企業出納安全手冊（一）：出納業務基礎
發布時間：2010-01-19 共2頁
三、出納工作的組織
出納工作的組織是指出納機構與人員設置、出納工作交接、出納工作原則等。由于各單位實際情況不同，出納工作的組織內容也不可能完全一致，但無論如何其組織形式必須符合國家財務會計法律、法規規定。因此說，出納工作的組織也是一項政策性很強的工作。
出納機構與人員設置
《會計法》第二十一條第一款規定：“各單位根據會計業務的需要設置會計機構，或者在有關機構中設置會計人員并指定會計主管人員。不具備條件的，可以委托經批準設立的會計咨詢、服務機構進行代理記帳。”會計法對各單位會計、出納機構與人員的設置沒有做出硬性規定，而是要求各單位根據業務需要來設定。各單位可根據單位規模小和貨幣資金管理的要求，結合出納工作的繁簡程度來設置出納機構。以工業企業為例，型企業可在財務處下設出納科，中型企業可在財務科下設出納室，小型企業可在財務科下配備專職出納員。出納員設置也要以業務需要為原則，既要滿足出納工作量的需要，又要避免徒具形式、人浮于事的現象。一般可采用一人一崗、一人多崗、一崗多人等幾種形式：
一人一崗：規模不的單位出納工作量不，可設專職出納員一名。
一人多崗：規模較小的單位，出納工作量較小，可設兼職出納員一名。
如無條件單獨設置會計機構的單位，至少要在有關機構中（如行政單位的辦公室、后勤部門等）配備兼職出納員一名。但兼職出納不得兼管收入、費用、債權、債務帳目的登記工作及稽核工作和會計檔案保管工作。
一崗多人：規模較的單位，出納工作量較，可設多名出納員，如分設管理收付的出納員和管帳的出納員，或分設現金出納員和銀行結算出納員等。
出納工作交接
《會計法》第二十四條規定：“會計人員調動工作或者離職，必須與接管人員辦理交接手續。一般會計人員辦理交接手續，由會計機構負責人、會計主管人員監交”。出納交接要按照會計人員交接的要求進行。出納員調動工作或者離職時，與接管人員辦清交接手續，是出納員應盡的職責，也是分清移交人員與接管人員責任的重措施。辦好交接工作，可以使出納工作前后銜接，可以防止帳目不清、財務混亂。
出納交接要做到兩點：一是移交人員與接管人員要辦清手續；二是交接過程中要有專人負責監交。交接要求進行財產清理，做到帳帳核對、帳款核對，交接清理后要填寫移交表，將所有移交的票、款、物編制詳細的移交清冊，按冊向接交人點清，然后由交、接、監三方簽字蓋章。移交表應存入會計檔案。出納交接一般分三個階段進行。
第一階段，交接準備。準備工作包括以下幾個方面：
（1）將出納帳登記完畢，并在最后一筆余額后加蓋名章。
（2）出納帳與現金、銀行存款總帳核對相符，現金帳面余額與實際庫存現金核對一致，銀行存款帳面余額與銀行對帳單核對無誤。
（3）在出納帳啟用表上填寫移交日期，并加蓋名章。
（4）整理應移交的各種資料，對未了事項要寫出書面說明。
（5）編制“移交清冊”，填明移交的帳簿、憑證、現金、有價證券、支票簿、文件資料、印鑒和其它物品的具體名稱和數量。
第二階段，交接階段。出納員的離職交接，必須在規定的期限內，向接交人員移交清楚。接交人員應認真按移交清冊當面點收。
（1）現金、有價證券要根據出納帳和備查帳簿余額進行點收。接交人發現不一致時，移交人要負責查清。
（2）出納帳和其它會計資料必須完整無缺，不得遺漏。如有短缺，由移交人查明原因，在移交清冊中注明，由移交人負責。
（3）接交人應核對出納帳與總帳、出納帳與庫存現金和銀行對帳單的余額是否相符，如有不符，應由移交人查明原因，在移交清冊中注明，并負責處理。
（4）接交人按移交清冊點收公章（主要包括財務專用章、支票專用章和領導人名章）和其它實物。
（5）接交人辦理接收后，應在出納帳啟用表上填寫接收時間，并簽名蓋章。
