公文的文面、用紙、排印、裝訂格式
發布時間：2010-01-20 共2頁
公文格式，一般由公文的文面格式、用紙格式和排印裝訂格式3部分組成。
（一）公文的文面格式
公文文面格式是指公文中各要素（各組成部分）的搭配、排列和標識規則，包括版面安排、字體型號、各要素的標識排序等。目前，各類機關的通用公文的格式大體相同。黨政機關通用公文的文面格式由版頭、份號、密級、保密期限、發往地址、緊急程度、發文字號、簽發人、收發報序號、公文標題、主送機關、正文、附件名稱（附件說明）、發文機關署名、成文日期、印章、印發傳達范圍（附注）、附件、主題詞、抄送機關、印制版記21個要素組成。這21個要素按其所在的位置，又可分成眉首（文頭）部分（前9個要素）、主體部分（中間9個要素）、版記（文尾）部分（最后3個要素）。
眉首部分，位于公文首頁上部，一般占整個頁面的1/3左右。黨的機關用特定版頭制發的公文，眉首部分與主體部分用兩條各長60.5mm、寬0.7mm的紅色橫線中間加2號實體五角星隔開；行政機關的公文用一條長159mm、寬0.7mm的紅色橫線隔開，中間沒有五角星；用電報傳送的公文，眉首部分與主體部分用兩條平行的黑色橫線（密碼電報為紅色）隔開。用A4型公文紙，國家標準規定上報公文的眉首部分占55.89%，即166毫米。
主體部分位于眉首部分以下，版記部分之上。
版記部分位于公文最后一頁下端，其中，印制版記包括印發機關、印發時間和印發份數3項內容（行政機關的公文只有前兩項內容）。
1．版頭
版頭，又叫發文機關標識，即人們通常所稱的“紅頭”。版頭是特定的、法定的、專用的，象征著領導機關的權威，起到增加公文莊重色彩和嚴肅性，識別發文機關、公文級別、重要程度，以引起受文者注意的作用。不同的機關，不能共用版頭，但規格樣式是相同的，只是表示的發文機關不同。
黨的機關公文版頭的主要形式有兩種：一種由發文機關全稱或規范化簡稱加“文件”二字組成，例如，“中共益陽市資陽區委文件”；一種由發文機關全稱或規范化簡稱加圓括號標注文種組成，例如，“中國共產黨益陽市資陽區委員會（通知）”。版頭字居中排印在公文首面上部，一般用長牟體字或長宋體字套紅印制，每個字的長度在15—22毫米之間，寬度根據字數多少確定，但都要小于“中共中央文件”字樣。版頭字、五角星與橫隔線應美觀、莊重、大方。版頭一經確定，必須長期固定使用，一般情況下不作變動，更不得隨意變動。
黨的機關使用公文版頭應注意4個問題：一是以黨委或以黨委辦公室名義制發的公文，分別應與版頭一致，即黨委的文件使用黨委文件的版頭，黨委辦公室的文件使用黨委辦公室文件的版頭，兩者不能混淆；二是發文字號特別是發文機關代字與對應的版頭應一致，如“益資發”用“中共益陽市資陽區委文件”的版頭，“益資委”、“益資委干”用“中國共產黨益陽市資陽區委員會（××）”版頭；三是版頭圓括號中標注的文種應與標題中的文種和最后一個主題詞一致，即三者同一；四是黨委、黨委辦公室與其他任何一個同級機關聯合行文，均只用黨委或黨委辦公室的公文版頭。這是由黨的機關的領導地位決定的。
發文機關全稱應以批準該機關成立的文件核定的名稱為準；規范化簡稱應由該機關的上級機關規定，由本機關自定的，一定要明示其他機關，不能只是自己使用而別人不認同。
2．份號
份號，即份數序號，是同一件公文印制份數的順序號。在黨的機關，用特定版頭印發的秘密公文均應標注份號，不是用特定版頭印制的秘密公文，有條件的也應標注份號。份號從NO.000001號開始，用6位阿拉伯數字標注于公文首頁左上角。
秘密公文印制份號的目的是：便于對秘密公文進行管理和利用。凡是秘密公文，一定要做好保密工作，防止失泄密事件發生。
3—4．密級與保密期限
密級，即公文的秘密等級。公文中的密級分為絕密、機密、秘密3個等級。秘密可劃分為國家秘密和商業秘密，其中，國家秘密劃分為絕密、機密、秘密3個等級，商業秘密劃分為“商業機密”、“商業秘密”2個等級。有秘密事項的公文應確定密級。用特定版頭印發的公文，密級用3號黑體字標注。黨的機關的公文，密級標注在份號下方，兩字之間空1字；行政機關的公文，密級標注在公文首頁右上角。如需同時標注秘密等級與保密期限，黨政機關的公文，都用3號黑體字頂格標注在版心右上角第1行，秘密等級中間不空格，并與保密期限之間用“★”隔開。比如：“機密★3年”。
