如何成為上司的得力助手之二
發布時間：2010-01-20 共2頁
秘書的資質，可決定秘書工作的品質。一位主管，當然需要一位開朗、負責、可靠的秘書。雖然資質意為“天生之才能”；但秘書的資質則要求對天生之才能再加以訓練。換句話說，秘書的資質，并非可速成造就或者完全靠天生的，而是需要長時期的訓練與培養的。秘書需要不斷地反省自己，找出缺點，并予以更正，以臻完美。
秘書的資質可分下列十項，左邊代表對事，右邊代表對人。
秘書十大特質：
a對事 b對人
準確性 考慮周到
好判斷力 圓滑性
工作效率 謹慎性
機智性 責任感
主動性 客觀性
1）對事方面：
在研究這些資質特點之前，應知道這些資質特點皆需費時，非一蹴可幾。新進秘書往往渴望自己的能力強、速度快，因而未花時間去注意準確性、認知事務輕重、內涵性及變通性。秘書對時間及速度的重視是可理解的，但如果不具備以下五項的資質，經常工作會終歸于無效率或產生尷尬的局面，增加主管之困擾。
對事方面的資質有五項：準確性；好判斷力；工作效率；機智性；主動性。現分別說明如下：
準確性
準確性在此五項中，排行最前，可見其重要性。秘書每天的工作，都可能會有錯。每打一定，每寫一字，都有可能錯。然而，有效率的秘書每天都做準確的工作。沒有準確性，秘書的工作毫無意義。事實上，不準確的工作比不做還糟，因它所帶來的麻煩，可能要花更多的時間去清理。
但要如何才能算是準確性呢？即是每件細節都很精確。這是需要時間、耐心與專心的。如果遵循下列四步驟，就能做出準確的工作：
—小心完成每件工作。
—小心核對每個細節
—小心改正所有錯誤
—小心檢查修正過的細節
在制作文件，如果需要列出價格時，秘書要小心地打字，小心地檢查價格是否正確，小心修正任何錯誤，然后在小心地核對修正過的價格。你會懷疑，如果沒發現任何錯誤，而一再檢查，是否很費時。不，絕不。如果檢查十次，還未發現任何錯誤，但在第十一次才發現錯誤，所花的時間還是值得的。準確性，即是小心地檢查過，小心地改正過，小心地再檢查過的小心的工作。
好判斷力：
每位主管都要求秘書有好的判斷力。如果秘書總是道歉說：“對不起，這件事我未想到”，那么，就必須培養此特質。幸運地，這是可以培養訓練的。這了要有好的判斷力，可遵循下列四個步驟：
第一步驟：想想看你正在做什么
現在你已能不必想而能夠記事、打字、讀、說、及聽。思考就是控制心思；即是，集中精神。所以，思考是訓練好判斷力的絕對要素。
第二步驟：看看是否該采取行動。
如果能集中思考，便知是否該采取行動。例如，是否有錯要改、有問題要問、有業務待改進、或程序要變動等。如果自己能力辦不到，找主管去。不錯過任何采取行動的機會。
第三步驟：研析各種因素。
當你需要采取行動時，研析一切情況一調查、綜合、分析-以判斷是否有未考慮到的因素，值得再斟酌。
第四步驟：當機采取行動
依各種因素，衡量該采取的行動。然后，在適當的時機，采取必要的行動。以下舉個好判斷力的實例。
《情況一》
主管交待秘書去寫一封信。當秘書在寫信時對于時間問題沒有十分肯定。經過判斷后，再去請示主管，原來主管弄錯了。秘書的正確判斷，省下很多麻煩，也獲得主管的贊許。
《情況二》
主管感冒在家。有位很重要的客戶打電話來。急著要與主管談一筆生意。秘書判斷分析，覺得良機不可失，況且主管只是感冒而已。所以，秘書決定去電告知主管，但首先準備客戶的齊全資料，以備主管詢問。最后，主管稱贊秘書的好的判斷力。
工作效率：
