會計證輔導：會計憑證的錯弊與防范
發布時間：2010-01-19 共1頁
1.會計憑證的錯弊及特征
會計憑證錯弊就是在設計取得或填寫會計憑證等項工作中，由于主觀原因造成的會計錯弊。其主要表現在憑證中的數字書寫、名稱、日期、編號、摘要、匯總、憑證格式等不正確、不合法。
2.會計憑證數字書寫的錯弊
出現在憑證中數字書寫的錯弊主要有：阿拉伯數字書寫潦草，難以辨認；在阿拉伯金額數字前面未寫人民幣符號；有的阿拉伯金額應在角分位用“OO”或“－”代替的而未填寫；漢字金額寫字跡潦草，自造簡化字；應在寫金額后寫“整”字的沒有寫，而不應寫的卻寫了。如“壹佰伍拾陸元柒角捌分整”中的“整”字便是多余。因為寫“整”的目的是為了防止在金額后添加數字進行舞弊，如果金額已到分位，即使不寫“整”字，也無法在后面添加數字；寫金額前未印有也未注明“人民幣”字樣，且在寫金額前留有空余處，以致被人在此和相應的阿拉伯數字前添加數字，用以貪污公款；對于阿拉伯數字中“0”的寫金額的寫法不規范等。
上述會計錯弊發生后，其疑點便直接地、明顯地滯留在會計憑證中了。對此錯弊查證的思路和方法是，審閱會計憑證或有重點地抽出一部分會計憑證進行審閱，看其在數字書寫上是否符合規定，如有不符合規范之處，應對其進一步查證。若是一般性的會計錯誤，通過向有關當事人（如制證人員）調查詢問便可查證；若是會計弊端，還應通過帳證、證證、帳實等方面的核對，對有關問題進行鑒定、分析來查證問題。如對于在數字前后添加數字進行貪污的問題，就需要對所發現的有添加數字的痕跡進行技術鑒定，從而查證問題。
3.會計憑證名稱的錯弊
無論是原始憑證，還是記帳憑證應有其名稱。如原始憑證中的“借款單”、“發貨票”、“工資結算單”、“關于×××的說明（或證明）”等；記帳憑證根據其采用憑證的格式，其名稱可以為“記帳憑證”，或“收款憑證”、“付款憑證”和“轉帳憑證”；另外，在采用科目匯總表核算形式和匯總記帳憑證核算形式的情況下，還有“科目匯總表”、“匯總記帳憑證”的憑證名稱。會計憑證的名稱應確切反映該證所記載的經濟活動。
出現會計憑證名稱中的錯弊主要有，有的原始憑證無名稱，如有的單位在計算已銷售商品進銷差價的原始資料上未注明“已銷商品進銷差價計算單”，反映某轉帳業務的原始憑證也有未標明名稱；有的原始憑證雖有名稱但不簡明、確切，如有的證明或說明材料的名稱不夠簡明或準確；最主要的是有些憑證其名稱與所反映的經濟活動內容不相符，表現為有關單位或個人的舞弊行為，如有的采購員在利用單位內部會計控制系統不健全的機會，在報銷差旅費時將自己支付托兒伙食費收據、私人購書發票等一起報銷，這樣，就造成反映托兒伙食費支付的“收據”和私人購書“發票”的名稱與采購員出差的經濟業務不相符。又如，有的單位的原始憑證的名稱是“發票”，但反映的卻是“收據”所反映的業務，名稱是“收據”，但反映的卻是“發票”所能反映的業務。
對于此類會計錯弊，可通過審閱、核對會計憑證發現疑點，查證問題，如屬會計錯誤，只需通過審閱會計憑證的名稱便可發現問題；如屬會計弊端，則需要在審閱憑證名稱發現疑點后進行名稱與所反映經濟業務內容的分析、比較，進行原始憑證與記帳憑證或原始憑證之間的核對，從而查證問題。
4.會計憑證編號的錯弊
無論是原始憑證，還是記帳憑證，都應按照一定的標準和順序對其編定號碼。如對訂本成冊的發票、支票、收據等原始憑證，每本從第一張到最后一張應印制連續的號碼；對記帳憑證應每月從月初到月末編制連續的號碼。
