會計證輔導：財務人員的幾點基本功
發布時間：2010-01-19 共1頁
眾所周知，財務工作是一項事無巨細的工作，是具體瑣碎的活，所有事務都與個、十、百、千……或1、2、3、4……等數字相關，即所謂的和數字打交道，用數據說話。筆者認為，作為一名合格的財務工作人員，手頭離不開單據，而以下幾大基本功則是必須具備的。
一、有序整理會計憑證
財務的記賬過程，就是一個對單據進行整理、歸納、分類、定性的過程。每一筆經濟業務的發生，在財務上反映為單據的書面記載。單據的填寫和單位的各個部門有關，財務部門需要根據單位制定的財務制度，對單據的使用、填開等做出詳盡的要求。而對單據的整理等工作，則是財務人員必須諳熟的基本功之一。
1.會計憑證的分類
會計憑證主要分為原始憑證和記賬憑證，常用原始憑證有因具體業務發生所開具或收到的發票、各單位自制的入（出）庫單、工資表以及印制填寫的費用報銷單、支出憑單、借款單等。記賬憑證是根據審核無誤的原始憑證或匯總原始憑證，按照經濟業務的內容加以歸類并確定會計分錄而填制的憑證。
2.原始憑證的粘貼要求
財務部負責人應制定并規范單位財務制度，事先派專業人員指導各部門對各類票據正確填開。原始票據的粘貼是一項日常化的工作，所有票據一般使用液體膠水粘牢左方的票頭，把發票紙張大小相同、票面金額相同的粘在一起，多張紙張小的先粘貼到印制的報銷單據粘貼單上，從右至左，兩張票據不完全重合，便于翻找核對金額。
3.記賬憑證的整理要求
一筆款項在支付或一項經濟業務發生后，票據傳遞到財務記賬人員手中，出納據以記賬并做到日清月結，負責編制記賬憑證的財務人員檢查單據是否保持完好、整齊，對經濟業務性質相同的歸放在一張記賬憑證里，并予以編號。
每個單位從管理角度出發，在核算各項支出時一般會分部門核算，在填制記賬憑證前，可以將同一部門的相關單據擱放在一起，簡化工作量。
記賬憑證編制完成后，負責憑證審核崗位的財務人員對每張憑證逐一審核。記賬憑證的打印一般在憑證審核完成之后，連續打印，使用專用配套紙張。打印后與對應的原始憑證粘貼在一起，注意一般是將左上角粘牢即可，不必將紙張左側全部粘緊，對于原始憑證較多的，可以不進行粘貼，折疊整齊，順序放置，然后用回形針別緊，裝訂時再一并裝訂。
二、熟練操作應用計算機
當前，隨著計算機運用的普及發展，會計電算化的推行，一些傳統的計算工具已逐步被淘汰，計算機已廣泛運用在財務工作的各個環節。因此，辦公軟件特別是財務軟件的熟練操作，是財務人員應掌握的基本功之二。
（一）辦公軟件是財務人員需要掌握的基本技能。
在實務操作中，Word 、Excel 、PowerPoint成為工作的主要手段，Word 是現代辦公中使用最多的字處理軟件，滿足對各種文檔的處理要求。Excel電子表格發揮著極大的計算、排序、匯總等功能，給會計的核算職能帶來極大方便。利用PowerPoint可以創建展示演示文稿。
（二）財務軟件是財務人員重要的工作工具。
財務軟件不僅提高了財務人員賬務處理速度，優化了工作質量，同時還滿足信息使用者查詢、輸出等需求，其信息量的擴充也是不可比擬的。財務軟件的操作將計算機知識和財務專業知識融合在一起，財務人員必須了解和掌握財務軟件，熟悉總賬管理、庫存管理、往來款管理、報表、固定資產管理等各個模塊的具體操作。
1.總賬管理
總賬管理適應于進行憑證處理、賬簿管理、個人往來款管理、部門管理、項目核算和出納管理等。
（1）在開始使用總賬系統前，先進行初始設置，包括會計科目、外幣設置、期初余額、憑證類別、結算方式、分類定義、編碼檔案、自定義等，根據經濟業務內容編制錄入記賬憑證，單位財務主管或指定人員進行審核憑證，月末記賬，系統自動完成期間損益結轉等業務。