第三階段，交接結束。交接完畢后，交接雙方和監交人，要在移交清冊上簽名或蓋章。移交清冊必須具備：單位名稱、交接日期、交接雙方和監交人的職務及姓名，以及移交清冊頁數、份數和其它需要說明的問題和意見。
移交清冊一般一式三份，交雙方各執一份，存檔一份。
出納工作原則
出納工作原則主要指內部牽制原則或者說錢帳分管原則。
《會計法》第二十一條第二、三款規定：“會計機構內部應當建立稽核制度。出納人員不得兼管稽核、會計檔案保管和收入、費用、債權債務帳目的登記工作。”錢帳分管原則是指凡是涉及款項和財物收付、結算及登記的任何一項工作，必須由兩人或兩人以上分工辦理，以起到相互制約作用。例如，現金和銀行存款的支付，應由會計主管人員或其授權的代理人審核、批準，出納人員付款，記帳人員記帳；發放工資，應由工資核算人員編制工資單，出納人員從銀行提取現金和分發工資，記帳人員記帳。實行錢帳分管，主要是為了加強會計人員相互制約、相互監督、相互核對，提高會計核算質量，防止工作誤差和營私舞弊等行為。
《會計法》專門規定出納員不得兼管稽核、會計檔案保管和收入、費用、債權債務帳目的登記工作，是由于出納員是各單位專門從事貨幣資金收付業務的會計人員，根據復式記帳原則，每發生一筆貨幣資金收付業務，必然引起收入、費用或債權、債務等帳簿記錄的變化，或者說每發生一筆貨幣資金收付業務都要登記收入、費用或債權、債務等有關帳簿，如果把這些帳簿登記工作都由出納員辦理，會給貪污舞弊行為以可乘之機。同樣道理，如果稽核、內部檔案保管工作也由出納員經管，也難以防止利用抽換單據、涂改記錄等手段進行舞弊的行為。當然，出納員不是完全不能記帳，只要所記的帳不是收入、費用、債權、債務方面的帳目，是可以承擔一部分記帳工作的。
總之，錢帳分管原則是出納工作的一項重要原則，各單位都應建立健全這一制度，防止營私舞弊行為的發生，維護國家和單位財產的安全。
出納工作的組織是指出納機構與人員設置、出納工作交接、出納工作原則等。由于各單位實際情況不同，出納工作的組織內容也不可能完全一致，但無論如何其組織形式必須符合國家財務會計法律、法規規定。因此說，出納工作的組織也是一項政策性很強的工作。
出納機構與人員設置
《會計法》第二十一條第一款規定：“各單位根據會計業務的需要設置會計機構，或者在有關機構中設置會計人員并指定會計主管人員。不具備條件的，可以委托經批準設立的會計咨詢、服務機構進行代理記帳。”會計法對各單位會計、出納機構與人員的設置沒有做出硬性規定，而是要求各單位根據業務需要來設定。各單位可根據單位規模小和貨幣資金管理的要求，結合出納工作的繁簡程度來設置出納機構。以工業企業為例，型企業可在財務處下設出納科，中型企業可在財務科下設出納室，小型企業可在財務科下配備專職出納員。出納員設置也要以業務需要為原則，既要滿足出納工作量的需要，又要避免徒具形式、人浮于事的現象。一般可采用一人一崗、一人多崗、一崗多人等幾種形式：
一人一崗：規模不的單位出納工作量不，可設專職出納員一名。
一人多崗：規模較小的單位，出納工作量較小，可設兼職出納員一名。
如無條件單獨設置會計機構的單位，至少要在有關機構中（如行政單位的辦公室、后勤部門等）配備兼職出納員一名。但兼職出納不得兼管收入、費用、債權、債務帳目的登記工作及稽核工作和會計檔案保管工作。
一崗多人：規模較的單位，出納工作量較，可設多名出納員，如分設管理收付的出納員和管帳的出納員，或分設現金出納員和銀行結算出納員等。
出納工作交接
《會計法》第二十四條規定：“會計人員調動工作或者離職，必須與接管人員辦理交接手續。一般會計人員辦理交接手續，由會計機構負責人、會計主管人員監交”。出納交接要按照會計人員交接的要求進行。出納員調動工作或者離職時，與接管人員辦清交接手續，是出納員應盡的職責，也是分清移交人員與接管人員責任的重措施。辦好交接工作，可以使出納工作前后銜接，可以防止帳目不清、財務混亂。