對會計憑證進行編號，可以發揮兩個方面的作用：
（1）控制會計錯弊的發生。
在實際中，有的會計人員或其他有關人員以銷毀、隱匿發票、支票、收據等原始憑證的手段從事會計舞弊活動，如出納員利用單位內部會計控制系統不健全，簽發現金支票取款后將其貪污，而將支票存根銷毀。如果不對會計憑證編號，這類弊端發生的機會和可能性更會增，因為弊端發生后的疑點相對來講難以發現。如果對會計憑證進行連續編號，這類弊端發生后，便使憑證的號碼不連續，這樣，便可通過檢查號碼是否連續發現這種弊端的疑點，進而查證問題。因此，會計憑證有了連續的編號，便可控制或減少會計弊端的發生。
（2）便于查閱會計憑證。
會計工作以及其他有關工作，有時需要查閱會計憑證，以便了解有關情況，這樣，便可根據帳簿或其他方面記錄的憑證號碼，在裝訂成冊的號碼有序的憑證中很快找到所需要的會計憑證。
總之，對會計憑證進行連續編號，是有其重要意義的。但是，在實際工作中，存在著會計憑證無編號、編號不連續、編號雖連續但不符合經濟業務實際情況的會計錯弊，如有些小型企事業單位以其業務量小，會計憑證少為由，對記帳憑證不予編號；有的因工作疏忽造成對會計憑證的編號不連續。再如，出納員將支票填錯后未妥善保管造成丟失，以致使附在記帳憑證后的支票存根的編號不連續。對于會計憑證編號中的會計錯弊，可以按照以下程序和方法進行查證。
（1）確定號碼應連續的會計憑證的范圍。哪些和哪個期間的會計憑證號碼應連續是有其規定的規律的。如記帳憑證的編號，每個月的是連續的；一次購進的所有發票、收據或支票，其號碼應是連續的。對于連續編號的有關原始憑證，使用后，其存根聯由于都保存甚至單獨保存在填制單位，所以，這些存根的編號應和特定范圍內號碼連續；但是，對于接受單位所接受的與存根聯套寫的有關聯次（如銀行轉來的客戶托收貨款用的發票，隨貨同行的發票副聯等），由于接受單位在不同時間接受，所以，某一單位不同時間接受的所有這種聯次的原始憑證，其編號不會或不可能是連續的，除非填制此原始憑證的單位在很長時間內（與檢查接受單位此原始憑證號碼連續與否的期間相同）只與此接受單位發生了業務往來，填制或簽發一此原始憑證，而未與其他單位發生業務往來，未填制或簽發此種原始憑證。一般來講，這種情況是不可能的。確定被查單位號碼連續的會計憑證的范圍，對于查證人員判斷被查單位有關原始憑證的號碼連續是正常現象還是不正常現象是非常重要的。（2）根據查帳工作需要或工作計劃，將應號碼連續的會計憑證找出，檢查、核對其有無編號，編號是否連續。若無編號或號碼不連續，應以此為疑點，結合運用帳證核對、證證核對、帳實核對、調查詢問等方法進一步查明其原因，是由于工作疏忽，內部控制系統不健全所致，還是舞弊行為。如對于支票存根號碼不連續的問題，可通過銀行存款日記帳與銀行對帳單的核對，來查明其是因簽錯支票而將其遺失或丟棄的會計錯誤，還是提款后將其貪污或私分而未記帳的會計弊端。
（3）注意查找在不同時間接受某單位的若干張號碼連續的有關原始憑證。根據上述可知，在不同時間接受某單位的有關原始憑證，其編號一般是不連續的，若連續，便是奇異現象。以此為疑點可進一步查證問題。如查證人員在審閱某單位會計憑證時，從2至6月的憑證中查閱到接受某企業的不同時間開出的5張發票，號碼連續，業務內容都為購進材料。以此為疑點，查證查閱其他會計資料，調查詢問了經辦人員和會計人員，最后證實是該經辦人員（采購員）利用揀來的5張發票，自己在不同時間填上虛假的購進材料業務，騙取有關人員簽字和驗收單后先后到會計部門報銷了。
