什么樣的憑證才算合法有效的憑證？
發布時間：2010-01-19 共1頁
合法、有效的憑證是會計核算的基礎，但在日常納稅申報過程中，不少企業財會人員反映對憑證的合法、有效性難以把握。
什么樣的憑證才合法有效按照現行會計制度的規定，以原始憑證為例，合法、有效的憑證必須符合以下條件：
（一）內容完整。包括憑證的名稱、填制日期、填制憑證單位名稱或填制人姓名、經辦人員簽名或者蓋章、接受憑證單位名稱、經濟業務內容、數量、單價和金額等。
（二）章印齊全。從外單位或個人取得的原始憑證，必須蓋有填制單位的公章、填制人員的簽名或者蓋章。自制原始憑證必須有經辦單位領導或其指定的人員簽名、蓋章。對外開出的原始憑證，必須加蓋本單位公章。
（三）填寫規范。凡填有大、小寫金額的原始憑證，大寫與小寫金額必須相符。購買實物的原始憑證，必須有驗收證明。支付款項的原始憑證，必須有收款單位和收款人的收款證明。
（四）用途明確。一式幾聯的原始憑證，應當注明各聯的用途，只能以一聯作為報銷憑證。一式幾聯的發票和收據，必須用雙面復寫紙（發票和收據本身具備復寫紙功能的除外）套寫，并連續編號。作廢時應當加蓋“作廢”戳記，連同存根一起保存，不得撕毀。
（五）手續完備。發生銷貨退回的，除填制退貨發票外，還必須有退貨驗收證明；退款時，必須取得對方的收款收據或者匯款銀行的憑證，不得以退貨發票代替收據。職工因公外出借款憑據必須附在記賬憑證之后，收回借款時，應當另開收據或者退還借據副本，不得退還借款原據。
（六）業務真實。上述各項要求均必須建立在經濟業務真實發生的基礎之上。
在會計核算方面，《會計法》第十四條明確規定，會計機構、會計人員必須按照國家統一的會計制度的規定對原始憑證進行審核，對不真實、不合法的原始憑證有權不予接受，并向單位負責人報告；對記載不準確、不完整的原始憑證予以退回，并要求按照國家統一的會計制度的規定更正、補充。
在稅收征管方面，《稅收征管法》第十九條規定，納稅人、扣繳義務人按照有關法律、行政法規和國務院財政、稅務主管部門的規定設置賬簿，根據合法、有效的憑證記賬，進行核算。《發票管理辦法》第二十一條要求，所有單位和從事生產、經營活動的個人在購買商品、接受服務以及從事其他經營活動支付款項，應當向收款方取得發票。對不符合規定的發票，不得作為財務報銷憑證，任何單位和個人有權拒收。由此可見，合法且有效的憑證是會計核算的基本要求。
合法有效的憑證分類合法、有效的憑證大致分為：票、表、證、單、書、據等。
1.票，如發票，是經濟生活中最重要、出現頻率最高的原始憑證。發票主要是指單位和個人在商品購銷活動中，提供或者接受勞務服務及其他經營活動中，購銷雙方證明其經濟業務發生及收付款項的書面憑證，是核算財務收支的法定憑證，是會計核算的原始憑據，還是相關部門進行審核、檢查的重要依據。大致可分為：
（1）專用發票。增值稅專用發票是增值稅制度改革的產物，僅限于增值稅一般納稅人領購或稅務機關代開使用。目前我國已經初步形成了增值稅專用發票鏈條。
（2）普通發票。普通發票主要分為貨物銷售普通發票、增值稅應稅勞務普通發票、營業稅應稅勞務發票等。不同的票種供不同的納稅人領購使用。
增值稅納稅人使用的普通發票主要有：工業企業產品銷售發票，材料銷售發票，加工產品、修理修配發票，商業零售、商業批發發票，農林牧水產品收購發票，廢舊物資收購發票，自來水公司水銷售專用發票以及臨時經營發票等。
營業稅納稅人使用的普通發票主要有：公路、內河貨物運輸發票，水路貨運結算發票，建筑業發票，餐飲業發票，服務業發票，國際貨物運輸代理發票，報關代理業專用發票，不動產銷售專用發票，醫療機構統一發票，租賃業發票，臨時經營發票等。
（3）專業發票。專業發票主要是指金融、保險企業的存貸、匯兌、轉賬憑證，保險憑證；郵政、電信企業的郵票、郵單、話務、電報收據；鐵路、民航企業和交通部門、公路等部門使用的發票等。專業發票具有專業性、特殊性，一般是壟斷行業使用的，有的雖經有關部門監制但并沒有加蓋監制章，有的并不監制，在日常經濟生活中要加以注意。
2.表，如《工資發放表》。《企業所得稅法》在工資核算方面，強調的是實際發生。因此，對《工資發放表》的真實性審核應著重在收款人簽字或銀行支付款項證明及勞動合同的確認上。對支付給我國境外的單位或個人的購貨款，一般是以支付購貨款單位或個人的簽收單為合法有效憑證。
5.書，如各種繳款書。主要有稅收繳款書、社會保險費專用繳款書、非稅收入一般繳款書等，是稅收、社會保險費、非稅收入支出的重要憑據。
6.據，如財政收據。財政收據是發票以外使用量較大的一種合法憑證，由財政部門監制，供行政事業單位及代收費單位收取各項規費時使用。如教育部門收取的教育勞務費、房地產開發企業代收費用等均開具行政事業性收據作為合法憑證。其他如房地產開發預收款憑據，是由地稅局監制，供房地產開發企業在收取開發產品預售收入（包括定金）開具正式發票前使用，其管理與房地產開發銷售發票一樣，必須按照《發票管理辦法》規定執行。