（2）個人往來主要進行個人借款、還款管理工作，通過個人借款明細賬及時了解個人借款情況，實施控制與清欠。
（3）部門核算做到會計業務以部門為單位歸集，通過各部門費用收支情況，及時控制各部門費用的支出，財務人員應進行部門收支分析，為部門考核提供依據。
（4）項目核算可以反映出現金流量的走勢，也是月末生成現金流量表的數據來源。
（5）出納管理詳細核算貨幣資金賬務情況，為出納人員提供了一個辦公環境，完成銀行日記賬、現金日記賬，提供銀行對賬單的錄入、查詢等功能。
2.庫存管理
庫存管理適應于對庫存商品、原材料等進行供銷存核算與管理。許多企業如商品零售業、制造業存貨的數量與品種繁多，對存貨實行嚴謹科學的管理是財務部門和倉庫部門的重要工作目標，一方面對實物進行分類管理，另一方面建立完整的供銷存管理體系，從賬面上進行核算、控制、監督，為實現賬實相符提供可信的依據。當發生存貨的購入、領出、調撥、報廢、贈予等業務時，按原始入庫單、出庫單等記載的名稱、數量、單價等信息錄入到庫存模塊中，該模塊也具有強大的計算、查詢等功能，提供存貨的進銷存完整信息。
依實際情況的不同，有的單位對于庫存管理不是由財務軟件來實現，而是采用符合單位管理需要的其他管理軟件、ERP系統來完成，其職能和財務軟件是一致的。
3.往來款管理
往來款管理適應于對與本公司有經濟活動業務關系的客戶和供應商之間的往來款項，主要通過預付賬款、應付賬款、其他應付款等會計科目來核算。初始設置時，將此類科目設置為客戶或供應商往來輔助核算，建立客戶及供應商檔案，每筆往來業務發生時，錄入相應的輔助核算內容，在實際工作中還應定期與往來單位核對賬目，及時核實往來款項的最新情況。
4.報表管理
報表管理和上述的總賬管理相輔相成，總賬系統提供財務數據生成財務報表。月末，完成憑證記賬、損益類結轉的月末處理后，進入報表管理系統，打開報表表格，進行數據關鍵字錄入，系統經過數據計算整理完畢即生成基本財務報表。注意報表需要在計算機硬盤形成電子表格，打開報表管理系統中查找出對應的路徑。
5.固定資產管理 來
各單位應配備財務裝訂用工具，如裝訂機、裝訂線、裝訂針等，也可以使用重型訂書機，使用比較簡單方便、省時。憑證的裝訂有配套的憑證封面、封底、包角，裝訂前的一些準備性日常工作也不要忽視，日常保持憑證存放整齊有序，每月在編制憑證的同時，根據憑證編號大體分冊，用大鐵夾或長尾夾穩固下來，便于裝訂成冊。
裝訂時，把當月全部憑證做個估算，大約平均分成多少冊合適？將封面、記賬憑證、封底、包角放好，反復羅列檢查是否整齊有序，然后用重型訂書機將左上角訂牢，包好包角，完成裝訂。最后把封面憑證起止日期、冊數、憑證號數等等相關內容填寫完整，加蓋公章。
2.賬簿的裝訂與保管日前，手工賬簿已越來越少的發揮其作用，財務軟件的功能使憑證在錄入后自動生成了賬薄。現金日記賬、銀行日記賬可以根據管理需要每月打印，總分類賬、明細分類賬可以以年度為單位，打印成紙制賬簿，裝訂成冊保存。
3.財務報告類的裝訂與保管月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告也是會計檔案重要的組成部分。各類報表在編制完成時應做好電子文件存檔工作，同時根據需要打印紙制報表，按報表所屬期間、性質做好分類保管。