會計憑證錯弊就是在設計取得或填寫會計憑證等項工作中，由于主觀原因造成的會計錯弊。其主要表現在憑證中的數字書寫、名稱、日期、編號、摘要、匯總、憑證格式等不正確、不合法。
2.會計憑證數字書寫的錯弊
出現在憑證中數字書寫的錯弊主要有：阿拉伯數字書寫潦草，難以辨認；在阿拉伯金額數字前面未寫人民幣符號；有的阿拉伯金額應在角分位用“OO”或“－”代替的而未填寫；漢字金額寫字跡潦草，自造簡化字；應在寫金額后寫“整”字的沒有寫，而不應寫的卻寫了。如“壹佰伍拾陸元柒角捌分整”中的“整”字便是多余。因為寫“整”的目的是為了防止在金額后添加數字進行舞弊，如果金額已到分位，即使不寫“整”字，也無法在后面添加數字；寫金額前未印有也未注明“人民幣”字樣，且在寫金額前留有空余處，以致被人在此和相應的阿拉伯數字前添加數字，用以貪污公款；對于阿拉伯數字中“0”的寫金額的寫法不規范等。
上述會計錯弊發生后，其疑點便直接地、明顯地滯留在會計憑證中了。對此錯弊查證的思路和方法是，審閱會計憑證或有重點地抽出一部分會計憑證進行審閱，看其在數字書寫上是否符合規定，如有不符合規范之處，應對其進一步查證。若是一般性的會計錯誤，通過向有關當事人（如制證人員）調查詢問便可查證；若是會計弊端，還應通過帳證、證證、帳實等方面的核對，對有關問題進行鑒定、分析來查證問題。如對于在數字前后添加數字進行貪污的問題，就需要對所發現的有添加數字的痕跡進行技術鑒定，從而查證問題。
3.會計憑證名稱的錯弊
無論是原始憑證，還是記帳憑證應有其名稱。如原始憑證中的“借款單”、“發貨票”、“工資結算單”、“關于×××的說明（或證明）”等；記帳憑證根據其采用憑證的格式，其名稱可以為“記帳憑證”，或“收款憑證”、“付款憑證”和“轉帳憑證”；另外，在采用科目匯總表核算形式和匯總記帳憑證核算形式的情況下，還有“科目匯總表”、“匯總記帳憑證”的憑證名稱。會計憑證的名稱應確切反映該證所記載的經濟活動。
出現會計憑證名稱中的錯弊主要有，有的原始憑證無名稱，如有的單位在計算已銷售商品進銷差價的原始資料上未注明“已銷商品進銷差價計算單”，反映某轉帳業務的原始憑證也有未標明名稱；有的原始憑證雖有名稱但不簡明、確切，如有的證明或說明材料的名稱不夠簡明或準確；最主要的是有些憑證其名稱與所反映的經濟活動內容不相符，表現為有關單位或個人的舞弊行為，如有的采購員在利用單位內部會計控制系統不健全的機會，在報銷差旅費時將自己支付托兒伙食費收據、私人購書發票等一起報銷，這樣，就造成反映托兒伙食費支付的“收據”和私人購書“發票”的名稱與采購員出差的經濟業務不相符。又如，有的單位的原始憑證的名稱是“發票”，但反映的卻是“收據”所反映的業務，名稱是“收據”，但反映的卻是“發票”所能反映的業務。
對于此類會計錯弊，可通過審閱、核對會計憑證發現疑點，查證問題，如屬會計錯誤，只需通過審閱會計憑證的名稱便可發現問題；如屬會計弊端，則需要在審閱憑證名稱發現疑點后進行名稱與所反映經濟業務內容的分析、比較，進行原始憑證與記帳憑證或原始憑證之間的核對，從而查證問題。
4.會計憑證編號的錯弊
無論是原始憑證，還是記帳憑證，都應按照一定的標準和順序對其編定號碼。如對訂本成冊的發票、支票、收據等原始憑證，每本從第一張到最后一張應印制連續的號碼；對記帳憑證應每月從月初到月末編制連續的號碼。
對會計憑證進行編號，可以發揮兩個方面的作用：
