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機電工程項目采購管理
一、案例分析題
1．在某大型機電工程EPC總承包項目執行過程中，項目設計部門在完成設備及材料請購單及附件后，由項目設計經理簽字后提交給項目采購經理。采購經理收到請購單后，經審查確認請購單及附件的內容是否齊全、確切，校審手續符合所在工程公司質量手冊規定，提交時間符合進度計劃，采購部門隨即按預定計劃實施詢價
由于本采購項目特殊，詢價商務文件采用了采購部門自己起草的特制商務文件
采購部門詢價了15家廠商，其中還有本工程公司的合格廠商以外的廠商，因為該廠商是業主指定的
報價的技術評審由相關專業的專業負責人進行，評審依據的是廠商的技術報價，技術評審的結果是11家合格、3家不合格、1家需作局部修改后合格，對所詢合格廠商作橫向．比較并排出推薦順序，最后由項目控制部經理審批
商務評審由采購工程師負責，對于技術評審不合格的廠商不再做商務評審。商務評審。的依據是廠商的商務報價，重點評審廠商的價格構成是否合理并具有競爭力、交貨期、支付及支付條件、質量保證、財政狀況、執行合同的信譽等。最后對各廠商的商務報價作橫向比較并排出推薦順序，報采購經理審批
綜合評審由設計經理和采購經理主持，在技術評審和商務評審的基礎上進行。綜合評審既要考慮技術，也要考慮商務，并從質量、進度、費用、廠商執行合同的信譽、同類產品業績、交通運輸條件等方面綜合評價并排出推薦順序，再報公司主管經理審批
經過重重評審，采購部門最終選定出較理想的供貨廠商，但是報價突破已經批準的預算
問題：
(1)請根據請購文件的組成及要點，編制設備、材料請購單(表格)
(2)指出背景材料中有幾處錯誤，并逐一糾正
(3)采購部門是否可以向本工程公司的合格廠商以外的廠商詢價?請說明
(4)該項目采購報價突破已經批準的預算，應該如何辦?
(5)在綜合評審后到簽訂訂貨合同期間還應做哪些工作
 
 

正確答案:
(1)設備、材料請購文件的組成和要點
1)請購文件的組成
供貨和工作范圍；
技術要求和說明、工程標準(工程規定)；
圖紙、數據表；
檢驗要求；
供貨廠商提交文件的要求
2)請購文件的要點
工藝負荷說明；
對制造材料的要求；
特殊設計要求；
超載能力和裕度要求；
控制儀表的要求；
電氣和公用工程技術數據；
采用的設計規范和標準；
設備材料的表面處理和防腐、涂漆；
其他有關說明；
圖紙和文件的審批；
二底圖和藍圖的份數、電子交付物的要求；
操作和維修手冊的內容和所需份數；
指定用途、年限的備品備件清單；
性能曲線、檢驗證書和報告。設備、材料請購單(表格)如下表所示：

(2)背景材料中錯誤之處有7處錯誤
1)"項目設計部門在完成設備及材料請購單及附件后，由項目設計經理簽字后提交給項目采購經理。"應該是"項目設計部門在完成設備及材料請購單及附件后，由項目設計經理簽字提交項目控制部門，由項目控制部門派出項目控制經理向項目采購經理提交。"
2)"由于本采購項目特殊，詢價商務文件采用了采購部門自己起草的特制商務文件。"應該是"詢價文件常采用標準通用文件，因為通用文件內容完整、嚴密，具有廣泛的適用性。但是，通用文件不具備特殊性，因此，采購經理在執行有特殊的項目時，應根據項目合同及業主的要求把通用商務文件修改為適合該項目使用的詢價商務文件。"
3)"報價的技術評審由相關專業的專業負責人進行，評審依據的是廠商的技術報價。"應該是"報價的技術評審由相關專業的專業負責人進行，評審依據的是所有詢價技術文件和廠商的技術報價。"
4)"報價的技術評審最后由項目控制部經理審批。"應該是"報價的技術評審最后由項目設計經理審批。"
5)"商務評審的依據是廠商的商務報價。"應該是"商務評審的依據是詢價商務文件和廠商的商務報價。"
6)"綜合評審由設計經理和采購經理主持，在技術評審和商務評審的基礎上進行。"應該是"綜合評審由采購經理主持，在技術評審和商務評審的基礎上進行。"
7)"綜合評審報公司主管經理審批"應該是"綜合評審報項目經理審批"
(3)可以。倘若要向本工程公司合格廠商以外的廠商詢價，即使是業主極力推薦的廠商，也應按公司規定的要求和程序進行資格預審。選擇合格詢價廠商除了公司規定評審合格廠商的內容(進入合格廠商名單時已審批過)之外，重點要考慮下述內容：
1)工廠所取得的資質證書要適合制造該類設備、材料；
2)工廠的裝備和技術必須具備制造該類設備、材料的能力并可保證產品質量和進度。同時也應該避免制造難度不大、噸位又小的設備在大廠訂貨，或者制造難度大、噸位大的設備在中、小廠訂貨。這對保證設備質量進度都會存在隱患；
3)執行合同的信譽和過去合作的狀態是否良好；
4)當時經營管理和質保體系運作的狀態；
5)上年和當時的財務狀態是否良好；
6)當年的生產負荷狀態；
7)同類或類似設備、材料的業績；
8)工廠至建設現場的運輸條件是否滿足要求，以距建設現場或集貨港口比較近為宜；
9)對于已改制或正在改制的制造廠應關注其各方面的變化和法律地位；
10)對于成套商或中間商應特別關注其貨物來源及質量、成套能力資金狀況和執行合同的信譽
總之，在選擇合格詢價廠商時，應以處理個案的方式考慮問題，這樣才能確保貨物質量、進度、費用得以有效的控制
(4)如果采購報價突破已經批準的預算，則需要從費控工程師開始逐級辦理審批手續。最終按經過批準的修正預算進行控制
(5)還要做以下工作：
1)報價評審交業主確認(按項目合同規定)；
2)召開廠商協調會并決定中標廠商
廠商協調會包括技術談判和商務談判
①廠商協調會不是各廠商同時參加，而是按綜合評審的推薦順序進行，首先與推薦排序第一的廠商談判
②協調會先進行技術談判，由相關專業的設計人員與廠商技術人員對所采購設備、材料的技術內容逐項澄清，包括設計、制造、檢驗標準、規格、型號、材質、結構、性能、供貨范圍、備品備件、中間檢驗及出廠檢驗、試驗項目、廠商提交技術文件、資料目錄、份數、時間及內容要求等
③雙方通過談判達成一致意見，則簽署技術附件。經雙方技術負責人簽字的技術附件，將成為訂貨合同的技術附件，是合同的重要組成部分
④雙方在技術上存在較大或較多分歧，通過談判不可能達成一致意見，則從技術上淘汰該廠商。繼而通知綜合評審排序第二的廠商進行相同技術內容的談判。直至雙方簽署合同技術附件
⑤廠商協調會中的商務談判由采購經理和采購工程師參加，商務談判是在已簽署合同技術附件的基礎上進行
⑥商務談判是以廠商的商務報價為依據。針對詢價時發給廠商的商務詢價文件進行逐項澄清并達到雙方意見一致。在此基礎上雙方對合同成交價格進行談判
⑦價格談判如果成功則可決定該廠商為中標廠商
⑧如果與推薦排序的第一家廠商談判不可能達成協議，則通知第二家廠商進行相同要求的商務談判，直至雙方達成一致意見則可公布該廠商中標