企業出納安全手冊（二）：會計憑證
發布時間：2010-01-19 共1頁
一、會計憑證
會計憑證的概念和種類
會計憑證，簡稱憑證，是記錄經濟活動，明確經濟責任的書面證據，也是登記帳簿、進行會計監督的重要依據。
任何企業、事業、行政單位、部隊和社會團體在從事任何一項經濟活動時，都必須辦理會計憑證，也就是由有關人員根據有關規定和程序填制和取得會計憑證，對整個經濟活動過程作出書面記錄。有關部門和人員要在會計憑證上蓋章簽字，表示對會計憑證的真實性、正確性與合法性負責。會計人員必須對巳取得的會計憑證進行嚴格的審核。正確填制和認真審核會計憑證是財務管理不可缺少的基礎工作，是會計人員，特別是出納員，進行會計核算的基本方法之一。出納員每辦理一項業務，無論是款項的收付，還是出納帳的登記，都必須以經過審核的真實、合法、有效的會計憑證為依據。沒有憑證，就不能進行任何款項的收付，也不能進行帳務處理。
會計憑證多種多樣，按不同的劃分方法為。
原始憑證
原始憑證是在經濟活動發生的同時填制或取得的會計憑證。它是進行會計核算的原始資料，是從事會計監督的重要憑據。原始憑證的種類很多，如發貨票、收貨單、領料單、收據和入庫單等。對于出納員來說，凡是涉及現金收付和銀行結算以及外匯的收付和結算的業務，都必須取得或填制原始憑證，才能進行出納核算。這些原始憑證必須是能反映經濟業務的發生或完成情況的各種書面憑據，如發票、收據、銀行收款通知、各種費用開支單據等等，而那些不能證明經濟業務的發生和完成情況的書面憑據，如經濟合同等，則不能作為原始憑證。
按取得憑證的來源劃分，原始憑證可以分為自制原始憑證和外來原始憑證兩種。
（1）自制原始憑證。是指單位內部有關部門和人員在從事某項經濟活動時填寫的原始憑證。如結算并支付工資時填制的“工資表”、單位內部發生款項往來時填制的“收款收據”及材料入庫時的“收料單”等。
（2）外來原始憑證。是指在經濟活動中，從外單位獲取的原始憑證。如銷貨單位開具的發票、銀行轉來的收款通知單等。自制原始憑證按其記錄經濟業務的次數又可分為一次憑證、累計憑證和匯總原始憑證三種。
（1）一次憑證。是一次完成填制的記錄一項經濟活動的原始憑證。如購買材料時填制的發貨票，驗收材料入庫時填制的收料單等都是一次憑證。
（2）累計憑證。是一定時期內連續累計記錄若干同類經濟業務的原始憑證。對于頻繁發生的同類經濟業務，運用累計憑證，可以簡化會計核算手續，提高工作效率。如企業內部使用的限額領料單，憑證上有管理部門根據一定時期的生產任務和消耗定額確定的領料限額數，每次領退料時，都要在限額領料單上相應記錄，結出限額余額，期末結算出實際領用的數量和金額。
（3）匯總原始憑證。又稱原始憑證匯總表，是匯總記錄了一定時期內若干張原始憑證反映的同類經濟業務的憑證。匯總原始憑證只能匯總同類經濟業務，不能匯總兩類或兩類以上的經濟業務。
原始憑證的基本內容
原始憑證所包含的基本內容也稱原始憑證要素。由于各單位的經濟業務的內容和經營管理的需要各不相同，因而各單位所使用的原始憑證的名稱、格式和內容也不完全相同。但是，原始憑證作為反映經濟業務已經發生或已經完成的原始證據，必須反映經濟業務發生或完成的情況，并明確有關經濟人的責任，所以各種原始憑證都必須具備一些基本內容，具有一些基本要素，這些基本要素主要包括以下幾個方面：