工作效率即是在最短的時間內有條理、有系統地完成最大的任務。一般辦公時間同樣為八小時，有些秘書能處理好很多件任務；有些秘書則處理不了一件相同的任務。如果能力都相同的話，那差別就在于做事有無工作效率。
有效率的秘書在收集資料做報告時，會向各可靠的來源獲得資訊并取下列的步驟：
─把整個資料分成許多單元
─把每單元資料分別寫在紙條上
─把每單元依其來源來分類
─把紙條依系統排列
─把相關的單元歸類成檔
用此方法可以有系統地完成任務。有系統、有條理即是工作效率的先決條件。在辦公室里的業務程序也是需要有條理、有系統。例如，主管出差，他希望秘書作電話記錄。秘書則必須能篩選電話，并把每通電話的重點記在便條紙上，以便主管回來，即可一目了然，這就是工作效率。
機智性
機智性來自“再升”（rise again）之意。對于一個秘書，機智意即：在傳統因襲的方式進行不通時，轉向其他的資源或方法，以求解決。主管有時會指派難以完成的任務。秘書，甚至在心里頹喪時，必須保持樂觀的態度。在遇困難時，不放棄，而試著找其他可行之道，再嘗試，直到成功。
有位主管想找一份資料，但在檔案里，遍找不著。秘書由檔案里得知資料來自當地的專業協會會長，就決定去找這位會長，但即發現電話簿沒登記。所以秘書打電話到他家，間接得知他辦公室的電話號碼，再打給他的秘書，而獲得那份資料。其實秘書早就可以放棄了，但沒有。機智是設法找出不同的解決辦法，直到成功為止。
主動性
主動性即是能預見該做的事。沒有指使，便主動地去做。所有秘書工作皆需要主動性去完成：指定的工作、例行工作、流程業務、及創意的工作。
主動性可分為二種方式：
—為主管的方便。（服務性）
—為主管分憂解勞。（業務性）
第一方式：
有位秘書把客戶來信給主管看時，通常把先前相關的通信資料附上，以利主管參考。主管可能沒時間看它，但他喜歡這樣，以利得知來龍去脈，并做出最佳之決定與指定。
第二方式：
秘書由報上得知主管之朋友被任命為某公司之董事長。秘書把報導剪下并附上自己先擬的祝賀函，一起呈給主管。不管主喜不喜歡這封祝賀函，他一定會感激秘書的主動性的。
秘書的資質可分下列十項，左邊代表對事，右邊代表對人。
秘書十大特質：
a對事 b對人
準確性 考慮周到
好判斷力 圓滑性
工作效率 謹慎性
機智性 責任感
主動性 客觀性
1）對事方面：
在研究這些資質特點之前，應知道這些資質特點皆需費時，非一蹴可幾。新進秘書往往渴望自己的能力強、速度快，因而未花時間去注意準確性、認知事務輕重、內涵性及變通性。秘書對時間及速度的重視是可理解的，但如果不具備以下五項的資質，經常工作會終歸于無效率或產生尷尬的局面，增加主管之困擾。
對事方面的資質有五項：準確性；好判斷力；工作效率；機智性；主動性。現分別說明如下：
準確性
準確性在此五項中，排行最前，可見其重要性。秘書每天的工作，都可能會有錯。每打一定，每寫一字，都有可能錯。然而，有效率的秘書每天都做準確的工作。沒有準確性，秘書的工作毫無意義。事實上，不準確的工作比不做還糟，因它所帶來的麻煩，可能要花更多的時間去清理。
但要如何才能算是準確性呢？即是每件細節都很精確。這是需要時間、耐心與專心的。如果遵循下列四步驟，就能做出準確的工作：
—小心完成每件工作。
—小心核對每個細節
—小心改正所有錯誤
—小心檢查修正過的細節
在制作文件，如果需要列出價格時，秘書要小心地打字，小心地檢查價格是否正確，小心修正任何錯誤，然后在小心地核對修正過的價格。你會懷疑，如果沒發現任何錯誤，而一再檢查，是否很費時。不，絕不。如果檢查十次，還未發現任何錯誤，但在第十一次才發現錯誤，所花的時間還是值得的。準確性，即是小心地檢查過，小心地改正過，小心地再檢查過的小心的工作。