4.其他類：銀行存款余額調節表、銀行對賬單、合同文件等其他應當保存的會計核算專業資料。經濟合同比如單位購銷合同等，是財務收付款的重要依據，歸屬財務人員負責保管的，應認真保存，對履行完畢的合同分門別類做好保存。財務人員還應做好單位財務文件的保管工作，明確保管人員及場所，定期整理立卷，裝訂成冊。
一、有序整理會計憑證
財務的記賬過程，就是一個對單據進行整理、歸納、分類、定性的過程。每一筆經濟業務的發生，在財務上反映為單據的書面記載。單據的填寫和單位的各個部門有關，財務部門需要根據單位制定的財務制度，對單據的使用、填開等做出詳盡的要求。而對單據的整理等工作，則是財務人員必須諳熟的基本功之一。
1.會計憑證的分類
會計憑證主要分為原始憑證和記賬憑證，常用原始憑證有因具體業務發生所開具或收到的發票、各單位自制的入（出）庫單、工資表以及印制填寫的費用報銷單、支出憑單、借款單等。記賬憑證是根據審核無誤的原始憑證或匯總原始憑證，按照經濟業務的內容加以歸類并確定會計分錄而填制的憑證。
2.原始憑證的粘貼要求
財務部負責人應制定并規范單位財務制度，事先派專業人員指導各部門對各類票據正確填開。原始票據的粘貼是一項日常化的工作，所有票據一般使用液體膠水粘牢左方的票頭，把發票紙張大小相同、票面金額相同的粘在一起，多張紙張小的先粘貼到印制的報銷單據粘貼單上，從右至左，兩張票據不完全重合，便于翻找核對金額。
3.記賬憑證的整理要求
一筆款項在支付或一項經濟業務發生后，票據傳遞到財務記賬人員手中，出納據以記賬并做到日清月結，負責編制記賬憑證的財務人員檢查單據是否保持完好、整齊，對經濟業務性質相同的歸放在一張記賬憑證里，并予以編號。
每個單位從管理角度出發，在核算各項支出時一般會分部門核算，在填制記賬憑證前，可以將同一部門的相關單據擱放在一起，簡化工作量。
記賬憑證編制完成后，負責憑證審核崗位的財務人員對每張憑證逐一審核。記賬憑證的打印一般在憑證審核完成之后，連續打印，使用專用配套紙張。打印后與對應的原始憑證粘貼在一起，注意一般是將左上角粘牢即可，不必將紙張左側全部粘緊，對于原始憑證較多的，可以不進行粘貼，折疊整齊，順序放置，然后用回形針別緊，裝訂時再一并裝訂。
二、熟練操作應用計算機
當前，隨著計算機運用的普及發展，會計電算化的推行，一些傳統的計算工具已逐步被淘汰，計算機已廣泛運用在財務工作的各個環節。因此，辦公軟件特別是財務軟件的熟練操作，是財務人員應掌握的基本功之二。
（一）辦公軟件是財務人員需要掌握的基本技能。
在實務操作中，Word 、Excel 、PowerPoint成為工作的主要手段，Word 是現代辦公中使用最多的字處理軟件，滿足對各種文檔的處理要求。Excel電子表格發揮著極大的計算、排序、匯總等功能，給會計的核算職能帶來極大方便。利用PowerPoint可以創建展示演示文稿。
（二）財務軟件是財務人員重要的工作工具。
財務軟件不僅提高了財務人員賬務處理速度，優化了工作質量，同時還滿足信息使用者查詢、輸出等需求，其信息量的擴充也是不可比擬的。財務軟件的操作將計算機知識和財務專業知識融合在一起，財務人員必須了解和掌握財務軟件，熟悉總賬管理、庫存管理、往來款管理、報表、固定資產管理等各個模塊的具體操作。
1.總賬管理
總賬管理適應于進行憑證處理、賬簿管理、個人往來款管理、部門管理、項目核算和出納管理等。
（1）在開始使用總賬系統前，先進行初始設置，包括會計科目、外幣設置、期初余額、憑證類別、結算方式、分類定義、編碼檔案、自定義等，根據經濟業務內容編制錄入記賬憑證，單位財務主管或指定人員進行審核憑證，月末記賬，系統自動完成期間損益結轉等業務。
（2）個人往來主要進行個人借款、還款管理工作，通過個人借款明細賬及時了解個人借款情況，實施控制與清欠。
