秘書職業化進程的障礙及其對策分析
發布時間：2010-01-20 共1頁
"秘書職業化"一個非常富有理論內涵和實踐價值的命題。秘書職業化問題是目前中國秘書界較為關注的問題之一，曾有專家呼吁，并發表文章專門討論這一問題，但是令我們無法改變的是，秘書職業化問題，依然未被提上日程，職業化進程緩慢。導致職業化進程緩慢的原因是多方面的，較為復雜。本文試圖對秘書職業化進程問題再分析，并提出相應對策，供大家討論。
一、傳統秘書觀念的秘書等級職務，等同于領導，而并非是一種終生職業。
在美國教育協會確立的職業化的標準中認為，職業化很重要的一點就是它應該屬于永久化的職業。在我們傳統觀念當中，對秘書的角色定位依然很大程度上影響著人們對秘書職業的看法。在傳統的觀念看來，秘書人員是 "領導"是"干部"，尤其是，傳統觀念的秘書，更多的是黨政機關、事業單位的秘書，這些秘書人員，在人們的眼中相當于未來的領導者，準官員。秘書的職業化色彩非常淡漠。作為企事業單位的大多數人員來講，他們也不是把自己所從事的秘書工作，當作終身所追求和獻身的職業，而是等待機會脫離秘書這一職業，等待升官。秘書崗位不過是向領導職務過渡的一個跳板，秘書的發展空間很小。
在美國，秘書這個職業則是越老越吃香。比爾·蓋茨在創業之初就聘請了42歲的女秘書露寶，她為比爾·蓋茨微軟帝國的創建立下了汗馬功勞。露寶穩重細致，幾乎成為公司的靈魂人物，她和蓋茨的無間配合成為微軟公司一道獨特的風景。在美國的大公司里，很難看到年輕的女秘書，越是級別高的部門，秘書的年齡就越大，多是４０多歲、有教養、有經驗的職業女性。從公司用人的角度來看，隨著年齡增長，女性縝密、周到的優點就越發突出，她們比年輕人更善于應變周旋，也更有耐心，用"長袖善舞"來形容一點都不為過。通常一個成功的秘書是沒有年齡上限的，干一輩子都沒有問題。
此外，秘書人員承載的社會和職業使命與行政官員相同的地方太多而相異的地方大少。秘書職業與其他任何職業一樣，盡職盡份、理想崇高，是自己安身立命、興旺發達的根基所在;在人們眼里，秘書的工作太簡單、太程式化，似乎可歸納為 "收發打存"，更被人們普遍認為是吃 "青春飯"。一位女性在秘書職位干上一年兩年，即便在很好的外企公司，她也會千方百計地要求轉工，要么做人事、行政，要么做市場、銷售，去實現別人眼中的人生價值。所以在中國的外企公司里，能找到一個從事秘書工作3年以上的職業秘書己經很難了，傳統觀念阻礙中國女性把自己培養成為職業秘書。
二、職業物質保障的薄弱。
秘書人員的主要流向在黨政機關、企事業單位和社會團體，以及小型私人企業和私人秘書，不管進入哪個單位，秘書人員的工資待遇和相應的福利都相對較低，而且來自職業內外的壓力也常常很大，影響秘書人員升遷的非職業性因素復雜，比如人際關系等，由此導致秘書職業的風險系數偏高，缺乏一定的穩定因素，高薪秘書的人數比例相對其它行業較低，職業性的獎勵性項目相對較少，對秘書工作的經濟上吸引力和刺激力很小，經濟保障的動力整體減弱。由此而導致真正的秘書人員無法安心秘書工作，導致利用和領導的特殊關系，而獲得非法收入。李真腐敗事件充分說明了秘書人員的待遇較低是引發秘書人員腐敗的因素之一。秘書職業化后，秘書人員相應的勞動報酬有待改善，以職業化的方式來推進經濟收益。職業化要求提高秘書人員的待遇，而這應該以分化和同質化為前提，這是一個動態實現的過程。待遇提高后，就會產生一種品質上自我凈化和提升的機制，社會有這個要求，職業內部也有這個要求，這是自然而然的事。