員工費用報銷流程及辦法
發布時間：2012-10-24 共1頁
一、報銷規定：
1.任何一種類型之請購及支出，包含物品設備請購、差旅費、車費、交際費等，必須于事件發生前依照“預算及費用之審核權限”規定取得權責人的書面核準。
2. 報銷人員必須取得完整真實、合法之原始憑證(發票之單位名稱必須是正確無誤（合富生化/合益信息/合康生物）)，由報銷人整齊地自行粘貼在A4紙大小之粘存單上，同類性質必須粘在一起。“請款單”和“費用及出差旅費報銷申請表”按原始憑證之交易發生時間分類詳細填寫，并自行編號以便參照。付款一般采用支票、轉賬及匯入員工賬戶等方式，經授權人員核準并經財務部復核通過，方可付款。
3. 報銷以“周”為單位，并附相關憑證，不得幾周憑證粘于一起，否則財務部將予以退單處理。當月發生的費用應盡量在當月報銷，最晚不得超過發生月份的次月，如逾期須經總經理書面批準，否則財務部將不予報銷。
4. 對于報銷時出現填寫或計算的錯誤，公司采取只減不加的方式，針對不寫小計數和總計數，報銷總額的20%將會被扣除；針對加總錯誤，差額部分的50%將會被扣除。
5. 簽名的規定：
① 所有員工在任何憑單上簽字，表示對該憑單所載事項以及金額完全同意，并已盡到誠實申報或認真審核之責。
② 所有簽名應同時附注日期，如不附注日期，當產生爭議時，未簽注日期之員工將承擔最不利之結果。
6. 財務復核結果視情況做下列處置：
① 退回報銷單(注明退回原因)。
② 剔除部分不合格、不合理、說明不全之金額后付款(附剔除原因)。
③ 要求報銷人員補充說明或補必要單證。
④ 交出納付（匯）款。
7. 每周匯員工報銷款一次，每月的最后一個周五不匯款。
8. 每周匯員工報銷款后，差異表會E-mail給各部門主管及秘書或助理，各位員工如有疑問可向各部門秘書或助理查詢。
9. 在報銷流程前，所有單據未齊備的，必須補齊手續后方可進入報銷流程。
二、報銷流程：
事先核準及事后報銷表單流程如下：
實物報銷：報銷條件為發票、驗收（入庫）單、采購單原件，三者缺一不可，特別情況為采購單帶支票提貨，請先填寫《公洽借款單》，經核準入賬后再開出支票，三日內繳回支票簽收之存根及發票、驗收單。
① 出 差：“出差(預算)申請書”→“費用及出差旅費報銷申請表”和“交通費用報銷單”(附已經核準之“出差（預算）申請書”)；銷售人員須另附《行動周報及時間分配表》。
② 交 際 費：“出差（預算）申請書(交際欄)” →“報銷請款單” 或“費用及出差旅費報銷申請表”(附已經核準之“出差預算申請書(交際欄)”)。
③ 車 費：“合富用車申請書”→“費用及出差旅費報銷申請表”和“交通費用報銷單”(出租車車費，附已經核準乘坐出租車之“合富用車申請書”)。
④ 驗收 單據：公司自用物品采購驗收，請填寫《事務用品驗收單》，生產，經營用存貨驗收，經IQC核驗后填寫《入庫單》。
⑤ “采購單”（如有借款，應附“公洽借款單” ）或“費用及出差旅費報銷申請表”（ 如有借款，應附“公洽借款單”；如有相關費用，應附“出差（預算）申請表” ）——部門主管——財務復核——財務長——總經理簽準——出納報銷。
三、途中交通費標準和說明：
標準：
① 員工出差或培訓應以最經濟、有效的方式到達目的地，員工出差乘坐交通工具的規定按車程時間限定標準：6小時以下乘坐硬座或長途汽車；6～8小時可乘坐硬臥；8～16小時可乘坐軟臥；16小時以上可乘坐飛機。員工超標申請特批乘坐飛機的，公司準予按上述規定標準報銷途中費用之外，最多再增加200元/次。
② 外地應聘者到上海總部來面試，由公司負責來往異地交通費用，如超過10小時以上，可報銷火車硬臥車票；如10小時以下，可報銷火車硬座費用。如需搭乘飛機，需事先經總經理核可預算申請。
員工因公出差（到常駐工作地之外地區工作），應事先填寫“出差預算申請書”（各地人員應傳真或電子郵件送至上海），詳細注明出差地點、準備搭乘交通工具及其它各項預計支出內容、金額；并依照審批權限核準后，方可作為報銷的必備附件交財務存檔。員工出差回來后應在一周內將合法的報銷單據整齊粘貼后，依核準權限核準后再交財務部；報銷費用如超過所申請的出差費用，應詳細說明理由并獲得總經理批準，否則，超過部分費用將不予報銷。
說明：
① 火車、長途汽車，應以火車、汽車票根為報銷依據。
② 員工遇規定以外的緊急公務必須搭乘飛機者，應事先填寫“定票單”，并報總經理批準，由公司相關人員統一訂票、購買、結賬，但員工必須在抵達目的地后一周內將票根交還給訂票經辦人員，并不得再報銷此費用。搭乘任何交通工具，必須盡量利用下班時間。
③ 出差期間，由于其它與工作無涉的事情所發生的費用，或由于員工本人的原因導致發生的額外費用（如退票費等），一律由該員工本人承擔。
④ 已參加公司商業意外保險的員工，不得再另外報銷飛機意外保險。
四、市內交通費用標準和說明：
標準：
① 凡從事銷售、業務、維修等經常公出工作的員工，經部門經理批準日常工作所需的交通費可以選取以下方法之一：
a) 據實報銷：憑公交車票據實全額報銷，憑出租車票按本辦法第3 點規定限額報銷出租車票。
b) 定額報銷： 在上海由公司行政管理人員每月集中購買與報銷最高限額每人每月200元的當地公共交通卡，領卡者在當月內不得再報銷任何市內交通費。
② 除銷售、維修、業務之外的部門員工的出租車票報銷標準，公交車票可據實全額報銷。出租車費依本辦法第3點規定執行。
③ 員工在常駐工作當地公出，單次可以乘坐的出租車路程以單次最高車費為15元為限（從出發地到目的地單程最高只能報銷出租車費15元，而不是單張票據最高只能報銷出租車費15元），深夜（22：00以后，6：00前）允許單次報銷50元為限。
④ 員工異地出差，在出差目的城市內允許在出差預算批準范圍內報銷出租車費。一般不允許報銷兩個城市間的跨市出租車費。
⑤ 公司個人汽車、摩托車報銷規定。 企業定。
