；如果單位經濟業務較為復雜，為了分別反映不同項目在一定期間內所收入和付出的貨幣資金的多少，或者說為了分別反映一定時期內貨幣資金收入的來源和支出的去向，可以使用多欄式日記帳。當然，為避免帳頁過寬還可以分設收入日記帳和支出日記帳。在具體設置出納日記帳時，應當遵循一項基本原則，那就是既要滿足核算和管理的需要，又要避免煩瑣。設置出納日記帳是為了能夠正確、全面、及時地反映本單位貨幣資金的收付和結存情況，滿足會計部門和其他經營管理部門對貨幣資金進行正確核算和科學管理的需要，所以應當從管理和核算的需要出發來設置日記帳，不能為了簡單而搞以單代帳、以表代帳，因為這樣就無法滿足核算和管理的需要。但這并不是說出納日記帳總是越多越全越復雜越好，應當從本單位的實際情況出發，在滿足管理和核算基本需要的前提下，遵循節約原則，避免設置得過多和過于復雜，以充分節約人力、物力。
二、怎樣登帳
登記出納日記帳的基本要求
在出納工作中，根據審核無誤的會計憑證，按照規定的手續進行登記，是出納工作的一項重要內容，也是會計核算的一項重要基礎性工作。它對于執行和完成出納任務，保證和提高出納工作的質量，正確地計算和確定貨幣資金收付和結存狀況，及時地編制會計報表，都具有直接的重要影響。每個企業的出納人員，都應做好登記出納日記帳的工作，做到按時登記、數字真實，摘要簡明，內容完整，便于看帳、報帳和用帳。為此，在登記出納日記帳時，應遵循的總的要求是：內容完備，數字真實、準確，字跡工整，摘要清楚、簡潔，登記及時，不漏記、重記、錯記和積壓帳目。
具體而言，在登記出納日記帳時，應遵循以下基本要求：
（1）根據復核無誤的收付款憑證登記，并以經復核無誤的收付款憑證及所附原始憑證作為登記出納日記帳的依據。如果原始憑證上注明“代記帳憑證”字樣，經有關人員簽章后，也可做為記帳的依據。
（2）所記帳的內容必須同會計憑證相一致，不得隨便增減。每一筆帳都要記明記帳憑證的日期、編號、摘要、金額和對應科目等。經濟業務的摘要不能過于簡略，應以能夠清楚地表述業務內容為度，便于事后查對。日記帳應逐筆分行記錄，不得將收款憑證或付款憑證合并登記，也不得將收款付款相抵后以差額登記。
（3）記帳憑證登記完畢，出納員要在憑證上簽名或蓋章，并將登記帳頁的頁碼數填入記帳憑證內有關行次，或在“記帳符號”欄內打上“√符號，表示此筆業務已經登記入帳。
（4）每登滿一頁帳頁，應在該帳頁的最后一行加計本頁發生額及余額，并在“摘要”欄內注明“過次頁”；同時在下一頁的首行記入上頁加計的發生額及余額，并在“摘要”欄內注明“承上頁”。
出納日記帳的概念
出納日記帳是出納員以收款憑證和付款憑證為根據，全面、系統、連續地記錄和反映本單位現金和銀行存款的收付業務及其結存情況的一種主要工具，是各單位會計帳簿的重要組成部分。出納日記帳包括現金日記帳和銀行存款日記帳兩種。
（1）現金日記帳。現金日記帳是用來逐筆記錄和反映本單位在經濟業務中，由于使用現金結算而發生的現金的收入、付出及其結存情況的帳簿。
（2）銀行存款日記帳。銀行存款日記帳是用來逐筆記錄和反映本單位在經濟業務中由于使用銀行轉帳結算而使銀行存款發生增減變動及其結存情況的帳簿。
現金日記帳和銀行存款日記帳必須采用訂本式帳簿，帳頁按順序編號，不得隨意抽換或增添，以保持帳頁頁數和序時記錄的系統性、完整性，防止不法分子從中舞弊。
出納日記帳的格式
現金日記帳有既登記現金收入，又登記現金支出的現金收付日記帳，也可更細地分別設置現金收入日記帳和現金支出日記帳。現金收付日記帳一般采用的是三欄式，即在同一張帳頁上設置“借方”、“貸方”、“余額”三欄，分別反映現金的收入、付出和結存情況。此外，還在“摘要”欄后設置“對方科目”欄，以具體登記對方科目名稱。
在有些單位中，為了在現金日記帳中更清楚地反映現金收入的來源和付出的用途，往往采用多欄式的現金日記帳，即收入欄（借方欄）和支出欄（貸方欄）按現金的對應科目設置專欄。
現金收人日記帳和現金支出日記帳主要是在收、付款憑證較多、并且現金的對應科目也較多的時候，為避免日記帳的帳頁過寬而設置的，多采用多欄式。
銀行存款日記帳與現金日記帳相似，同樣可以采用三欄式銀行存款日記帳、多欄式銀行存款日記帳，或者更細地分別設置多欄式銀行存款收入日記帳和銀行存款支出日記帳。為了便于與銀行對帳，也便于反映銀行存款收付所采用的結算方式，并突出各單位支票的管理，銀行存款日記帳還專設了“結算憑證種類和號數”欄或專設“現金支票號數及轉帳支票號數”欄。
出納日記帳的啟用、更換與保管
會計帳簿是一個單位重要的經濟檔案，出納日記帳更是如此。為了保證其完整性，防止舞弊行為，明確記帳責任，出納員啟用現金日記帳和銀行存款日記帳時，必須在帳簿封面上寫明單位名稱和帳簿名稱以及所屬的年份，在帳簿扉頁上填寫“帳簿啟用表”。