5．緊急程度（等級）
緊急程度（等級），是對公文送達和辦理的時間要求。用特定版頭印制的公文辦理時間要求叫緊急程度，用電傳方式發布的公文辦理時間的要求叫等級。用特定版頭印制的黨的機關的緊急公文，分別標明“特急”、“加急”，用3號黑體字頂格標注于公文首頁版心右上角，兩字之間空1字；行政機關的緊急公文，分別標明“特急”、“急件”，用3號黑體字標注于公文首頁版心右上角第2行，如果該件公文無密級，則標注在第1行。
確定公文的緊急程度（等級）應實是求是，防止隨意性。
6．發文字號
發文字號是公文的代號，由發文機關代字、發文年度和發文順序號3部分組成，是每一個用特定版頭制發的公文不可缺少的重要組成部分。它起到便于識別公文、發文機關、發文年度和便于登記、管理、使用的作用。其中，發文機關代字由發文機關所在行政區（管轄地）地方代字、發文機關代字和公文類別代字3部分組成，有的可省略發文機關代字或公文類別代字，但發文機關所在行政區地方代字不能省略。例如，“益資發”，用“益資”做發文機關所在行政區代字，省略了發文機關代字“委”，“發”是文件類別字；“益資委”中的“委”是發文機關代字，即“中國共產黨益陽市資陽區委員會”，省略了文件類別代字。發文機關代字不能與同級機關的機關代字相同，例如，同級統戰部與統計局，不能都用“統”字做機關代字，應分別用“統戰”、“統計”做機關代字。發文年度和發文順序號用阿拉伯數字書寫，發文年度號標注在六角括號內。發文年度應標全稱，不能簡稱，例如，“〔2005〕”不能簡寫為“〔05〕”。發文順序號分年度從1號起，按公文的簽發時間的先后依次編號，不能跳號，不留有空號，不隨意編號，不編虛位（即“1”不編為“001”），不加“第”字。
使用發文字號，應注意3個問題：一是發文字號一經確定，應長期固定使用。二是聯合行文，一般只標注主辦機關的發文字號。三是用特定版頭印制的公文的發文字號，黨的機關的用4號仿宋體、行政機關的用3號仿宋體字標注于版頭（發文機關標識）下空2行紅色橫隔線之上。下行文、平行文的居中標注；上行文的標注于左側，與右側的“簽發人”對稱，左右邊各空1字排印。
7．簽發人
上報公文（主要指請示、報告）應標注簽發人姓名，平行排列于發文字號右側。發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字；簽發人由“簽發人”3字加全角冒號與簽發人姓名組成，標注于公文發文機關標識（版頭）下空2行紅色橫隔線之上。黨的機關的公文用4號仿宋體字標注。某些重要的公文有會簽人的，還應在簽發人右側用4號仿宋體字標注會簽人及其姓名。
上報公文標注簽發人的目的，是為了加強單位領導人對公文所負的責任，使之認真把好公文關。
標注公文簽發人應注意2個問題：一是聯合行文，有多個簽發人，一般是主辦單位簽發人姓名置于第1行，其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排，下移紅色橫隔線；會簽人的標注方法同簽發人。二是簽發人是指機關簽發公文的領導人中最高職務者。
8．標題
標題，一般由發文機關名稱（全稱或規范化簡稱）、公文主題和文種組成，位于紅色橫隔線下方空2行排印。主標題用2號小標宋體字，副標題用3號楷體字，居中排印。回行時應做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。公文的標題應準確簡要地概括公文的主要內容，做到規范、簡潔、無歧義。
在處理公文標題時應注意3個問題：一是聯合行文時各聯署機關名稱排序，一般情況下，主辦機關的名稱排在前面，其余依次排列。二是在有雙文種的公文（又叫復合性公文）中，應簡化標題。三是標題中一般不用除書名號以外的標點符號。
9．主送機關