好判斷力：
每位主管都要求秘書有好的判斷力。如果秘書總是道歉說：“對不起，這件事我未想到”，那么，就必須培養此特質。幸運地，這是可以培養訓練的。這了要有好的判斷力，可遵循下列四個步驟：
第一步驟：想想看你正在做什么
現在你已能不必想而能夠記事、打字、讀、說、及聽。思考就是控制心思；即是，集中精神。所以，思考是訓練好判斷力的絕對要素。
第二步驟：看看是否該采取行動。
如果能集中思考，便知是否該采取行動。例如，是否有錯要改、有問題要問、有業務待改進、或程序要變動等。如果自己能力辦不到，找主管去。不錯過任何采取行動的機會。
第三步驟：研析各種因素。
當你需要采取行動時，研析一切情況一調查、綜合、分析-以判斷是否有未考慮到的因素，值得再斟酌。
第四步驟：當機采取行動
依各種因素，衡量該采取的行動。然后，在適當的時機，采取必要的行動。以下舉個好判斷力的實例。
《情況一》
主管交待秘書去寫一封信。當秘書在寫信時對于時間問題沒有十分肯定。經過判斷后，再去請示主管，原來主管弄錯了。秘書的正確判斷，省下很多麻煩，也獲得主管的贊許。
《情況二》
主管感冒在家。有位很重要的客戶打電話來。急著要與主管談一筆生意。秘書判斷分析，覺得良機不可失，況且主管只是感冒而已。所以，秘書決定去電告知主管，但首先準備客戶的齊全資料，以備主管詢問。最后，主管稱贊秘書的好的判斷力。
工作效率：
工作效率即是在最短的時間內有條理、有系統地完成最大的任務。一般辦公時間同樣為八小時，有些秘書能處理好很多件任務；有些秘書則處理不了一件相同的任務。如果能力都相同的話，那差別就在于做事有無工作效率。
有效率的秘書在收集資料做報告時，會向各可靠的來源獲得資訊并取下列的步驟：
─把整個資料分成許多單元
─把每單元資料分別寫在紙條上
─把每單元依其來源來分類
─把紙條依系統排列
─把相關的單元歸類成檔
用此方法可以有系統地完成任務。有系統、有條理即是工作效率的先決條件。在辦公室里的業務程序也是需要有條理、有系統。例如，主管出差，他希望秘書作電話記錄。秘書則必須能篩選電話，并把每通電話的重點記在便條紙上，以便主管回來，即可一目了然，這就是工作效率。
機智性
機智性來自“再升”（rise again）之意。對于一個秘書，機智意即：在傳統因襲的方式進行不通時，轉向其他的資源或方法，以求解決。主管有時會指派難以完成的任務。秘書，甚至在心里頹喪時，必須保持樂觀的態度。在遇困難時，不放棄，而試著找其他可行之道，再嘗試，直到成功。
有位主管想找一份資料，但在檔案里，遍找不著。秘書由檔案里得知資料來自當地的專業協會會長，就決定去找這位會長，但即發現電話簿沒登記。所以秘書打電話到他家，間接得知他辦公室的電話號碼，再打給他的秘書，而獲得那份資料。其實秘書早就可以放棄了，但沒有。機智是設法找出不同的解決辦法，直到成功為止。
主動性
主動性即是能預見該做的事。沒有指使，便主動地去做。所有秘書工作皆需要主動性去完成：指定的工作、例行工作、流程業務、及創意的工作。
主動性可分為二種方式：
—為主管的方便。（服務性）
—為主管分憂解勞。（業務性）
第一方式：
有位秘書把客戶來信給主管看時，通常把先前相關的通信資料附上，以利主管參考。主管可能沒時間看它，但他喜歡這樣，以利得知來龍去脈，并做出最佳之決定與指定。
第二方式：
秘書由報上得知主管之朋友被任命為某公司之董事長。秘書把報導剪下并附上自己先擬的祝賀函，一起呈給主管。不管主喜不喜歡這封祝賀函，他一定會感激秘書的主動性的。