（1）原始憑證的名稱：標明原始憑證所記錄業務內容的種類，反映原始憑證的作用。如“發貨票”、“入庫單”等。一式幾聯的原始憑證，只能以注明作報銷憑證的發票聯或收據聯作為依據。
（2）原始憑證的編號：原始憑證應連續編號，以有利于查對核實。
（3）填制原始憑證的日期：填制原始憑證的日期一般是業務發生或完成的日期。如果在業務發生或完成時，因各種原因未能及時填制原始憑證的，應以實際填制日期為準。
（4）接受原始憑證的單位名稱：即原始憑證的“抬頭”，是指發生經濟業務的對方單位。將接受憑證單位與填制憑證單位或填制人相聯系，標明經濟業務的來龍去脈。
（5）有關的經濟業務內容：經濟業務內容主要是表明經濟業務的項目、名稱、規格及有關的附注說明。
（6）經濟業務所涉及的數量、計量單位、單價和金額總量：這是與經濟業務有關的定量說明，是原始憑證的核心。
（7）填制單位和經辦人員的簽名蓋章以此明確經濟責任。
記帳憑證
記帳憑證，是由會計部門根據審核后的原始憑證，按其所載經濟業務確定會計分錄，直接用來作為記帳依據的會計憑證。原始憑證是會計核算的重要依據，但因原始憑證只初步反映了經濟業務情況，其格式和內容又不相同，因此，必須依據會計帳戶的設置情況，加以系統地歸類和整理，編制會計分錄，審核無誤后，才可以規范地登記入帳。
1.記帳憑證和原始憑證的區別
記帳憑證和原始憑證同屬于會計憑證，但二者存在著以下差別：
（1）原始憑證是用來記錄、證明經濟業務已經發生或完成的會計憑證，記帳憑證則是依據會計科目對已經發生或完成的經濟業務進行歸類、整理。
（2）原始憑證是根據發生或完成的經濟業務填制；記帳憑證是根據審核后的原始憑證填制。
（3）原始憑證是填制記帳憑證的依據；記帳憑證是登記帳簿的依據。
（4）原始憑證是由經辦人員填制的；記帳憑證一律由會計人員填制。可見，原始憑證記載的是經濟信息，記帳憑證記載的是會計信息，從原始憑證到記帳憑證是經濟信息轉換成會計信息的過程，是一種質的飛躍。
2.收款憑證、付款憑證與轉帳憑證
記帳憑證按其所記錄的經濟業務是否與現金、銀行存款收付有關，可以分為收款憑證、付款憑證和轉帳憑證三種類型。
（1）收款憑證是用于現金和銀行存款收入業務的記帳憑證，它是根據現金、銀行存款收入業務的原始憑證編制的。對于出納人員而言，收款憑證既是收入款項的依據，又是登記現金和銀行存款日記帳的依據。出納人員根據收款憑證收入款項時，要在憑證上加蓋“收訖”戳記，以避免差錯。收款憑證也是會計人員登記現金和銀行存款總帳以及其它有關總帳和明細帳的依據。收款憑證一般按照現金和銀行存款分別編制，即現金收款憑證和銀行存款收款憑證。
（2）付款憑證是用于現金和銀行存款付出業務的記帳憑證，它是根據現金、銀行存款付出業務的原始憑證編制的。對于出納人員而言，付款憑證既是付出款項的依據，又是登記現金和銀行存款日記帳的依據。出納人員根據付款憑證付出款項時，要在憑證上加蓋“付訖”戳記，以避免重付。付款憑證也是會計人員登記現金和銀行存款總帳以及其它有關總帳和明細帳的依據。付款憑證一般按照現金和銀行存款分別編制，即現金付款憑證和銀行存款付款憑證。
對于現金和銀行存款之間的相互收付業務，為避免重復記帳，一般以付方為主，只填制“付款憑證”，不填制“收款憑證”。