（3）部門核算做到會計業務以部門為單位歸集，通過各部門費用收支情況，及時控制各部門費用的支出，財務人員應進行部門收支分析，為部門考核提供依據。
（4）項目核算可以反映出現金流量的走勢，也是月末生成現金流量表的數據來源。
（5）出納管理詳細核算貨幣資金賬務情況，為出納人員提供了一個辦公環境，完成銀行日記賬、現金日記賬，提供銀行對賬單的錄入、查詢等功能。
2.庫存管理
庫存管理適應于對庫存商品、原材料等進行供銷存核算與管理。許多企業如商品零售業、制造業存貨的數量與品種繁多，對存貨實行嚴謹科學的管理是財務部門和倉庫部門的重要工作目標，一方面對實物進行分類管理，另一方面建立完整的供銷存管理體系，從賬面上進行核算、控制、監督，為實現賬實相符提供可信的依據。當發生存貨的購入、領出、調撥、報廢、贈予等業務時，按原始入庫單、出庫單等記載的名稱、數量、單價等信息錄入到庫存模塊中，該模塊也具有強大的計算、查詢等功能，提供存貨的進銷存完整信息。
依實際情況的不同，有的單位對于庫存管理不是由財務軟件來實現，而是采用符合單位管理需要的其他管理軟件、ERP系統來完成，其職能和財務軟件是一致的。
3.往來款管理
往來款管理適應于對與本公司有經濟活動業務關系的客戶和供應商之間的往來款項，主要通過預付賬款、應付賬款、其他應付款等會計科目來核算。初始設置時，將此類科目設置為客戶或供應商往來輔助核算，建立客戶及供應商檔案，每筆往來業務發生時，錄入相應的輔助核算內容，在實際工作中還應定期與往來單位核對賬目，及時核實往來款項的最新情況。
4.報表管理
報表管理和上述的總賬管理相輔相成，總賬系統提供財務數據生成財務報表。月末，完成憑證記賬、損益類結轉的月末處理后，進入報表管理系統，打開報表表格，進行數據關鍵字錄入，系統經過數據計算整理完畢即生成基本財務報表。注意報表需要在計算機硬盤形成電子表格，打開報表管理系統中查找出對應的路徑。
5.固定資產管理 來
各單位應配備財務裝訂用工具，如裝訂機、裝訂線、裝訂針等，也可以使用重型訂書機，使用比較簡單方便、省時。憑證的裝訂有配套的憑證封面、封底、包角，裝訂前的一些準備性日常工作也不要忽視，日常保持憑證存放整齊有序，每月在編制憑證的同時，根據憑證編號大體分冊，用大鐵夾或長尾夾穩固下來，便于裝訂成冊。
裝訂時，把當月全部憑證做個估算，大約平均分成多少冊合適？將封面、記賬憑證、封底、包角放好，反復羅列檢查是否整齊有序，然后用重型訂書機將左上角訂牢，包好包角，完成裝訂。最后把封面憑證起止日期、冊數、憑證號數等等相關內容填寫完整，加蓋公章。
2.賬簿的裝訂與保管日前，手工賬簿已越來越少的發揮其作用，財務軟件的功能使憑證在錄入后自動生成了賬薄。現金日記賬、銀行日記賬可以根據管理需要每月打印，總分類賬、明細分類賬可以以年度為單位，打印成紙制賬簿，裝訂成冊保存。
3.財務報告類的裝訂與保管月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告也是會計檔案重要的組成部分。各類報表在編制完成時應做好電子文件存檔工作，同時根據需要打印紙制報表，按報表所屬期間、性質做好分類保管。
4.其他類：銀行存款余額調節表、銀行對賬單、合同文件等其他應當保存的會計核算專業資料。經濟合同比如單位購銷合同等，是財務收付款的重要依據，歸屬財務人員負責保管的，應認真保存，對履行完畢的合同分門別類做好保存。財務人員還應做好單位財務文件的保管工作，明確保管人員及場所，定期整理立卷，裝訂成冊。