（1）控制會計錯弊的發生。
在實際中，有的會計人員或其他有關人員以銷毀、隱匿發票、支票、收據等原始憑證的手段從事會計舞弊活動，如出納員利用單位內部會計控制系統不健全，簽發現金支票取款后將其貪污，而將支票存根銷毀。如果不對會計憑證編號，這類弊端發生的機會和可能性更會增，因為弊端發生后的疑點相對來講難以發現。如果對會計憑證進行連續編號，這類弊端發生后，便使憑證的號碼不連續，這樣，便可通過檢查號碼是否連續發現這種弊端的疑點，進而查證問題。因此，會計憑證有了連續的編號，便可控制或減少會計弊端的發生。
（2）便于查閱會計憑證。
會計工作以及其他有關工作，有時需要查閱會計憑證，以便了解有關情況，這樣，便可根據帳簿或其他方面記錄的憑證號碼，在裝訂成冊的號碼有序的憑證中很快找到所需要的會計憑證。
總之，對會計憑證進行連續編號，是有其重要意義的。但是，在實際工作中，存在著會計憑證無編號、編號不連續、編號雖連續但不符合經濟業務實際情況的會計錯弊，如有些小型企事業單位以其業務量小，會計憑證少為由，對記帳憑證不予編號；有的因工作疏忽造成對會計憑證的編號不連續。再如，出納員將支票填錯后未妥善保管造成丟失，以致使附在記帳憑證后的支票存根的編號不連續。對于會計憑證編號中的會計錯弊，可以按照以下程序和方法進行查證。
（1）確定號碼應連續的會計憑證的范圍。哪些和哪個期間的會計憑證號碼應連續是有其規定的規律的。如記帳憑證的編號，每個月的是連續的；一次購進的所有發票、收據或支票，其號碼應是連續的。對于連續編號的有關原始憑證，使用后，其存根聯由于都保存甚至單獨保存在填制單位，所以，這些存根的編號應和特定范圍內號碼連續；但是，對于接受單位所接受的與存根聯套寫的有關聯次（如銀行轉來的客戶托收貨款用的發票，隨貨同行的發票副聯等），由于接受單位在不同時間接受，所以，某一單位不同時間接受的所有這種聯次的原始憑證，其編號不會或不可能是連續的，除非填制此原始憑證的單位在很長時間內（與檢查接受單位此原始憑證號碼連續與否的期間相同）只與此接受單位發生了業務往來，填制或簽發一此原始憑證，而未與其他單位發生業務往來，未填制或簽發此種原始憑證。一般來講，這種情況是不可能的。確定被查單位號碼連續的會計憑證的范圍，對于查證人員判斷被查單位有關原始憑證的號碼連續是正常現象還是不正常現象是非常重要的。（2）根據查帳工作需要或工作計劃，將應號碼連續的會計憑證找出，檢查、核對其有無編號，編號是否連續。若無編號或號碼不連續，應以此為疑點，結合運用帳證核對、證證核對、帳實核對、調查詢問等方法進一步查明其原因，是由于工作疏忽，內部控制系統不健全所致，還是舞弊行為。如對于支票存根號碼不連續的問題，可通過銀行存款日記帳與銀行對帳單的核對，來查明其是因簽錯支票而將其遺失或丟棄的會計錯誤，還是提款后將其貪污或私分而未記帳的會計弊端。
（3）注意查找在不同時間接受某單位的若干張號碼連續的有關原始憑證。根據上述可知，在不同時間接受某單位的有關原始憑證，其編號一般是不連續的，若連續，便是奇異現象。以此為疑點可進一步查證問題。如查證人員在審閱某單位會計憑證時，從2至6月的憑證中查閱到接受某企業的不同時間開出的5張發票，號碼連續，業務內容都為購進材料。以此為疑點，查證查閱其他會計資料，調查詢問了經辦人員和會計人員，最后證實是該經辦人員（采購員）利用揀來的5張發票，自己在不同時間填上虛假的購進材料業務，騙取有關人員簽字和驗收單后先后到會計部門報銷了。
