3、監(jiān)理人員會前應(yīng)了解掌握情況,做到心中有數(shù)。為開好工地工程會議,總監(jiān)理工程師(或總監(jiān)代表)和各專業(yè)監(jiān)理工程師應(yīng)當(dāng)十分熟悉工程建設(shè)施工要求,全面掌握工地各方面工作情況。為此,必須做到“四個充分”:
1)充分熟悉工程合同條款,了解施工進度要求、質(zhì)量要求、技術(shù)規(guī)范和技術(shù)要求、安全要求以及施工技術(shù)方案和各項工作接口;明確業(yè)主、承包商和監(jiān)理三方各自的責(zé)任和義務(wù)。這是開展監(jiān)理工作,召開工地工程會議,進行施工組織協(xié)調(diào)、解決施工問題的依據(jù)。
2)充分了解工程施工現(xiàn)場情況,做到現(xiàn)場巡視不漏項。各專業(yè)監(jiān)理工程/考*試*大/師應(yīng)按照自己的職責(zé),深入了解,逐項巡查,包括日進度、施工質(zhì)量、施工組織、施工方法、施工機具、材料供應(yīng),以及上次現(xiàn)場會議決定執(zhí)行情況和整改通知書發(fā)出后的整改情況等等,并且在每次巡視之后都要認(rèn)真做好巡視記錄。記錄要完整、真實。同時,在現(xiàn)場巡視中若發(fā)現(xiàn)需要立即整改的問題,監(jiān)理應(yīng)及時就地給予指出,避免造成不必要的返工和損失,并事后補發(fā)整改通知書。
3)充分做好與各方的會前溝通。①首先,要制定會議程序;②其次,要明確與會各方必須向會議匯報的內(nèi)容,包括資料準(zhǔn)備、工程進展情況、存在問題、需要監(jiān)理協(xié)調(diào)的事項及下步將采取的具體措施等。由于工程施工分為土建施工/考*試*大/、設(shè)備安裝、試車與投料運行、竣工驗收等階段,各個階段工作特點不同,內(nèi)容也不同,因此要根據(jù)不同施工階段的不同要求明確不同的匯報內(nèi)容;③再次,要掌握各方面的信息,了解業(yè)主、承包商(包括分包商)各方對工程施工進度、質(zhì)量、資源投入和安全等方面的要求或打算。第①②項應(yīng)由監(jiān)理方草擬,經(jīng)與會各方一起討論同意后,形成文件,共同予以實施。
4)充分思考,認(rèn)真分析,理清和確定召開每次工地會議的總體思路。因為隨著工程建設(shè)的深入,時間、空間、環(huán)境和工作內(nèi)容都發(fā)生了變化,施工現(xiàn)場每天都有新的進展,施工組織、現(xiàn)場工作都有新的不同,涉及的工作內(nèi)容、出現(xiàn)的實際問題也不同于以往,所以每次工地會議都會有新的內(nèi)容和議題,召開會議的思路和方法不能千篇一律。為開好每次工地會議,/考*試*大/會議之前應(yīng)在總監(jiān)理工程師(或總監(jiān)代表)的主持下召開現(xiàn)場監(jiān)理內(nèi)部會議。各專業(yè)監(jiān)理工程師應(yīng)詳細交流自己了解和掌握的信息,并在認(rèn)真思考分析的基礎(chǔ)上就如何開好工地會議提出意見和建議。然后,由會議主持者歸納匯總,明確提出召開工地會議的總體思路和將要解決的實際問題,以及解決問題的措施或設(shè)想。
由于準(zhǔn)備充分,監(jiān)理可以在召開工地會議時就可以占據(jù)主動地位,發(fā)揮主導(dǎo)作用,工地工程會議就可能達到預(yù)期的目的,取得滿意的效果。
4、按時開會,檢查講評,發(fā)現(xiàn)問題,統(tǒng)一協(xié)調(diào)。在做好充分準(zhǔn)備的基礎(chǔ)上,駐地監(jiān)理工程師要按照上次會議確定的時間召開工地會議。會議要按程序逐項進行,避免漏項,防止內(nèi)容前后顛倒,混淆不清。同時,主持者要靈活機動,力戒呆板乏味。會議的重點是:
1)對上次會議紀(jì)要明確要辦的事項予以確認(rèn)并進行講評,好的給予肯定,差的提出批評;
2)檢查監(jiān)理已發(fā)整改通知書的實施是否到位,和資料提供是否齊全;
3)按照匯報內(nèi)容的要求,/考*試*大/認(rèn)真聽取與會各方的工作匯報及信息交流,并對自上次會議以來的工作進行檢查,肯定成功的做法和已取得的成績,對承包商存在的差距和不足應(yīng)開誠布公地予以指出,涉及業(yè)主方面的問題也不能回避;
4)針對現(xiàn)場存在的實際問題,協(xié)商確定解決辦法和具體措施,做到任務(wù)清楚,工作具體,責(zé)任明確,措施切合實際,按照“5W1h”法,把任務(wù)和措施落到實處;
5)指定專人認(rèn)真做好會議記錄。記錄應(yīng)符合“真實、準(zhǔn)確”的原則和要求。會后,監(jiān)理人員應(yīng)根據(jù)會議記錄,將與會人員形成的共識及在重大問題上各方的不同意見進行整理,并形成會議紀(jì)要,經(jīng)總監(jiān)理工程師(或總監(jiān)代表)審閱并簽字后發(fā)送參會各方執(zhí)行。
5、監(jiān)理單位對駐地監(jiān)理工程師在加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)的同時,還應(yīng)加強管理知識的培訓(xùn)。施工現(xiàn)場任務(wù)多,工作雜,涉及范圍也比較廣,但無論何種任務(wù)、何種工作都離不開“人”,/考*試*大/只有發(fā)揮人的主觀能動性,各項工作才能得以順利進行,“三控三管一協(xié)調(diào)”才能得以保證,任務(wù)目標(biāo)才能得以實現(xiàn)。說到底,工地監(jiān)理在現(xiàn)場的工作都離不開管理,離不開與人打交道。為什么有的監(jiān)理工程師在工作中常常和業(yè)主、承包商發(fā)生沖突,出力不討好?為什么有的監(jiān)理工程師主持的工地會議效率低,質(zhì)量差,達不到預(yù)期效果?就是因為他們?nèi)狈芾碇R,不懂得如何進行溝通,如何進行協(xié)調(diào),或與合作者關(guān)系不融洽。
因此,建議監(jiān)理單位在注重監(jiān)理工程師技術(shù)水平的同時,還應(yīng)創(chuàng)造條件,組織監(jiān)理人員開展必要的管理知識培訓(xùn),讓他們學(xué)點項目管理知識,學(xué)會溝通和協(xié)調(diào),提高他們駕馭現(xiàn)場工作的能力。管理協(xié)調(diào)能力的提高必然會提高他們主持召開經(jīng)常性工地會議的水平。
總之,提高工地監(jiān)理會議效率和質(zhì)量的因素較多/考*試*大/,不僅取決于工地監(jiān)理的管理和技術(shù)水平,也取決于業(yè)主和承包商的理解和支持。筆者認(rèn)為上述五個方面是提高工地監(jiān)理會議效率和質(zhì)量的途徑和方法。有效的工地監(jiān)理會議不僅可以激發(fā)與會人員的積極性,而且可以達到單位之間關(guān)系融洽,各項工作的進展協(xié)調(diào),保證施工順利進行,使現(xiàn)場監(jiān)理工作走向良性循環(huán),從而實現(xiàn)對工程施工進度、質(zhì)量、費用和安全實施有效的控制。