而制度上的可確定性就變成了生活中成本與收益、風險與機會的可預計性，類似行為能夠得到類似對待。波斯納說過，對經濟利益的追求，未必只會導致利欲熏心，它也可能使得一個職業追求良好的行為和"產品"。美國秘書的收入盡管因行業、地區等因素存在差異，但是總體水平卻高出很多其他職業。從地區來看，南部城市秘書收人普遍較低，而北部及西部城市較高。從行業看，運輸、司法及公共服務業秘書收入較高，而貿易、金融及房地產業的秘書收入較低。一般而言，行政秘書的平均年薪為3·1萬美元，而司法秘書的收入可高達3·4萬美元。至于政府秘書，根據２００１年的統計，在聯邦政府工作的秘書起薪為1·7萬美元，平均年薪為3．3萬美元。物質保障的健全，使美國的秘書隊伍比任何一個職業隊伍都更龐大。而反觀我國的現實情況，盡管今年的4月27日是 "國際秘書節"，而根據智聯招聘網和新浪伊人風采頻道的聯合調查顯示，秘書們在秘書節里會照常上班的多達82.75%;將得到休假獎勵的只有7·14%，得到老板或同事恭賀的只有5.47%;有幸得到獎金/獎品的只有4·64%。將近5000名調查參與者中有43%的人不知道這個節月;30·19%的人認為秘書節的設置恰恰說明了秘書的待遇是不公平的。這項調查充分說明了秘書職業物質保障的缺乏。
以職業化的方式來推進經濟收益。秘書職業化以后,通過建立秘書任職資格標準體系，可將秘書分成若千級別，每個級別對秘書都有明確的要求，根據不同的秘書級別享受相應的待遇。
三、秘書職業社會聲望的缺失。
在傳統的秘書觀念當中，秘書不過是收收發發、抄抄寫寫的簡單勞動，是一種青春飯荷花瓶職業;秘書要兩袖清風，一貧如洗;秘書人員要做老黃牛，默默無聞;;淡泊名利。然而在今天這個市場經濟條件下，這種觀念需要改進，提倡秘書人員要淡泊名利，無可厚非，但是要實現秘書的職業化，給與秘書人員相應的名利是必要的。任何職業，都是社會需求滿足的一種表現。都具有交換價值，即使是公益事業，也應該給與相應的知名度和美譽度。秘書職業是非常典型的社會行為，正如其他職業一樣，秘書職業也應該享有和其他職業一樣的知名度和美譽度。從事秘書職業的人員既然付出了職業化的勞動，就應該享有適當的、與付出成正比的名譽上的回報。當前的社會環境雖然對秘書職業化有了一定程度的理解、認識，社會制度和經濟政策對秘書職業化有了一定的推動，但是從事秘書職業難求名利依然是一個問題。調查表明，很多人不愿意從事秘書這個行業。這是導致秘書職業進程緩慢的又一個動力因素。美國是個職業化程度很高的國家，秘書也毫無例外地實現了高度職業化。在美國，秘書是個既嚴肅又體面的職業，不僅從業者眾多，而且很受尊重。據美國勞工部統計局的數據，目前，美國全國秘書從業者約為300萬，秘書是美國從業人數最多的行業之一。為了肯定秘書的貢獻，1952年經兩位美國資探秘書提議，美國宣布設立秘書周和秘書日。1955年，正式將秘書周定在每年4月份的最后一個星期，而這周的星期三為秘書日。每年的秘書節，美國總統都會致信祝賀。秘書節一到，貿易公司的羅伯特先生除了要給公司所有的秘書放假外，還會送上鮮花和賀卡表示慰問。另外，他還鼓勵每一位秘書的直屬上司加送一份額外的禮物，因為他自己每年都會給貼身秘書送上一包上等的咖啡或有異國風味的坐墊來表達感激之情，這是對秘書職業的尊重和認可。
四、可操作性模式的缺乏。