主送機關，即主要受理公文的機關，應當用全稱，或規范化簡稱，或同類型機關統稱；在標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體字排印，回行時頂格；最后一個主送機關名稱之后用全角冒號。國家標準規定：“如主送機關過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送機關之上，標識方法同抄送。”
普發性公文，主送機關名稱用統稱，并做到規范、穩定。在黨政機關常用的公文中，只有通知、報告、請示、批復、議案、函6種公文標注主送機關；決議、決定、指示、命令（令）、意見、公報、公告、通告、規定、細則、會議紀要、工作要點12種公文不標注主送機關；通報可標注可不標注主送機關，即一般情況下不標注主送機關，但表彰先進、批評錯誤、通報人大和政協選舉結果，可標注主送機關。
10．正文
正文是公文的主體，用來表述公文的內容，位于主送機關下方；不標注主送機關的公文，正文位于成文日期下方。縣級及基層黨的機關不標注主送機關的公文，正文在標題之下空1行排印。數字、年份不能回行。
正文中的結構層次序數應準確掌握和使用，即：第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。常見的錯誤有：①第一層次用“（一）”；第三層次的“1.”寫成了“1、”，把小圓點寫成了頓號。②第一層次用“一、”，第二次用“（1）”，跳躍了兩級。在正文層次不多的情況下，第一級用“一、”，第二級可用“1.”，但不能用“（1）”。為簡化層次，正文中盡量不用多層次結構。
正文的排印只能用宋、黑、楷、仿宋4種字體，均用3號字印制。正文中只有一級小標題的，小標題用黑體字排印；有兩級小標題的，第一級小標題用黑體字排印，第二級小標題用楷體字排印；有多級小標題的，第一級小標題用小標宋體字排印，第二級小標題用黑體字排印，第三級小標題用楷體字排印，第四級小標題用仿宋體字排印。除小標題之外的正文文字，有雙文種的，第一文種的正文用3號楷體字排印，第二文種的正文用3號仿宋體字排印。
法規性公文的編、章、節的序號及標題居中排印，占兩行；非法規性公文的小標題的第一行與正文的每一個自然段的第一行左邊空兩個字排印，行距相同。獨立成段的小標題，末尾無標點符號；小標題之后接著排印正文的，末尾用句號。
（一）公文的文面格式
公文文面格式是指公文中各要素（各組成部分）的搭配、排列和標識規則，包括版面安排、字體型號、各要素的標識排序等。目前，各類機關的通用公文的格式大體相同。黨政機關通用公文的文面格式由版頭、份號、密級、保密期限、發往地址、緊急程度、發文字號、簽發人、收發報序號、公文標題、主送機關、正文、附件名稱（附件說明）、發文機關署名、成文日期、印章、印發傳達范圍（附注）、附件、主題詞、抄送機關、印制版記21個要素組成。這21個要素按其所在的位置，又可分成眉首（文頭）部分（前9個要素）、主體部分（中間9個要素）、版記（文尾）部分（最后3個要素）。
眉首部分，位于公文首頁上部，一般占整個頁面的1/3左右。黨的機關用特定版頭制發的公文，眉首部分與主體部分用兩條各長60.5mm、寬0.7mm的紅色橫線中間加2號實體五角星隔開；行政機關的公文用一條長159mm、寬0.7mm的紅色橫線隔開，中間沒有五角星；用電報傳送的公文，眉首部分與主體部分用兩條平行的黑色橫線（密碼電報為紅色）隔開。用A4型公文紙，國家標準規定上報公文的眉首部分占55.89%，即166毫米。
主體部分位于眉首部分以下，版記部分之上。
版記部分位于公文最后一頁下端，其中，印制版記包括印發機關、印發時間和印發份數3項內容（行政機關的公文只有前兩項內容）。
1．版頭
版頭，又叫發文機關標識，即人們通常所稱的“紅頭”。版頭是特定的、法定的、專用的，象征著領導機關的權威，起到增加公文莊重色彩和嚴肅性，識別發文機關、公文級別、重要程度，以引起受文者注意的作用。不同的機關，不能共用版頭，但規格樣式是相同的，只是表示的發文機關不同。
黨的機關公文版頭的主要形式有兩種：一種由發文機關全稱或規范化簡稱加“文件”二字組成，例如，“中共益陽市資陽區委文件”；一種由發文機關全稱或規范化簡稱加圓括號標注文種組成，例如，“中國共產黨益陽市資陽區委員會（通知）”。版頭字居中排印在公文首面上部，一般用長牟體字或長宋體字套紅印制，每個字的長度在15—22毫米之間，寬度根據字數多少確定，但都要小于“中共中央文件”字樣。版頭字、五角星與橫隔線應美觀、莊重、大方。版頭一經確定，必須長期固定使用，一般情況下不作變動，更不得隨意變動。