（3）轉帳憑證是用以反映與現金和銀行存款收付無關的轉帳業務的憑證，根據有關轉帳業務的原始憑證填制而成。由于它與現金和銀行存款的收付無關，因而不由出納員作帳務處理。
3.專用記帳憑證、通用記帳憑證和匯總記帳憑證
記帳憑證按憑證格式可分為專用記帳憑證、通用記帳憑證和匯總記帳憑證三種。
（1）專用記帳憑證是指按照經濟業務的性質不同采用不同格式的記帳憑證。專用記帳憑證基本上可分為三種：收款憑證、付款憑證和轉帳憑證，這三種專用記帳憑證在各種經濟核算業務中應用十分廣泛。專用記帳憑證也可以設計為銀行業務記帳憑證、現金記帳憑證和轉帳記帳憑證三種，其格式與收款、付款、轉帳憑證類似。還可以按上述方法分為現金收款憑證、現金付款憑證、銀行收款憑證、銀行付款憑證和轉帳憑證等。其格式相同，只需用不同顏色印紙，同時在名頭上加以注明，即可表明不同的記帳憑證。
（2）通用記帳憑證是指各類經濟業務都采用統一格式的記帳憑證，以簡化記帳憑證。對于一般的小企業，如果業務量較少，需要的憑證也不多，都可以使用通用記帳憑證。這種憑證的優點是整個會計事項都反映在一張記帳憑證上，便于審核、保管和查閱。若經濟業務較為復雜，涉及兩個以上的會計科目，也列在一張記帳憑證上；若一張憑證容納不下，則可連續列在若干張憑證上，用一定的編號予以連接即可。
（3）匯總記帳憑證是指按照會計核算的要求定期將所有的記帳憑證按經濟業務的性質進行分類匯總編制成的記帳憑證，然后再據以登記總分類帳。匯總記帳憑證是會計核算的重要組織程序，可分為匯總收款憑證、匯總付款憑證和匯總轉帳憑證三種。其中，匯總收款憑證和匯總付款憑證可由出納員根據收款憑證和付款憑證分別編制。
會計憑證的概念和種類
會計憑證，簡稱憑證，是記錄經濟活動，明確經濟責任的書面證據，也是登記帳簿、進行會計監督的重要依據。
任何企業、事業、行政單位、部隊和社會團體在從事任何一項經濟活動時，都必須辦理會計憑證，也就是由有關人員根據有關規定和程序填制和取得會計憑證，對整個經濟活動過程作出書面記錄。有關部門和人員要在會計憑證上蓋章簽字，表示對會計憑證的真實性、正確性與合法性負責。會計人員必須對巳取得的會計憑證進行嚴格的審核。正確填制和認真審核會計憑證是財務管理不可缺少的基礎工作，是會計人員，特別是出納員，進行會計核算的基本方法之一。出納員每辦理一項業務，無論是款項的收付，還是出納帳的登記，都必須以經過審核的真實、合法、有效的會計憑證為依據。沒有憑證，就不能進行任何款項的收付，也不能進行帳務處理。
會計憑證多種多樣，按不同的劃分方法為。
原始憑證
原始憑證是在經濟活動發生的同時填制或取得的會計憑證。它是進行會計核算的原始資料，是從事會計監督的重要憑據。原始憑證的種類很多，如發貨票、收貨單、領料單、收據和入庫單等。對于出納員來說，凡是涉及現金收付和銀行結算以及外匯的收付和結算的業務，都必須取得或填制原始憑證，才能進行出納核算。這些原始憑證必須是能反映經濟業務的發生或完成情況的各種書面憑據，如發票、收據、銀行收款通知、各種費用開支單據等等，而那些不能證明經濟業務的發生和完成情況的書面憑據，如經濟合同等，則不能作為原始憑證。
按取得憑證的來源劃分，原始憑證可以分為自制原始憑證和外來原始憑證兩種。