秘書職業化問題是具體的，而不是抽象的理論，不能局限于理論框架的構建，而更應該建立一些可操作的實踐模式。從學理的角度上講，秘書職業化乃是理論之必然，從實踐的層面上講，秘書職業化卻缺乏成功的模式和標準，秘書職業化的道路缺乏可資借鑒的實踐依據。人們的保守心態在成功模式和可操作實踐出現之前，顯得更為突出。希望通過時間來檢驗職業化的可行性，盡管相關部門和研究人員已經看到秘書職業的光明前景，但是無論是秘書理論界、秘書從業者，還是國家勞動和社會保障部門，在促進社會其它相應部門、環節的同步配合上，在具體的運作上，在政策的支持上，缺乏示范性和應有的力度，由此而導致人們對秘書職業化的感性認識上的滯后與迷茫。中國社會的秘書職業如何體現中國自己的特點，這個問題實際上是可以分解地加以回答的。所謂的中國特色，它應該是一種實踐的感覺，是一個不斷界定、不斷定義的一個過程。當然秘書職業化的理論，它是西方來的，西方的理論在一定程度上是對西方的經驗的一種總結和升華。而秘書職業化實踐，更要去西方取經，然而令我們不能回避的問題時，我們不知道依照這樣的一套現成的理論和實踐往前推進是否就能夠有效地解決中國的問題。秘書職業化過程很大程度上依賴于整個國家和社會的支持，我在研究秘書職業化的"中國語境"時，的確比較多地考慮了向現實妥協。而目前符合中國秘書職業化特點的實踐，還尚未出現。象深圳華為公司，這樣能夠接近秘書職業化的實踐目前還是鳳毛麟角。目前，秘書職業化的大趨勢，呼喚更多類似華為的秘書職業行為模式的出現。而符合目前中國秘書實際情況的可以借鑒的模式，目前基本上一片空白，由此造成了人們的一種觀望的態度。沒人敢去下決心"吃螃蟹"。缺乏科學的定量方法及切實可行的指標體系，秘書職業化執行過程中必然存在著很多的困難。
導致秘書職業化進程緩慢的因素還有很多，如秘書學科缺乏系統而明確的知識體系，高等院校秘書專業面臨萎縮等。客觀上，目前不少企業組織規模很小，企業組織扁平化情況越來越嚴重，職能劃分的變化使企業中的秘書人員很難再有大的職位提升，對此本文就不再詳述。基于對秘書職業化進程緩慢的原因分析，筆者認為，加速秘書職業化進程必須通過以下幾個途徑：
完善秘書行業的準入制度，提高秘書人員的職業能力——嚴格職業準入
秘書職業化的核心是素質和能力的專業化;專業化是職業化的基礎。由于秘書的選拔程序不規范，造成領導者可以隨意任用秘書，致使秘書人員素質高低差距很大，工作質量不穩定，腐敗現象屢反不止。職業的準人，最重要的是看專業水平是否符合秘書職業的要求，是否具有必要的職業訓練。我國目前對秘書選拔的法律依據主要是1999年10月國務院頒布的《國家公務員暫行條例》、1997年8月勞動部頒發的《秘書職業技能》以及《國家職業教育技能鑒定規范 (秘書)》等行政法規。但這些規定并沒有對秘書的工作性質、任職資格等作出具體的規定，使得秘書的任職資格和工作性質不明確;又加上社會對秘書專業認識不足，導致了秘書的選拔極不規范。例如，在專業方面從秘書專業到"相關專業"，甚至沒有專業要求;在學歷方面從高中生到碩士生。因此，至今還有很多從事秘書工作的人根本沒有接受過秘書專業教育。而秘書專業要求不高的結果，是使秘書工作質量總體水平偏低。秘書工作質量的低下，嚴重阻礙了秘書的職業進程。從事秘書工作的人員從其工作性質來看，必須是具備相應的秘書職業技能的專業人員，與一般的從事國家行政管理的公務員相此有其特殊性。通過種種秘書職業化措施，使秘書成為一種專業化很高的職業。通過對秘書人員的行業準人制度的完善，提高整體的秘書人員的業務素質和職業能力，可以進一步促進秘書的職業化。我國目前有關部門已引進英國的憂LCCIEB及PETMAN秘書資格水平考試和美國IAAP”特許職業秘書"資格考試，目前國內在北京和上海等大城市已經設立了培訓點和考點。