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　　（一）歸檔文件的質(zhì)量要求

　　(1)歸檔的工程文件一般應(yīng)為原件。來(lái)

　　(2)工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國(guó)家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。

　　(3)工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與工程實(shí)際相符合。

　　(4)工程文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，不得使用易退色的書(shū)寫(xiě)材料，如：紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫(xiě)紙、鉛筆等。

　　(5)工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。

　　(6)工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面(297mm×210mm)。圖紙宜采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。

　　(7)工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長(zhǎng)期保存的韌力大、耐久性強(qiáng)的紙張。圖紙一般采用藍(lán)曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖。計(jì)算機(jī)出圖必須清晰，不得使用計(jì)算機(jī)所出圖紙的復(fù)印件。

　　(8)所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章。

　　(9)利用施工圖改繪竣工圖，必須標(biāo)明變更修改依據(jù)；凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過(guò)圖面1／3的，應(yīng)當(dāng)重新繪制竣工圖。

　　(10)不同幅面的工程圖紙應(yīng)按《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》(GB／10609．3—89)統(tǒng)一折疊成燦幅面，圖標(biāo)欄露在外面。來(lái)

　　(11)工程檔案資料的縮微制品，必須按國(guó)家縮微標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制作，主要技術(shù)指標(biāo)(解像力、密度、海波殘留量等)要符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，保證質(zhì)量，以適應(yīng)長(zhǎng)期安全保管。

　　(12)工程檔案資料的照片(含底片)及聲像檔案，要求圖像清晰，聲音清楚，文字說(shuō)明或內(nèi)容準(zhǔn)確。

　　(13)工程文件應(yīng)采用打印的形式并使用檔案規(guī)定用筆，手工簽字，在不能夠使用原件時(shí)，應(yīng)在復(fù)印件或抄件上加蓋公章并注明原件保存處。

　　（二）歸檔工程文件的組卷要求

　　1．立卷的原則和方法

　　（1）立卷應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用；

　　（2）一個(gè)建設(shè)工程由多個(gè)單位工程組成時(shí)，工程文件應(yīng)按單位工程組卷；來(lái)

　　（3）立卷采用如下方法：

　　1）工程文件可按建設(shè)程序劃分為工程準(zhǔn)備階段的文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件5部分；

　　2）工程準(zhǔn)備階段文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、形成單位等組卷；

　　3）監(jiān)理文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷；

　　4）施工文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷；

　　5）竣工圖可按單位工程、專業(yè)等組卷；

　　6）竣工驗(yàn)收文件可按單位工程、專業(yè)等組卷；

　　（4）立卷過(guò)程中宜遵循下列要求：

　　1）案卷不宜過(guò)厚，一般不超過(guò)40mm；

　　2）案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件，不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷。

　　2．卷內(nèi)文件的排列

　　（1）文字材料按事項(xiàng)、專業(yè)順序排列。同一事項(xiàng)的請(qǐng)示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開(kāi)，并按批復(fù)在前、請(qǐng)示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。

　　（2）圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號(hào)順序排列。

　　（3）既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。

　　3．案卷的編目

　　（1）編制卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)應(yīng)符合下列規(guī)定：

　　1）卷內(nèi)文件均按有書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的頁(yè)面編號(hào)。

　　2）頁(yè)號(hào)編寫(xiě)位置：?jiǎn)雾?yè)書(shū)寫(xiě)的文字在右下角；雙面書(shū)寫(xiě)的文件，正面在右下角，背面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角。

　　3）成套圖紙或印刷成冊(cè)的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重寫(xiě)編寫(xiě)頁(yè)碼。

　　4）案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。

　　（2）卷內(nèi)目錄的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：

　　1）卷內(nèi)目錄式樣宜符合現(xiàn)行《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》中附錄B的要求。

　　2）序號(hào)：以一份文件為單位，用阿拉伯?dāng)?shù)字從1依次標(biāo)注。

　　3）責(zé)任者：填寫(xiě)文件的直接形成單位和個(gè)人。有多個(gè)責(zé)任者時(shí)，選擇兩個(gè)主要責(zé)任者，其余用“等”代替。

　　4）文件標(biāo)號(hào)：填寫(xiě)工程文件原有的文號(hào)或圖號(hào)。

　　5）文件題名：填寫(xiě)文件標(biāo)題的全稱。

　　6）日期：填寫(xiě)文件形成的日期。

　　7）頁(yè)次：填寫(xiě)文件在卷內(nèi)所排列的起始頁(yè)號(hào)。最后一份文件填寫(xiě)起止頁(yè)號(hào)。

　　8）卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件之前。

　　（3）卷內(nèi)備考表的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：

　　1）卷內(nèi)備考表的式樣宜符合現(xiàn)行《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》中附錄C的要求。

　　2）卷內(nèi)備考表主要標(biāo)明卷內(nèi)文件的總頁(yè)數(shù)、各類文件數(shù)，以及立卷單位對(duì)案卷情況的說(shuō)明。

　　3）卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件的尾頁(yè)之后。

　　（4）案卷封面的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：

　　1）案卷封面印刷在卷盒、卷夾的正表面。案卷封面的式樣宜符合《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》中附錄D的要求。

　　2）案卷封面的內(nèi)容應(yīng)包括：檔號(hào)、檔案館代號(hào)、案卷題名、編制單位、起止日期、密級(jí)、保管期限、共幾卷、第幾卷。

　　3）檔號(hào)應(yīng)由分類號(hào)、項(xiàng)目號(hào)和案卷號(hào)組成。檔號(hào)由檔案保管單位填寫(xiě)。

　　4）檔案館代號(hào)應(yīng)填寫(xiě)國(guó)家給定的本檔案館的編號(hào)。檔案館代號(hào)由檔案館填寫(xiě)。

　　5）案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確的揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷題名應(yīng)包括工程名稱、專業(yè)名稱、卷內(nèi)文件的內(nèi)容。

　　6）編制單位填寫(xiě)案卷內(nèi)文件的形成單位或主要責(zé)任者。

　　7）起止日期應(yīng)填寫(xiě)案卷內(nèi)全部文件的形成的起止日期。

　　8）保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種期限。各類文件的保管期限見(jiàn)現(xiàn)行《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》中附錄A的要求。考試&大&永久是指工程檔案需永久保存。長(zhǎng)期是指工程檔案的保存期等于該工程的使用壽命。短期是指工程檔案保存20年以下。同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該卷保管期限應(yīng)從長(zhǎng)。

　　9）工程檔案套數(shù)一般不少于2套，一套由建設(shè)單位保管，另一套原件要求移交當(dāng)?shù)爻墙n案管理部門(mén)保存，接受范圍規(guī)范規(guī)定可以各城市根據(jù)本地情況適當(dāng)拓寬和縮減，具體可向建設(shè)工程所在地城建檔案管理部門(mén)詢問(wèn)。

　　10）密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三種。同一案卷內(nèi)有不同密級(jí)的文件，應(yīng)以高密級(jí)為本卷密級(jí)。

　　（5）卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、卷內(nèi)封面應(yīng)采用70g以上白色書(shū)寫(xiě)紙制作，幅面統(tǒng)一采用A4幅面。