出納交接要做到兩點：一是移交人員與接管人員要辦清手續；二是交接過程中要有專人負責監交。交接要求進行財產清理，做到帳帳核對、帳款核對，交接清理后要填寫移交表，將所有移交的票、款、物編制詳細的移交清冊，按冊向接交人點清，然后由交、接、監三方簽字蓋章。移交表應存入會計檔案。出納交接一般分三個階段進行。
第一階段，交接準備。準備工作包括以下幾個方面：
（1）將出納帳登記完畢，并在最后一筆余額后加蓋名章。
（2）出納帳與現金、銀行存款總帳核對相符，現金帳面余額與實際庫存現金核對一致，銀行存款帳面余額與銀行對帳單核對無誤。
（3）在出納帳啟用表上填寫移交日期，并加蓋名章。
（4）整理應移交的各種資料，對未了事項要寫出書面說明。
（5）編制“移交清冊”，填明移交的帳簿、憑證、現金、有價證券、支票簿、文件資料、印鑒和其它物品的具體名稱和數量。
第二階段，交接階段。出納員的離職交接，必須在規定的期限內，向接交人員移交清楚。接交人員應認真按移交清冊當面點收。
（1）現金、有價證券要根據出納帳和備查帳簿余額進行點收。接交人發現不一致時，移交人要負責查清。
（2）出納帳和其它會計資料必須完整無缺，不得遺漏。如有短缺，由移交人查明原因，在移交清冊中注明，由移交人負責。
（3）接交人應核對出納帳與總帳、出納帳與庫存現金和銀行對帳單的余額是否相符，如有不符，應由移交人查明原因，在移交清冊中注明，并負責處理。
（4）接交人按移交清冊點收公章（主要包括財務專用章、支票專用章和領導人名章）和其它實物。
（5）接交人辦理接收后，應在出納帳啟用表上填寫接收時間，并簽名蓋章。
第三階段，交接結束。交接完畢后，交接雙方和監交人，要在移交清冊上簽名或蓋章。移交清冊必須具備：單位名稱、交接日期、交接雙方和監交人的職務及姓名，以及移交清冊頁數、份數和其它需要說明的問題和意見。
移交清冊一般一式三份，交雙方各執一份，存檔一份。
出納工作原則
出納工作原則主要指內部牽制原則或者說錢帳分管原則。
《會計法》第二十一條第二、三款規定：“會計機構內部應當建立稽核制度。出納人員不得兼管稽核、會計檔案保管和收入、費用、債權債務帳目的登記工作。”錢帳分管原則是指凡是涉及款項和財物收付、結算及登記的任何一項工作，必須由兩人或兩人以上分工辦理，以起到相互制約作用。例如，現金和銀行存款的支付，應由會計主管人員或其授權的代理人審核、批準，出納人員付款，記帳人員記帳；發放工資，應由工資核算人員編制工資單，出納人員從銀行提取現金和分發工資，記帳人員記帳。實行錢帳分管，主要是為了加強會計人員相互制約、相互監督、相互核對，提高會計核算質量，防止工作誤差和營私舞弊等行為。
《會計法》專門規定出納員不得兼管稽核、會計檔案保管和收入、費用、債權債務帳目的登記工作，是由于出納員是各單位專門從事貨幣資金收付業務的會計人員，根據復式記帳原則，每發生一筆貨幣資金收付業務，必然引起收入、費用或債權、債務等帳簿記錄的變化，或者說每發生一筆貨幣資金收付業務都要登記收入、費用或債權、債務等有關帳簿，如果把這些帳簿登記工作都由出納員辦理，會給貪污舞弊行為以可乘之機。同樣道理，如果稽核、內部檔案保管工作也由出納員經管，也難以防止利用抽換單據、涂改記錄等手段進行舞弊的行為。當然，出納員不是完全不能記帳，只要所記的帳不是收入、費用、債權、債務方面的帳目，是可以承擔一部分記帳工作的。
總之，錢帳分管原則是出納工作的一項重要原則，各單位都應建立健全這一制度，防止營私舞弊行為的發生，維護國家和單位財產的安全。