什么樣的憑證才合法有效按照現行會計制度的規定，以原始憑證為例，合法、有效的憑證必須符合以下條件：
（一）內容完整。包括憑證的名稱、填制日期、填制憑證單位名稱或填制人姓名、經辦人員簽名或者蓋章、接受憑證單位名稱、經濟業務內容、數量、單價和金額等。
（二）章印齊全。從外單位或個人取得的原始憑證，必須蓋有填制單位的公章、填制人員的簽名或者蓋章。自制原始憑證必須有經辦單位領導或其指定的人員簽名、蓋章。對外開出的原始憑證，必須加蓋本單位公章。
（三）填寫規范。凡填有大、小寫金額的原始憑證，大寫與小寫金額必須相符。購買實物的原始憑證，必須有驗收證明。支付款項的原始憑證，必須有收款單位和收款人的收款證明。
（四）用途明確。一式幾聯的原始憑證，應當注明各聯的用途，只能以一聯作為報銷憑證。一式幾聯的發票和收據，必須用雙面復寫紙（發票和收據本身具備復寫紙功能的除外）套寫，并連續編號。作廢時應當加蓋“作廢”戳記，連同存根一起保存，不得撕毀。
（五）手續完備。發生銷貨退回的，除填制退貨發票外，還必須有退貨驗收證明；退款時，必須取得對方的收款收據或者匯款銀行的憑證，不得以退貨發票代替收據。職工因公外出借款憑據必須附在記賬憑證之后，收回借款時，應當另開收據或者退還借據副本，不得退還借款原據。
（六）業務真實。上述各項要求均必須建立在經濟業務真實發生的基礎之上。
在會計核算方面，《會計法》第十四條明確規定，會計機構、會計人員必須按照國家統一的會計制度的規定對原始憑證進行審核，對不真實、不合法的原始憑證有權不予接受，并向單位負責人報告；對記載不準確、不完整的原始憑證予以退回，并要求按照國家統一的會計制度的規定更正、補充。
在稅收征管方面，《稅收征管法》第十九條規定，納稅人、扣繳義務人按照有關法律、行政法規和國務院財政、稅務主管部門的規定設置賬簿，根據合法、有效的憑證記賬，進行核算。《發票管理辦法》第二十一條要求，所有單位和從事生產、經營活動的個人在購買商品、接受服務以及從事其他經營活動支付款項，應當向收款方取得發票。對不符合規定的發票，不得作為財務報銷憑證，任何單位和個人有權拒收。由此可見，合法且有效的憑證是會計核算的基本要求。
合法有效的憑證分類合法、有效的憑證大致分為：票、表、證、單、書、據等。
1.票，如發票，是經濟生活中最重要、出現頻率最高的原始憑證。發票主要是指單位和個人在商品購銷活動中，提供或者接受勞務服務及其他經營活動中，購銷雙方證明其經濟業務發生及收付款項的書面憑證，是核算財務收支的法定憑證，是會計核算的原始憑據，還是相關部門進行審核、檢查的重要依據。大致可分為：
（1）專用發票。增值稅專用發票是增值稅制度改革的產物，僅限于增值稅一般納稅人領購或稅務機關代開使用。目前我國已經初步形成了增值稅專用發票鏈條。
（2）普通發票。普通發票主要分為貨物銷售普通發票、增值稅應稅勞務普通發票、營業稅應稅勞務發票等。不同的票種供不同的納稅人領購使用。
增值稅納稅人使用的普通發票主要有：工業企業產品銷售發票，材料銷售發票，加工產品、修理修配發票，商業零售、商業批發發票，農林牧水產品收購發票，廢舊物資收購發票，自來水公司水銷售專用發票以及臨時經營發票等。
營業稅納稅人使用的普通發票主要有：公路、內河貨物運輸發票，水路貨運結算發票，建筑業發票，餐飲業發票，服務業發票，國際貨物運輸代理發票，報關代理業專用發票，不動產銷售專用發票，醫療機構統一發票，租賃業發票，臨時經營發票等。
（3）專業發票。專業發票主要是指金融、保險企業的存貸、匯兌、轉賬憑證，保險憑證；郵政、電信企業的郵票、郵單、話務、電報收據；鐵路、民航企業和交通部門、公路等部門使用的發票等。專業發票具有專業性、特殊性，一般是壟斷行業使用的，有的雖經有關部門監制但并沒有加蓋監制章，有的并不監制，在日常經濟生活中要加以注意。
2.表，如《工資發放表》。《企業所得稅法》在工資核算方面，強調的是實際發生。因此，對《工資發放表》的真實性審核應著重在收款人簽字或銀行支付款項證明及勞動合同的確認上。對支付給我國境外的單位或個人的購貨款，一般是以支付購貨款單位或個人的簽收單為合法有效憑證。
5.書，如各種繳款書。主要有稅收繳款書、社會保險費專用繳款書、非稅收入一般繳款書等，是稅收、社會保險費、非稅收入支出的重要憑據。
6.據，如財政收據。財政收據是發票以外使用量較大的一種合法憑證，由財政部門監制，供行政事業單位及代收費單位收取各項規費時使用。如教育部門收取的教育勞務費、房地產開發企業代收費用等均開具行政事業性收據作為合法憑證。其他如房地產開發預收款憑據，是由地稅局監制，供房地產開發企業在收取開發產品預售收入（包括定金）開具正式發票前使用，其管理與房地產開發銷售發票一樣，必須按照《發票管理辦法》規定執行。
