秘書學術論文：論公文寫作的價值、特征和內在矛盾
發布時間：2010-01-20 共2頁
公文寫作是一種特殊的應用寫作活動。這一寫作活動有什么重要價值，它具有哪些基本特征，其內在矛盾的表現形式和如何正確處理，這些都是需要進一步研究的重要課題。弄清這些問題，對于構建公文寫作科學，在全社會倡導學習和研究如何寫好公文具有重要意義。
公文寫作的重要社會價值
公文是法定作者在實施公務管理過程中經過一定處理程序形成并使用的具有法定效力與規范體式的文書，是辦理公務的工具。因此，公文寫作的社會價值，或者說它具有的重要意義，主要應從管理學的角度進行分析。
（一）從事各種社會組織管理活動的要務。公文是實施管理的一個重要工具。從古至今，莫不如是。曹丕《典論·論文》說：“蓋文章，經國之大業，不朽之盛事。”這里講的“文章”指的是當時流行的包括奏、議、銘、誄等公文在內的所有文章。劉勰《文心雕龍·章表》進一步說：“章表奏議，經國之樞機。”他直接指出了章、表、奏、議等公文是治理國家的紐帶與關鍵。這些，是指國家機關使用公文這個政治工具對治理國家、管理社會所起的巨大作用。今天看來，曹丕、劉勰關于公文與治國的關系的論斷，仍然是切中要害，具有現實意義。既然公文是“經國之樞機”，寫作公文也理應成為“經國之大業，不朽之盛事”了。當然，我們不能把任何社會組織的公文和公文寫作的意義都抬得這么高。公文和公文寫作在組織管理中所起作用及其影響范圍好比一個“圓錐體”。領導機關的層次越高，這個“圓錐體”涵蓋的范圍就越大，公文和公文寫作的影響力也相應地擴大；領導機關的層次越低，這個“圓錐體”涵蓋的范圍就越小，公文和公文寫作的影響力也相應地縮小。
由于公文寫作是從事任何社會組織管理活動的要務，也是每個干部從事各種公務活動的基本一環，因此提倡干部學習寫公文、寫文章，是中國共產黨的傳統。毛澤東早在1942年1月在《（文化課本）序言》中就指出：“一個革命干部，必須能看能寫，又有豐富的社會常識和自然常識，以為從事工作的基礎和學習理論的基礎，工作才有做好的希望，理論也才有學好的希望。”1949年4月毛澤東起草的《高級領導機關對下級應加強文電的指示》指出：就高級領導機關方面來說，對于制定政策和執行政策的工作方法，“主要地是依靠寫電報，發通令，而不是依靠開干部會，不是依靠口講。”這里，毛澤東強調了高級領導機關用文電去指導工作的必要性。解放前夕，劉少奇《對馬列學院第一班學員的講話》也提出：“要學習寫文章……不但學習寫理論文章，而且要注意寫現實的文章，寫文章也是你們學習好壞的標準之一。”劉少奇在這里提出的要學習“寫現實的文章”，顯然包括學習寫公文。中共十一屆三中全會后，為了適應全黨工作重點轉移到經濟建設的需要，加強和改善黨的領導，中共中央于1981年5月發出了《關于各級領導干部要親自動手起草重要文件，不要一切由秘書代勞的指示》。隨著我國對外開放的擴大，各項改革的深入和現代化建設事業的發展，公務活動也相應地向縱深發展，使用公文推進公務管理的頻率也在不斷提高。特別是為了貫徹執行中共中央提出并載入我國《憲法》的關于“實行以法治國，建設社會主義法治國家”的要求，從中央到地方以至每個基層單位，都要通過建立健全各種法規、規章來進行管理，形成一個法制體系，真正實現從“人治”到“法治”的轉變。在這種情況下，公文寫作的任務不是減輕了，而是加重了。當前，社會上對公文寫作普遍存在著重視不夠的問題，以致造成許多公文質量不高，給工作帶來了不良影響，我們必須真正從“政事之先務”，以至“經國之樞機”、“經國之大業”的高度，去認識公文寫作的重要價值，把這件有關治理國家、管理社會的創造性的偉大事業辦好。