這些考試在國際上有較好的聲譽，但由于完全采用國外的標準，其適用范圍比較狹窄，目前主要應用于一些涉外單位。我國應該結合國內的實際情況,建立起與之相適應的秘書資格能力考核體系,這是秘書工作職業化的根本保證。對秘書資格考試可以參照我國的律師資格考試。秘書認證是秘書職業準人很重要的一部分,盡管認證并不能完全解決職業化的問題,確立秘書任職資格，秘書認證的內容、方法、效度、信度也很重要。所以我強調知識要更新，增加有用知識的數量，并吸收國際上的先進經驗和內容。職業標準不僅包括技術標準，還應包括與職業相關的非任職要求。同時，如何讓職業標準體現行為而不是知識，以及評價的方法也需要研究與完善。
秘書任職資格是指從事秘書活動的主體應具備的身份和條件。雖然過去不同的歷史時期，各國的各個具體任用秘書的機構對秘書的任職資格提出了不同的要求、標準和考核方法，但都是些"零散"的選考辦法，未能形成全社會統一的標尺，當社會進人高度發達的現代社會后，西方發達國家才率先對秘書任職資格實行了統一的認證制度，使秘書任職資格真正規范起來。我國也必須通過秘書任職資格準入制度加以規范，建立起秘書資格考試制度，提高職業壁壘。由國家指定的機構負責，制定全國統一的考核標準，每一年或二年進行一次考試，在全國范圍內儲備一批優秀的秘書人才，為秘書職業化奠定基礎。通過職業資格的準入，向社會論證其職業是獨特的，加大沒有進人這個職業的人對本職業的依賴。比如醫生、律師、注冊會計師就需要執照，就是質量的保證。職業壁壘越高，而使得職業供給有限，從業者從這個壁壘中得到的收益就越高。
有了一支職業秘書隊伍，建立嚴格的秘書選拔程序才有可能成為現實。選拔的方式和程序可以通過立法加以規范，領導者不能加以干涉。選拔和任用必須按法定程序進行，確保人才選拔的公開、公平、公正。這樣才能有效遏制不具備條件和資格的人憑借關系進入秘書隊伍，從而有效提高秘書隊伍的整體素質。
一、傳統秘書觀念的秘書等級職務，等同于領導，而并非是一種終生職業。
在美國教育協會確立的職業化的標準中認為，職業化很重要的一點就是它應該屬于永久化的職業。在我們傳統觀念當中，對秘書的角色定位依然很大程度上影響著人們對秘書職業的看法。在傳統的觀念看來，秘書人員是 "領導"是"干部"，尤其是，傳統觀念的秘書，更多的是黨政機關、事業單位的秘書，這些秘書人員，在人們的眼中相當于未來的領導者，準官員。秘書的職業化色彩非常淡漠。作為企事業單位的大多數人員來講，他們也不是把自己所從事的秘書工作，當作終身所追求和獻身的職業，而是等待機會脫離秘書這一職業，等待升官。秘書崗位不過是向領導職務過渡的一個跳板，秘書的發展空間很小。
在美國，秘書這個職業則是越老越吃香。比爾·蓋茨在創業之初就聘請了42歲的女秘書露寶，她為比爾·蓋茨微軟帝國的創建立下了汗馬功勞。露寶穩重細致，幾乎成為公司的靈魂人物，她和蓋茨的無間配合成為微軟公司一道獨特的風景。在美國的大公司里，很難看到年輕的女秘書，越是級別高的部門，秘書的年齡就越大，多是４０多歲、有教養、有經驗的職業女性。從公司用人的角度來看，隨著年齡增長，女性縝密、周到的優點就越發突出，她們比年輕人更善于應變周旋，也更有耐心，用"長袖善舞"來形容一點都不為過。通常一個成功的秘書是沒有年齡上限的，干一輩子都沒有問題。