黨的機關使用公文版頭應注意4個問題：一是以黨委或以黨委辦公室名義制發的公文，分別應與版頭一致，即黨委的文件使用黨委文件的版頭，黨委辦公室的文件使用黨委辦公室文件的版頭，兩者不能混淆；二是發文字號特別是發文機關代字與對應的版頭應一致，如“益資發”用“中共益陽市資陽區委文件”的版頭，“益資委”、“益資委干”用“中國共產黨益陽市資陽區委員會（××）”版頭；三是版頭圓括號中標注的文種應與標題中的文種和最后一個主題詞一致，即三者同一；四是黨委、黨委辦公室與其他任何一個同級機關聯合行文，均只用黨委或黨委辦公室的公文版頭。這是由黨的機關的領導地位決定的。
發文機關全稱應以批準該機關成立的文件核定的名稱為準；規范化簡稱應由該機關的上級機關規定，由本機關自定的，一定要明示其他機關，不能只是自己使用而別人不認同。
2．份號
份號，即份數序號，是同一件公文印制份數的順序號。在黨的機關，用特定版頭印發的秘密公文均應標注份號，不是用特定版頭印制的秘密公文，有條件的也應標注份號。份號從NO.000001號開始，用6位阿拉伯數字標注于公文首頁左上角。
秘密公文印制份號的目的是：便于對秘密公文進行管理和利用。凡是秘密公文，一定要做好保密工作，防止失泄密事件發生。
3—4．密級與保密期限
密級，即公文的秘密等級。公文中的密級分為絕密、機密、秘密3個等級。秘密可劃分為國家秘密和商業秘密，其中，國家秘密劃分為絕密、機密、秘密3個等級，商業秘密劃分為“商業機密”、“商業秘密”2個等級。有秘密事項的公文應確定密級。用特定版頭印發的公文，密級用3號黑體字標注。黨的機關的公文，密級標注在份號下方，兩字之間空1字；行政機關的公文，密級標注在公文首頁右上角。如需同時標注秘密等級與保密期限，黨政機關的公文，都用3號黑體字頂格標注在版心右上角第1行，秘密等級中間不空格，并與保密期限之間用“★”隔開。比如：“機密★3年”。
5．緊急程度（等級）
緊急程度（等級），是對公文送達和辦理的時間要求。用特定版頭印制的公文辦理時間要求叫緊急程度，用電傳方式發布的公文辦理時間的要求叫等級。用特定版頭印制的黨的機關的緊急公文，分別標明“特急”、“加急”，用3號黑體字頂格標注于公文首頁版心右上角，兩字之間空1字；行政機關的緊急公文，分別標明“特急”、“急件”，用3號黑體字標注于公文首頁版心右上角第2行，如果該件公文無密級，則標注在第1行。
確定公文的緊急程度（等級）應實是求是，防止隨意性。
6．發文字號
發文字號是公文的代號，由發文機關代字、發文年度和發文順序號3部分組成，是每一個用特定版頭制發的公文不可缺少的重要組成部分。它起到便于識別公文、發文機關、發文年度和便于登記、管理、使用的作用。其中，發文機關代字由發文機關所在行政區（管轄地）地方代字、發文機關代字和公文類別代字3部分組成，有的可省略發文機關代字或公文類別代字，但發文機關所在行政區地方代字不能省略。例如，“益資發”，用“益資”做發文機關所在行政區代字，省略了發文機關代字“委”，“發”是文件類別字；“益資委”中的“委”是發文機關代字，即“中國共產黨益陽市資陽區委員會”，省略了文件類別代字。發文機關代字不能與同級機關的機關代字相同，例如，同級統戰部與統計局，不能都用“統”字做機關代字，應分別用“統戰”、“統計”做機關代字。發文年度和發文順序號用阿拉伯數字書寫，發文年度號標注在六角括號內。發文年度應標全稱，不能簡稱，例如，“〔2005〕”不能簡寫為“〔05〕”。發文順序號分年度從1號起，按公文的簽發時間的先后依次編號，不能跳號，不留有空號，不隨意編號，不編虛位（即“1”不編為“001”），不加“第”字。
使用發文字號，應注意3個問題：一是發文字號一經確定，應長期固定使用。二是聯合行文，一般只標注主辦機關的發文字號。三是用特定版頭印制的公文的發文字號，黨的機關的用4號仿宋體、行政機關的用3號仿宋體字標注于版頭（發文機關標識）下空2行紅色橫隔線之上。下行文、平行文的居中標注；上行文的標注于左側，與右側的“簽發人”對稱，左右邊各空1字排印。