（二）當好領導參謀助手的必備本領。任何領導機關為了對本轄區域、本領域的公共事務進行統一指揮和領導，設有負責分管有關專業的職能（執行）機構以及為中樞機構和職能機構進行有效管理提供服務的輔助機構，如辦公廳（室）。無論是職能機構和輔助機構都是領導的參謀助手，承擔公文寫作的任務。特別是身居領導近身，為領導輔助決策、處理政務并掌管事務而提供綜合服務的秘書部門和秘書人員，更擔負著大量的公文起草工作。秘書工作包括的內容很多，除了公文起草外，還有文書處理工作、調查研究、信息工作、督促檢查、會務組織與服務、信訪工作、接待工作和公關工作、機要通訊和機要交通、保密工作、領導公務活動安排、值班工作、協調工作和領導賦予的其他工作等。以上工作，除領導交辦的公文起草工作外，其他眾多的工作，幾乎無一例外地離不開公文寫作，比如常用的決定、通知、通報、意見、請示、報告、會議紀要、調查報告、簡報、領導講話、計劃、總結、規定、信函、會議記錄等公文文種的起草，是大量的、經常要碰見的。由此可見，分布在各類各級機關的工作人員特別是秘書工作者，必須學會公文寫作，這是為領導當好參謀助手的必備本領。
（三）履行領導干部職責的客觀要求。有些領導同志認為寫公文是“秀才”們的事，用不著領導親自動手，當然也無需用心學習寫公文、寫文章。這種看法顯然是不對的。中共中央指出：“領導干部必須親自動手準備自己的重要講話、報告，親自指導、主持自己領導范圍內的重要文件的起草，否則他對自己所領導的主要工作就不能擔負政治責任。這是一個重大原則問題。”領導干部親自主持重要公文的起草，在事前就會對有關的社會環境和工作狀況作系統的周密的調查研究，用心體察廣大干部群眾的情緒、呼聲和要求；在起草中，就會充分利用大腦加工廠對來自群眾實踐的原材料或半成品進行加工處理，開動腦筋，深思熟慮，反復掂量，多謀善斷，力求作出符合實際的正確決策；決策后就會加強督促檢查工作，狠抓落實，并在實踐中注意檢驗決策的正確與否。相反，如果領導干部整天忙于應付門面，工作不用腦筋，不僅在準備自己領導范圍內的重要文件時不動手，并且連自己的講話、報告也不動手、不動腦，不提出基本的思想內容，一切由秘書或別的人代勞，“這樣做，實際上是放棄了自己的領導責任，嚴重地損害了黨的領導作用和領導威信。這種做法，是腐朽的官僚主義惡習在我們黨的領導工作上的一種反映，是某些同志革命意志衰退，缺乏政治責任心，工作上失職或無能的一種表現。”所以，各級領導干部親自動手起草重要文件，這不是技術性的問題，而是履行領導職責的原則性問題。既然如此，領導干部學習公文寫作也就成了客觀的必然要求。
（四）記載、傳播和延續社會文明的基本手段。公文內容作為上層建筑的觀念形態，它是法定作者在從事公務管理活動中所表達的主觀意志。因此公文也是法定作者的主觀意志的直接記錄。這種記錄，實際上是把行文主體以語言形式儲存的思想內容，在甲骨、竹簡、紙張等物質載體上，轉化為具體的語言符號（文字），也就是說將思想物化了。這種物化的思想可以超時空進行傳遞和保留。所以，每件公文當它的實用目的實現后，只要它的載體存在，文字沒有消失，其思想內容就能永久保存下來，不會泯滅。這就是說，公文具有歷史上的記錄性以及由此產生的超時空的延續性，有著史料儲存的功能，為研究和編纂歷史提供了極其珍貴的資料。從這個意義上講，公文寫作不僅在為現實的公務管理服務，而且也在為記載、傳播和延續社會文明的歷史服務。
公文寫作的基本特征
公文寫作活動有如下基本特征：
（一）公文作者的法定性。與一般的"作者"概念不同，經領導授意承擔起草公文的寫作人員不是公文的作者，真正公文的作者，亦即公文制發的主體是"法定作者"。所謂法定作者，就是指依照法律和其他有關法規規章性文件成立并能以自己名義依法行使權利和承擔一定義務的社會組織或代表該組織的領導人，才有權制發公文。法定作者包括"法人"單位和其他依法成立但不具備法人資格的組織實體。私務應用文書、普通文章和文學作品的作者是自然人，即按照自然規律出身的一般公民。當然，法人也可撰寫公文之外的文章，但自然人任何時候不能制發公文。