此外，秘書人員承載的社會和職業使命與行政官員相同的地方太多而相異的地方大少。秘書職業與其他任何職業一樣，盡職盡份、理想崇高，是自己安身立命、興旺發達的根基所在;在人們眼里，秘書的工作太簡單、太程式化，似乎可歸納為 "收發打存"，更被人們普遍認為是吃 "青春飯"。一位女性在秘書職位干上一年兩年，即便在很好的外企公司，她也會千方百計地要求轉工，要么做人事、行政，要么做市場、銷售，去實現別人眼中的人生價值。所以在中國的外企公司里，能找到一個從事秘書工作3年以上的職業秘書己經很難了，傳統觀念阻礙中國女性把自己培養成為職業秘書。
二、職業物質保障的薄弱。
秘書人員的主要流向在黨政機關、企事業單位和社會團體，以及小型私人企業和私人秘書，不管進入哪個單位，秘書人員的工資待遇和相應的福利都相對較低，而且來自職業內外的壓力也常常很大，影響秘書人員升遷的非職業性因素復雜，比如人際關系等，由此導致秘書職業的風險系數偏高，缺乏一定的穩定因素，高薪秘書的人數比例相對其它行業較低，職業性的獎勵性項目相對較少，對秘書工作的經濟上吸引力和刺激力很小，經濟保障的動力整體減弱。由此而導致真正的秘書人員無法安心秘書工作，導致利用和領導的特殊關系，而獲得非法收入。李真腐敗事件充分說明了秘書人員的待遇較低是引發秘書人員腐敗的因素之一。秘書職業化后，秘書人員相應的勞動報酬有待改善，以職業化的方式來推進經濟收益。職業化要求提高秘書人員的待遇，而這應該以分化和同質化為前提，這是一個動態實現的過程。待遇提高后，就會產生一種品質上自我凈化和提升的機制，社會有這個要求，職業內部也有這個要求，這是自然而然的事。而制度上的可確定性就變成了生活中成本與收益、風險與機會的可預計性，類似行為能夠得到類似對待。波斯納說過，對經濟利益的追求，未必只會導致利欲熏心，它也可能使得一個職業追求良好的行為和"產品"。美國秘書的收入盡管因行業、地區等因素存在差異，但是總體水平卻高出很多其他職業。從地區來看，南部城市秘書收人普遍較低，而北部及西部城市較高。從行業看，運輸、司法及公共服務業秘書收入較高，而貿易、金融及房地產業的秘書收入較低。一般而言，行政秘書的平均年薪為3·1萬美元，而司法秘書的收入可高達3·4萬美元。至于政府秘書，根據２００１年的統計，在聯邦政府工作的秘書起薪為1·7萬美元，平均年薪為3．3萬美元。物質保障的健全，使美國的秘書隊伍比任何一個職業隊伍都更龐大。而反觀我國的現實情況，盡管今年的4月27日是 "國際秘書節"，而根據智聯招聘網和新浪伊人風采頻道的聯合調查顯示，秘書們在秘書節里會照常上班的多達82.75%;將得到休假獎勵的只有7·14%，得到老板或同事恭賀的只有5.47%;有幸得到獎金/獎品的只有4·64%。將近5000名調查參與者中有43%的人不知道這個節月;30·19%的人認為秘書節的設置恰恰說明了秘書的待遇是不公平的。這項調查充分說明了秘書職業物質保障的缺乏。
以職業化的方式來推進經濟收益。秘書職業化以后,通過建立秘書任職資格標準體系，可將秘書分成若千級別，每個級別對秘書都有明確的要求，根據不同的秘書級別享受相應的待遇。
三、秘書職業社會聲望的缺失。