會計人員在填寫這個表時，必須符合以下要求：
（1）寫明啟用日期和啟用帳簿的起止頁數。
按規定，現金日記帳和銀行存款日記帳一律采用訂本式帳簿，出納員在啟用帳簿時，對于未印制順序號的帳簿，應從第一頁到最后一頁順序編定頁數，不得跳頁、缺頁或缺號。
（2）寫明記帳人員姓名和會計主管姓名并加蓋名章以示慎重和負責。
（3）加蓋單位財務公章，以示嚴肅。
（4）當記帳人員和會計主管人員工作變動時，應先辦好帳簿移交手續，并在啟用表上明確記錄交接日期及接管人、監交人姓名、加蓋名章。
現金日記帳和銀行存款日記帳要每年更換新帳，年度終了結帳時，出納員應將上年末帳戶余額直接抄入新帳第一行的余額欄中，并標明余額方向（與舊帳相同），在新帳摘要欄內注明“上年結轉”字樣，無需編制會計分錄。
會計帳簿是重要的會計檔案。年度終了結帳后，出納員應將更換的帳簿移交給本單位會計部門會計檔案保管人員，由其負責保管出納帳簿記錄。按規定，出納日記帳應保存25年。
出納日記帳的設置
日記帳可以用來連續記錄全部經濟業務的完成情況，也可以用來連續記錄某一類經濟業務的完成情況。為了逐日反映現金和銀行存款的收付情況，各單位一般應設置出納日記帳，通過現金日記帳和銀行存款日記帳分別記錄現金和銀行存款的收入、支出及結存情況。有條件的企業還可以采用普通日記帳形式登記全部經濟業務的完成情況。但是，不同的單位，其經濟業務的性質不同，規模小不同，經營管理的要求不同，相應地需要設置的出納帳的種類、格式也就不同。比如，在只有人民幣現金的單位，一般只設置一本現金日記帳即可，而對于除了人民幣現金外還存在多種外匯現金的情況下，一般應按現金的種類設置現金日記帳，以分別反映不同現金的收付和結存情況。又如，有些單位只有一個存款帳戶，那么只需設一本銀行存款日記帳即可，如同時設有多個銀行存款帳戶，則為了分別反映每個帳戶上存款的結存情況，需要設置多本銀行存款日記帳。再比如，如前所述，出納日記帳也有多種格式，在一般情況下使用三欄式日記帳即可；如果單位經濟業務較為復雜，為了分別反映不同項目在一定期間內所收入和付出的貨幣資金的多少，或者說為了分別反映一定時期內貨幣資金收入的來源和支出的去向，可以使用多欄式日記帳。當然，為避免帳頁過寬還可以分設收入日記帳和支出日記帳。在具體設置出納日記帳時，應當遵循一項基本原則，那就是既要滿足核算和管理的需要，又要避免煩瑣。設置出納日記帳是為了能夠正確、全面、及時地反映本單位貨幣資金的收付和結存情況，滿足會計部門和其他經營管理部門對貨幣資金進行正確核算和科學管理的需要，所以應當從管理和核算的需要出發來設置日記帳，不能為了簡單而搞以單代帳、以表代帳，因為這樣就無法滿足核算和管理的需要。但這并不是說出納日記帳總是越多越全越復雜越好，應當從本單位的實際情況出發，在滿足管理和核算基本需要的前提下，遵循節約原則，避免設置得過多和過于復雜，以充分節約人力、物力。
二、怎樣登帳
登記出納日記帳的基本要求
在出納工作中，根據審核無誤的會計憑證，按照規定的手續進行登記，是出納工作的一項重要內容，也是會計核算的一項重要基礎性工作。它對于執行和完成出納任務，保證和提高出納工作的質量，正確地計算和確定貨幣資金收付和結存狀況，及時地編制會計報表，都具有直接的重要影響。每個企業的出納人員，都應做好登記出納日記帳的工作，做到按時登記、數字真實，摘要簡明，內容完整，便于看帳、報帳和用帳。為此，在登記出納日記帳時，應遵循的總的要求是：內容完備，數字真實、準確，字跡工整，摘要清楚、簡潔，登記及時，不漏記、重記、錯記和積壓帳目。
具體而言，在登記出納日記帳時，應遵循以下基本要求：
（1）根據復核無誤的收付款憑證登記，并以經復核無誤的收付款憑證及所附原始憑證作為登記出納日記帳的依據。如果原始憑證上注明“代記帳憑證”字樣，經有關人員簽章后，也可做為記帳的依據。
（2）所記帳的內容必須同會計憑證相一致，不得隨便增減。每一筆帳都要記明記帳憑證的日期、編號、摘要、金額和對應科目等。經濟業務的摘要不能過于簡略，應以能夠清楚地表述業務內容為度，便于事后查對。日記帳應逐筆分行記錄，不得將收款憑證或付款憑證合并登記，也不得將收款付款相抵后以差額登記。
（3）記帳憑證登記完畢，出納員要在憑證上簽名或蓋章，并將登記帳頁的頁碼數填入記帳憑證內有關行次，或在“記帳符號”欄內打上“√符號，表示此筆業務已經登記入帳。
（4）每登滿一頁帳頁，應在該帳頁的最后一行加計本頁發生額及余額，并在“摘要”欄內注明“過次頁”；同時在下一頁的首行記入上頁加計的發生額及余額，并在“摘要”欄內注明“承上頁”。