（二）行文主旨的政治性。公文的制發主體既然是法定作者，是為了滿足法定作者的需要而用它來處理公務管理活動的，因此，公文的主旨勢必要從屬于法定作者及其社會管理活動的要求。在階級社會中，法定作者及其社會管理活動無不打上階級的烙印，而任何階級的利益又通過政治集中體現出來。因此，在階級社會里，公文不是一般的社會管理的工具，而是具有階級性、政治性的管理工具。統治階級的國家政治制度及其政治思想觀點，制約著公文的內容，使之反映統治階級的政治要求并為其政治服務。由此決定，公文寫作不是一般的寫作，本質上是"政治寫作"，其行文主旨具有政治性。
當然，我們講行文主旨的政治性，并不是指寫作的每個文件都要講階級的政治的大道理，也不是對每個文件都要貼上政治性的標簽。社會管理活動是紛繁復雜的，除了政治性的管理活動外，還有非政治性的管理活動，如公共秩序的管理，日常事務的商洽和聯系，本單位需告知社會的一般事項，都是非政治性活動。這類公文的寫作活動，不應勉強賦予政治性。我們講行文主旨的政治性，是從總體上或者基本方面來講的。以現行的中國共產黨和國家機關制定的公文為例，黨和國家通過公文，從全局的高度制定的路線、方針、政策和法規，體現了廣大人民群眾最根本的利益，用它作為治黨、治國的工具，其政治性是很鮮明的。按照組織原則，各級地方和基層的黨政機關撰制的公文，推動本地本單位的管理活動要符合黨和國家的路線、方針、政策和法規，這是題中應有之義；就是社會團體、企事業單位也必須如此，因為它們是處于共產黨領導之下和人民民主專政的國體里。所以，從總體上說，無論哪個地方、部門和單位撰制的公文，都要堅持正確的政治方向，都要同黨中央在政治上保持一致，同國家的政策、法令保持統一性。這是公文的行文主旨的政治性在我國現階段的具體體現。
（三）社會功能的實用性。公文寫作是同推進公務管理活動聯系在一起的。凡公共的黨務、政務、軍務、工務、農務、商務、學務、團務、會務等方面的活動，都屬于公務管理活動之列。依法成立的私人企業，事業單位的活動，雖然本質姓"私"，但將其作為社會單元的活動來看，同純屬個人的私務活動也是有區別的。凡是法定作者，在一定的環境下，為了實現既定的領導管理目標，都要運用公文這個工具行使決策、組織、協調、控制等管理職能，以有效地實施管理活動。由此決定了公文寫作具有鮮明的實用性。
公文寫作的重要社會價值
公文是法定作者在實施公務管理過程中經過一定處理程序形成并使用的具有法定效力與規范體式的文書，是辦理公務的工具。因此，公文寫作的社會價值，或者說它具有的重要意義，主要應從管理學的角度進行分析。
（一）從事各種社會組織管理活動的要務。公文是實施管理的一個重要工具。從古至今，莫不如是。曹丕《典論·論文》說：“蓋文章，經國之大業，不朽之盛事。”這里講的“文章”指的是當時流行的包括奏、議、銘、誄等公文在內的所有文章。劉勰《文心雕龍·章表》進一步說：“章表奏議，經國之樞機。”他直接指出了章、表、奏、議等公文是治理國家的紐帶與關鍵。這些，是指國家機關使用公文這個政治工具對治理國家、管理社會所起的巨大作用。今天看來，曹丕、劉勰關于公文與治國的關系的論斷，仍然是切中要害，具有現實意義。既然公文是“經國之樞機”，寫作公文也理應成為“經國之大業，不朽之盛事”了。當然，我們不能把任何社會組織的公文和公文寫作的意義都抬得這么高。公文和公文寫作在組織管理中所起作用及其影響范圍好比一個“圓錐體”。領導機關的層次越高，這個“圓錐體”涵蓋的范圍就越大，公文和公文寫作的影響力也相應地擴大；領導機關的層次越低，這個“圓錐體”涵蓋的范圍就越小，公文和公文寫作的影響力也相應地縮小。