在傳統的秘書觀念當中，秘書不過是收收發發、抄抄寫寫的簡單勞動，是一種青春飯荷花瓶職業;秘書要兩袖清風，一貧如洗;秘書人員要做老黃牛，默默無聞;;淡泊名利。然而在今天這個市場經濟條件下，這種觀念需要改進，提倡秘書人員要淡泊名利，無可厚非，但是要實現秘書的職業化，給與秘書人員相應的名利是必要的。任何職業，都是社會需求滿足的一種表現。都具有交換價值，即使是公益事業，也應該給與相應的知名度和美譽度。秘書職業是非常典型的社會行為，正如其他職業一樣，秘書職業也應該享有和其他職業一樣的知名度和美譽度。從事秘書職業的人員既然付出了職業化的勞動，就應該享有適當的、與付出成正比的名譽上的回報。當前的社會環境雖然對秘書職業化有了一定程度的理解、認識，社會制度和經濟政策對秘書職業化有了一定的推動，但是從事秘書職業難求名利依然是一個問題。調查表明，很多人不愿意從事秘書這個行業。這是導致秘書職業進程緩慢的又一個動力因素。美國是個職業化程度很高的國家，秘書也毫無例外地實現了高度職業化。在美國，秘書是個既嚴肅又體面的職業，不僅從業者眾多，而且很受尊重。據美國勞工部統計局的數據，目前，美國全國秘書從業者約為300萬，秘書是美國從業人數最多的行業之一。為了肯定秘書的貢獻，1952年經兩位美國資探秘書提議，美國宣布設立秘書周和秘書日。1955年，正式將秘書周定在每年4月份的最后一個星期，而這周的星期三為秘書日。每年的秘書節，美國總統都會致信祝賀。秘書節一到，貿易公司的羅伯特先生除了要給公司所有的秘書放假外，還會送上鮮花和賀卡表示慰問。另外，他還鼓勵每一位秘書的直屬上司加送一份額外的禮物，因為他自己每年都會給貼身秘書送上一包上等的咖啡或有異國風味的坐墊來表達感激之情，這是對秘書職業的尊重和認可。
四、可操作性模式的缺乏。
秘書職業化問題是具體的，而不是抽象的理論，不能局限于理論框架的構建，而更應該建立一些可操作的實踐模式。從學理的角度上講，秘書職業化乃是理論之必然，從實踐的層面上講，秘書職業化卻缺乏成功的模式和標準，秘書職業化的道路缺乏可資借鑒的實踐依據。人們的保守心態在成功模式和可操作實踐出現之前，顯得更為突出。希望通過時間來檢驗職業化的可行性，盡管相關部門和研究人員已經看到秘書職業的光明前景，但是無論是秘書理論界、秘書從業者，還是國家勞動和社會保障部門，在促進社會其它相應部門、環節的同步配合上，在具體的運作上，在政策的支持上，缺乏示范性和應有的力度，由此而導致人們對秘書職業化的感性認識上的滯后與迷茫。中國社會的秘書職業如何體現中國自己的特點，這個問題實際上是可以分解地加以回答的。所謂的中國特色，它應該是一種實踐的感覺，是一個不斷界定、不斷定義的一個過程。當然秘書職業化的理論，它是西方來的，西方的理論在一定程度上是對西方的經驗的一種總結和升華。而秘書職業化實踐，更要去西方取經，然而令我們不能回避的問題時，我們不知道依照這樣的一套現成的理論和實踐往前推進是否就能夠有效地解決中國的問題。秘書職業化過程很大程度上依賴于整個國家和社會的支持，我在研究秘書職業化的"中國語境"時，的確比較多地考慮了向現實妥協。而目前符合中國秘書職業化特點的實踐，還尚未出現。象深圳華為公司，這樣能夠接近秘書職業化的實踐目前還是鳳毛麟角。目前，秘書職業化的大趨勢，呼喚更多類似華為的秘書職業行為模式的出現。而符合目前中國秘書實際情況的可以借鑒的模式，目前基本上一片空白，由此造成了人們的一種觀望的態度。沒人敢去下決心"吃螃蟹"。缺乏科學的定量方法及切實可行的指標體系，秘書職業化執行過程中必然存在著很多的困難。
導致秘書職業化進程緩慢的因素還有很多，如秘書學科缺乏系統而明確的知識體系，高等院校秘書專業面臨萎縮等。客觀上，目前不少企業組織規模很小，企業組織扁平化情況越來越嚴重，職能劃分的變化使企業中的秘書人員很難再有大的職位提升，對此本文就不再詳述。基于對秘書職業化進程緩慢的原因分析，筆者認為，加速秘書職業化進程必須通過以下幾個途徑：