（1）自制原始憑證。是指單位內部有關部門和人員在從事某項經濟活動時填寫的原始憑證。如結算并支付工資時填制的“工資表”、單位內部發生款項往來時填制的“收款收據”及材料入庫時的“收料單”等。
（2）外來原始憑證。是指在經濟活動中，從外單位獲取的原始憑證。如銷貨單位開具的發票、銀行轉來的收款通知單等。自制原始憑證按其記錄經濟業務的次數又可分為一次憑證、累計憑證和匯總原始憑證三種。
（1）一次憑證。是一次完成填制的記錄一項經濟活動的原始憑證。如購買材料時填制的發貨票，驗收材料入庫時填制的收料單等都是一次憑證。
（2）累計憑證。是一定時期內連續累計記錄若干同類經濟業務的原始憑證。對于頻繁發生的同類經濟業務，運用累計憑證，可以簡化會計核算手續，提高工作效率。如企業內部使用的限額領料單，憑證上有管理部門根據一定時期的生產任務和消耗定額確定的領料限額數，每次領退料時，都要在限額領料單上相應記錄，結出限額余額，期末結算出實際領用的數量和金額。
（3）匯總原始憑證。又稱原始憑證匯總表，是匯總記錄了一定時期內若干張原始憑證反映的同類經濟業務的憑證。匯總原始憑證只能匯總同類經濟業務，不能匯總兩類或兩類以上的經濟業務。
原始憑證的基本內容
原始憑證所包含的基本內容也稱原始憑證要素。由于各單位的經濟業務的內容和經營管理的需要各不相同，因而各單位所使用的原始憑證的名稱、格式和內容也不完全相同。但是，原始憑證作為反映經濟業務已經發生或已經完成的原始證據，必須反映經濟業務發生或完成的情況，并明確有關經濟人的責任，所以各種原始憑證都必須具備一些基本內容，具有一些基本要素，這些基本要素主要包括以下幾個方面：
（1）原始憑證的名稱：標明原始憑證所記錄業務內容的種類，反映原始憑證的作用。如“發貨票”、“入庫單”等。一式幾聯的原始憑證，只能以注明作報銷憑證的發票聯或收據聯作為依據。
（2）原始憑證的編號：原始憑證應連續編號，以有利于查對核實。
（3）填制原始憑證的日期：填制原始憑證的日期一般是業務發生或完成的日期。如果在業務發生或完成時，因各種原因未能及時填制原始憑證的，應以實際填制日期為準。
（4）接受原始憑證的單位名稱：即原始憑證的“抬頭”，是指發生經濟業務的對方單位。將接受憑證單位與填制憑證單位或填制人相聯系，標明經濟業務的來龍去脈。
（5）有關的經濟業務內容：經濟業務內容主要是表明經濟業務的項目、名稱、規格及有關的附注說明。
（6）經濟業務所涉及的數量、計量單位、單價和金額總量：這是與經濟業務有關的定量說明，是原始憑證的核心。
（7）填制單位和經辦人員的簽名蓋章以此明確經濟責任。
記帳憑證
記帳憑證，是由會計部門根據審核后的原始憑證，按其所載經濟業務確定會計分錄，直接用來作為記帳依據的會計憑證。原始憑證是會計核算的重要依據，但因原始憑證只初步反映了經濟業務情況，其格式和內容又不相同，因此，必須依據會計帳戶的設置情況，加以系統地歸類和整理，編制會計分錄，審核無誤后，才可以規范地登記入帳。
1.記帳憑證和原始憑證的區別
記帳憑證和原始憑證同屬于會計憑證，但二者存在著以下差別：
（1）原始憑證是用來記錄、證明經濟業務已經發生或完成的會計憑證，記帳憑證則是依據會計科目對已經發生或完成的經濟業務進行歸類、整理。
（2）原始憑證是根據發生或完成的經濟業務填制；記帳憑證是根據審核后的原始憑證填制。