由于公文寫作是從事任何社會組織管理活動的要務，也是每個干部從事各種公務活動的基本一環，因此提倡干部學習寫公文、寫文章，是中國共產黨的傳統。毛澤東早在1942年1月在《（文化課本）序言》中就指出：“一個革命干部，必須能看能寫，又有豐富的社會常識和自然常識，以為從事工作的基礎和學習理論的基礎，工作才有做好的希望，理論也才有學好的希望。”1949年4月毛澤東起草的《高級領導機關對下級應加強文電的指示》指出：就高級領導機關方面來說，對于制定政策和執行政策的工作方法，“主要地是依靠寫電報，發通令，而不是依靠開干部會，不是依靠口講。”這里，毛澤東強調了高級領導機關用文電去指導工作的必要性。解放前夕，劉少奇《對馬列學院第一班學員的講話》也提出：“要學習寫文章……不但學習寫理論文章，而且要注意寫現實的文章，寫文章也是你們學習好壞的標準之一。”劉少奇在這里提出的要學習“寫現實的文章”，顯然包括學習寫公文。中共十一屆三中全會后，為了適應全黨工作重點轉移到經濟建設的需要，加強和改善黨的領導，中共中央于1981年5月發出了《關于各級領導干部要親自動手起草重要文件，不要一切由秘書代勞的指示》。隨著我國對外開放的擴大，各項改革的深入和現代化建設事業的發展，公務活動也相應地向縱深發展，使用公文推進公務管理的頻率也在不斷提高。特別是為了貫徹執行中共中央提出并載入我國《憲法》的關于“實行以法治國，建設社會主義法治國家”的要求，從中央到地方以至每個基層單位，都要通過建立健全各種法規、規章來進行管理，形成一個法制體系，真正實現從“人治”到“法治”的轉變。在這種情況下，公文寫作的任務不是減輕了，而是加重了。當前，社會上對公文寫作普遍存在著重視不夠的問題，以致造成許多公文質量不高，給工作帶來了不良影響，我們必須真正從“政事之先務”，以至“經國之樞機”、“經國之大業”的高度，去認識公文寫作的重要價值，把這件有關治理國家、管理社會的創造性的偉大事業辦好。
（二）當好領導參謀助手的必備本領。任何領導機關為了對本轄區域、本領域的公共事務進行統一指揮和領導，設有負責分管有關專業的職能（執行）機構以及為中樞機構和職能機構進行有效管理提供服務的輔助機構，如辦公廳（室）。無論是職能機構和輔助機構都是領導的參謀助手，承擔公文寫作的任務。特別是身居領導近身，為領導輔助決策、處理政務并掌管事務而提供綜合服務的秘書部門和秘書人員，更擔負著大量的公文起草工作。秘書工作包括的內容很多，除了公文起草外，還有文書處理工作、調查研究、信息工作、督促檢查、會務組織與服務、信訪工作、接待工作和公關工作、機要通訊和機要交通、保密工作、領導公務活動安排、值班工作、協調工作和領導賦予的其他工作等。以上工作，除領導交辦的公文起草工作外，其他眾多的工作，幾乎無一例外地離不開公文寫作，比如常用的決定、通知、通報、意見、請示、報告、會議紀要、調查報告、簡報、領導講話、計劃、總結、規定、信函、會議記錄等公文文種的起草，是大量的、經常要碰見的。由此可見，分布在各類各級機關的工作人員特別是秘書工作者，必須學會公文寫作，這是為領導當好參謀助手的必備本領。
（三）履行領導干部職責的客觀要求。有些領導同志認為寫公文是“秀才”們的事，用不著領導親自動手，當然也無需用心學習寫公文、寫文章。這種看法顯然是不對的。中共中央指出：“領導干部必須親自動手準備自己的重要講話、報告，親自指導、主持自己領導范圍內的重要文件的起草，否則他對自己所領導的主要工作就不能擔負政治責任。這是一個重大原則問題。”領導干部親自主持重要公文的起草，在事前就會對有關的社會環境和工作狀況作系統的周密的調查研究，用心體察廣大干部群眾的情緒、呼聲和要求；在起草中，就會充分利用大腦加工廠對來自群眾實踐的原材料或半成品進行加工處理，開動腦筋，深思熟慮，反復掂量，多謀善斷，力求作出符合實際的正確決策；決策后就會加強督促檢查工作，狠抓落實，并在實踐中注意檢驗決策的正確與否。相反，如果領導干部整天忙于應付門面，工作不用腦筋，不僅在準備自己領導范圍內的重要文件時不動手，并且連自己的講話、報告也不動手、不動腦，不提出基本的思想內容，一切由秘書或別的人代勞，“這樣做，實際上是放棄了自己的領導責任，嚴重地損害了黨的領導作用和領導威信。這種做法，是腐朽的官僚主義惡習在我們黨的領導工作上的一種反映，是某些同志革命意志衰退，缺乏政治責任心，工作上失職或無能的一種表現。”所以，各級領導干部親自動手起草重要文件，這不是技術性的問題，而是履行領導職責的原則性問題。既然如此，領導干部學習公文寫作也就成了客觀的必然要求。