7．簽發人
上報公文（主要指請示、報告）應標注簽發人姓名，平行排列于發文字號右側。發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字；簽發人由“簽發人”3字加全角冒號與簽發人姓名組成，標注于公文發文機關標識（版頭）下空2行紅色橫隔線之上。黨的機關的公文用4號仿宋體字標注。某些重要的公文有會簽人的，還應在簽發人右側用4號仿宋體字標注會簽人及其姓名。
上報公文標注簽發人的目的，是為了加強單位領導人對公文所負的責任，使之認真把好公文關。
標注公文簽發人應注意2個問題：一是聯合行文，有多個簽發人，一般是主辦單位簽發人姓名置于第1行，其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排，下移紅色橫隔線；會簽人的標注方法同簽發人。二是簽發人是指機關簽發公文的領導人中最高職務者。
8．標題
標題，一般由發文機關名稱（全稱或規范化簡稱）、公文主題和文種組成，位于紅色橫隔線下方空2行排印。主標題用2號小標宋體字，副標題用3號楷體字，居中排印。回行時應做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。公文的標題應準確簡要地概括公文的主要內容，做到規范、簡潔、無歧義。
在處理公文標題時應注意3個問題：一是聯合行文時各聯署機關名稱排序，一般情況下，主辦機關的名稱排在前面，其余依次排列。二是在有雙文種的公文（又叫復合性公文）中，應簡化標題。三是標題中一般不用除書名號以外的標點符號。
9．主送機關
主送機關，即主要受理公文的機關，應當用全稱，或規范化簡稱，或同類型機關統稱；在標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體字排印，回行時頂格；最后一個主送機關名稱之后用全角冒號。國家標準規定：“如主送機關過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送機關之上，標識方法同抄送。”
普發性公文，主送機關名稱用統稱，并做到規范、穩定。在黨政機關常用的公文中，只有通知、報告、請示、批復、議案、函6種公文標注主送機關；決議、決定、指示、命令（令）、意見、公報、公告、通告、規定、細則、會議紀要、工作要點12種公文不標注主送機關；通報可標注可不標注主送機關，即一般情況下不標注主送機關，但表彰先進、批評錯誤、通報人大和政協選舉結果，可標注主送機關。
10．正文
正文是公文的主體，用來表述公文的內容，位于主送機關下方；不標注主送機關的公文，正文位于成文日期下方。縣級及基層黨的機關不標注主送機關的公文，正文在標題之下空1行排印。數字、年份不能回行。
正文中的結構層次序數應準確掌握和使用，即：第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。常見的錯誤有：①第一層次用“（一）”；第三層次的“1.”寫成了“1、”，把小圓點寫成了頓號。②第一層次用“一、”，第二次用“（1）”，跳躍了兩級。在正文層次不多的情況下，第一級用“一、”，第二級可用“1.”，但不能用“（1）”。為簡化層次，正文中盡量不用多層次結構。
正文的排印只能用宋、黑、楷、仿宋4種字體，均用3號字印制。正文中只有一級小標題的，小標題用黑體字排印；有兩級小標題的，第一級小標題用黑體字排印，第二級小標題用楷體字排印；有多級小標題的，第一級小標題用小標宋體字排印，第二級小標題用黑體字排印，第三級小標題用楷體字排印，第四級小標題用仿宋體字排印。除小標題之外的正文文字，有雙文種的，第一文種的正文用3號楷體字排印，第二文種的正文用3號仿宋體字排印。
法規性公文的編、章、節的序號及標題居中排印，占兩行；非法規性公文的小標題的第一行與正文的每一個自然段的第一行左邊空兩個字排印，行距相同。獨立成段的小標題，末尾無標點符號；小標題之后接著排印正文的，末尾用句號。