（3）原始憑證是填制記帳憑證的依據；記帳憑證是登記帳簿的依據。
（4）原始憑證是由經辦人員填制的；記帳憑證一律由會計人員填制。可見，原始憑證記載的是經濟信息，記帳憑證記載的是會計信息，從原始憑證到記帳憑證是經濟信息轉換成會計信息的過程，是一種質的飛躍。
2.收款憑證、付款憑證與轉帳憑證
記帳憑證按其所記錄的經濟業務是否與現金、銀行存款收付有關，可以分為收款憑證、付款憑證和轉帳憑證三種類型。
（1）收款憑證是用于現金和銀行存款收入業務的記帳憑證，它是根據現金、銀行存款收入業務的原始憑證編制的。對于出納人員而言，收款憑證既是收入款項的依據，又是登記現金和銀行存款日記帳的依據。出納人員根據收款憑證收入款項時，要在憑證上加蓋“收訖”戳記，以避免差錯。收款憑證也是會計人員登記現金和銀行存款總帳以及其它有關總帳和明細帳的依據。收款憑證一般按照現金和銀行存款分別編制，即現金收款憑證和銀行存款收款憑證。
（2）付款憑證是用于現金和銀行存款付出業務的記帳憑證，它是根據現金、銀行存款付出業務的原始憑證編制的。對于出納人員而言，付款憑證既是付出款項的依據，又是登記現金和銀行存款日記帳的依據。出納人員根據付款憑證付出款項時，要在憑證上加蓋“付訖”戳記，以避免重付。付款憑證也是會計人員登記現金和銀行存款總帳以及其它有關總帳和明細帳的依據。付款憑證一般按照現金和銀行存款分別編制，即現金付款憑證和銀行存款付款憑證。
對于現金和銀行存款之間的相互收付業務，為避免重復記帳，一般以付方為主，只填制“付款憑證”，不填制“收款憑證”。
（3）轉帳憑證是用以反映與現金和銀行存款收付無關的轉帳業務的憑證，根據有關轉帳業務的原始憑證填制而成。由于它與現金和銀行存款的收付無關，因而不由出納員作帳務處理。
3.專用記帳憑證、通用記帳憑證和匯總記帳憑證
記帳憑證按憑證格式可分為專用記帳憑證、通用記帳憑證和匯總記帳憑證三種。
（1）專用記帳憑證是指按照經濟業務的性質不同采用不同格式的記帳憑證。專用記帳憑證基本上可分為三種：收款憑證、付款憑證和轉帳憑證，這三種專用記帳憑證在各種經濟核算業務中應用十分廣泛。專用記帳憑證也可以設計為銀行業務記帳憑證、現金記帳憑證和轉帳記帳憑證三種，其格式與收款、付款、轉帳憑證類似。還可以按上述方法分為現金收款憑證、現金付款憑證、銀行收款憑證、銀行付款憑證和轉帳憑證等。其格式相同，只需用不同顏色印紙，同時在名頭上加以注明，即可表明不同的記帳憑證。
（2）通用記帳憑證是指各類經濟業務都采用統一格式的記帳憑證，以簡化記帳憑證。對于一般的小企業，如果業務量較少，需要的憑證也不多，都可以使用通用記帳憑證。這種憑證的優點是整個會計事項都反映在一張記帳憑證上，便于審核、保管和查閱。若經濟業務較為復雜，涉及兩個以上的會計科目，也列在一張記帳憑證上；若一張憑證容納不下，則可連續列在若干張憑證上，用一定的編號予以連接即可。
（3）匯總記帳憑證是指按照會計核算的要求定期將所有的記帳憑證按經濟業務的性質進行分類匯總編制成的記帳憑證，然后再據以登記總分類帳。匯總記帳憑證是會計核算的重要組織程序，可分為匯總收款憑證、匯總付款憑證和匯總轉帳憑證三種。其中，匯總收款憑證和匯總付款憑證可由出納員根據收款憑證和付款憑證分別編制。