（四）記載、傳播和延續社會文明的基本手段。公文內容作為上層建筑的觀念形態，它是法定作者在從事公務管理活動中所表達的主觀意志。因此公文也是法定作者的主觀意志的直接記錄。這種記錄，實際上是把行文主體以語言形式儲存的思想內容，在甲骨、竹簡、紙張等物質載體上，轉化為具體的語言符號（文字），也就是說將思想物化了。這種物化的思想可以超時空進行傳遞和保留。所以，每件公文當它的實用目的實現后，只要它的載體存在，文字沒有消失，其思想內容就能永久保存下來，不會泯滅。這就是說，公文具有歷史上的記錄性以及由此產生的超時空的延續性，有著史料儲存的功能，為研究和編纂歷史提供了極其珍貴的資料。從這個意義上講，公文寫作不僅在為現實的公務管理服務，而且也在為記載、傳播和延續社會文明的歷史服務。
公文寫作的基本特征
公文寫作活動有如下基本特征：
（一）公文作者的法定性。與一般的"作者"概念不同，經領導授意承擔起草公文的寫作人員不是公文的作者，真正公文的作者，亦即公文制發的主體是"法定作者"。所謂法定作者，就是指依照法律和其他有關法規規章性文件成立并能以自己名義依法行使權利和承擔一定義務的社會組織或代表該組織的領導人，才有權制發公文。法定作者包括"法人"單位和其他依法成立但不具備法人資格的組織實體。私務應用文書、普通文章和文學作品的作者是自然人，即按照自然規律出身的一般公民。當然，法人也可撰寫公文之外的文章，但自然人任何時候不能制發公文。
（二）行文主旨的政治性。公文的制發主體既然是法定作者，是為了滿足法定作者的需要而用它來處理公務管理活動的，因此，公文的主旨勢必要從屬于法定作者及其社會管理活動的要求。在階級社會中，法定作者及其社會管理活動無不打上階級的烙印，而任何階級的利益又通過政治集中體現出來。因此，在階級社會里，公文不是一般的社會管理的工具，而是具有階級性、政治性的管理工具。統治階級的國家政治制度及其政治思想觀點，制約著公文的內容，使之反映統治階級的政治要求并為其政治服務。由此決定，公文寫作不是一般的寫作，本質上是"政治寫作"，其行文主旨具有政治性。
當然，我們講行文主旨的政治性，并不是指寫作的每個文件都要講階級的政治的大道理，也不是對每個文件都要貼上政治性的標簽。社會管理活動是紛繁復雜的，除了政治性的管理活動外，還有非政治性的管理活動，如公共秩序的管理，日常事務的商洽和聯系，本單位需告知社會的一般事項，都是非政治性活動。這類公文的寫作活動，不應勉強賦予政治性。我們講行文主旨的政治性，是從總體上或者基本方面來講的。以現行的中國共產黨和國家機關制定的公文為例，黨和國家通過公文，從全局的高度制定的路線、方針、政策和法規，體現了廣大人民群眾最根本的利益，用它作為治黨、治國的工具，其政治性是很鮮明的。按照組織原則，各級地方和基層的黨政機關撰制的公文，推動本地本單位的管理活動要符合黨和國家的路線、方針、政策和法規，這是題中應有之義；就是社會團體、企事業單位也必須如此，因為它們是處于共產黨領導之下和人民民主專政的國體里。所以，從總體上說，無論哪個地方、部門和單位撰制的公文，都要堅持正確的政治方向，都要同黨中央在政治上保持一致，同國家的政策、法令保持統一性。這是公文的行文主旨的政治性在我國現階段的具體體現。
（三）社會功能的實用性。公文寫作是同推進公務管理活動聯系在一起的。凡公共的黨務、政務、軍務、工務、農務、商務、學務、團務、會務等方面的活動，都屬于公務管理活動之列。依法成立的私人企業，事業單位的活動，雖然本質姓"私"，但將其作為社會單元的活動來看，同純屬個人的私務活動也是有區別的。凡是法定作者，在一定的環境下，為了實現既定的領導管理目標，都要運用公文這個工具行使決策、組織、協調、控制等管理職能，以有效地實施管理活動。由此決定了公文寫作具有鮮明的實用性。