完善秘書行業的準入制度，提高秘書人員的職業能力——嚴格職業準入
秘書職業化的核心是素質和能力的專業化;專業化是職業化的基礎。由于秘書的選拔程序不規范，造成領導者可以隨意任用秘書，致使秘書人員素質高低差距很大，工作質量不穩定，腐敗現象屢反不止。職業的準人，最重要的是看專業水平是否符合秘書職業的要求，是否具有必要的職業訓練。我國目前對秘書選拔的法律依據主要是1999年10月國務院頒布的《國家公務員暫行條例》、1997年8月勞動部頒發的《秘書職業技能》以及《國家職業教育技能鑒定規范 (秘書)》等行政法規。但這些規定并沒有對秘書的工作性質、任職資格等作出具體的規定，使得秘書的任職資格和工作性質不明確;又加上社會對秘書專業認識不足，導致了秘書的選拔極不規范。例如，在專業方面從秘書專業到"相關專業"，甚至沒有專業要求;在學歷方面從高中生到碩士生。因此，至今還有很多從事秘書工作的人根本沒有接受過秘書專業教育。而秘書專業要求不高的結果，是使秘書工作質量總體水平偏低。秘書工作質量的低下，嚴重阻礙了秘書的職業進程。從事秘書工作的人員從其工作性質來看，必須是具備相應的秘書職業技能的專業人員，與一般的從事國家行政管理的公務員相此有其特殊性。通過種種秘書職業化措施，使秘書成為一種專業化很高的職業。通過對秘書人員的行業準人制度的完善，提高整體的秘書人員的業務素質和職業能力，可以進一步促進秘書的職業化。我國目前有關部門已引進英國的憂LCCIEB及PETMAN秘書資格水平考試和美國IAAP”特許職業秘書"資格考試，目前國內在北京和上海等大城市已經設立了培訓點和考點。這些考試在國際上有較好的聲譽，但由于完全采用國外的標準，其適用范圍比較狹窄，目前主要應用于一些涉外單位。我國應該結合國內的實際情況,建立起與之相適應的秘書資格能力考核體系,這是秘書工作職業化的根本保證。對秘書資格考試可以參照我國的律師資格考試。秘書認證是秘書職業準人很重要的一部分,盡管認證并不能完全解決職業化的問題,確立秘書任職資格，秘書認證的內容、方法、效度、信度也很重要。所以我強調知識要更新，增加有用知識的數量，并吸收國際上的先進經驗和內容。職業標準不僅包括技術標準，還應包括與職業相關的非任職要求。同時，如何讓職業標準體現行為而不是知識，以及評價的方法也需要研究與完善。
秘書任職資格是指從事秘書活動的主體應具備的身份和條件。雖然過去不同的歷史時期，各國的各個具體任用秘書的機構對秘書的任職資格提出了不同的要求、標準和考核方法，但都是些"零散"的選考辦法，未能形成全社會統一的標尺，當社會進人高度發達的現代社會后，西方發達國家才率先對秘書任職資格實行了統一的認證制度，使秘書任職資格真正規范起來。我國也必須通過秘書任職資格準入制度加以規范，建立起秘書資格考試制度，提高職業壁壘。由國家指定的機構負責，制定全國統一的考核標準，每一年或二年進行一次考試，在全國范圍內儲備一批優秀的秘書人才，為秘書職業化奠定基礎。通過職業資格的準入，向社會論證其職業是獨特的，加大沒有進人這個職業的人對本職業的依賴。比如醫生、律師、注冊會計師就需要執照，就是質量的保證。職業壁壘越高，而使得職業供給有限，從業者從這個壁壘中得到的收益就越高。
有了一支職業秘書隊伍，建立嚴格的秘書選拔程序才有可能成為現實。選拔的方式和程序可以通過立法加以規范，領導者不能加以干涉。選拔和任用必須按法定程序進行，確保人才選拔的公開、公平、公正。這樣才能有效遏制不具備條件和資格的人憑借關系進入秘書隊伍，從而有效提高秘書隊伍的整體素質。
