公文的文面、用紙、排印、裝訂格式
發布時間：2010-01-20 共2頁
11—12．附件及附件名稱
附件，是公文的組成部分，對主件正文起說明、注釋、補充、證實、參考等作用的文字材料或圖表，置于主件之后，另起一頁開始排印，并與主體裝訂在一起。
公文如有附件，應在正文之后、發文機關署名之前排印附件名稱。黨的機關的公文附件不空行、行政機關的公文附件空1行，左側空2字，用3號仿宋體字排印“附件”2字或“附”字，后面標全角冒號附件名稱。附件的序號（用阿拉伯數字）和名稱前后的標識應一致。
附件的首頁左上角頂格用3號黑體字排印“附件”2字及附件的順序號。僅一個附件的，不排附件的順序號。附件排印與公文主件排印的規格相同。附件是圖表的，其文字部分用3至5號字靈活處理。
如果附件與公文主件不能裝訂在一起的，例如，應填報的統計表等，應在附件的左上角第1行頂格標注公文的發文字號，并在其后標注附件（或帶順序號）。在這種情況下，公文主題詞與印制版記應標注在主件最后一頁的下端。附件與主件裝訂在一起的，公文主題詞與印制版記應標注在附件最后一頁的下端。
13．發文機關署名
發文機關署名，應當用全稱或規范化簡稱，位于正文之后的右下方。
黨的機關的公文，與正文的末行一般空兩行排印。不標注主送機關和不需加蓋發文機關印章的公文，正文之后不再署名。在縣級和基層黨的機關，公文印數較少，所發公文都要加蓋發文機關印章；對于在正文之后不需署名的文種，采取變通的形式，即在正文之后用3號字署名，以便于蓋章，但在正文之前仍不標注主送機關，只把印發傳達范圍由正文之后移至成文日期下一行排印。
行政機關的公文，單一機關和兩個機關的聯合行文不署名，3個以上機關聯合行文，應署名。署名時，將發文機關名稱排在成文日期和正文之間，主辦機關排在前面，每行最多排3個發文機關名稱，最后一排如余一個或兩個，均居中排印，以方便蓋章為標準。
14．成文日期
成文日期，一般以領導人最后簽發的日期為準；經會議討論通過的決議、決定等，以會議通過的日期為準；聯合行文，以最后簽發機關領導人的簽發日期為準。成文日期應當寫明年、月、日，年份不能簡寫。
黨的機關的公文成文日期用阿拉伯數字標注。有主送機關的文種，成文日期標注于發文機關署名右下方，低兩個字用3號仿宋體字排印；對于決定、決議、規定等不標注主送機關的公文，成文日期加括號用3號楷體字標注于標題之下居中位置。縣級及基層黨的機關發文，對于決定、決議、規定等不標注主送機關的公文，成文日期標注在發文機關署名右下方。
行政機關的公文成文日期用漢字標注，“零”寫“O”。單一機關行文，成文日期在正文之下一般空4行、右空4個字、用3號仿宋體字排印。聯合行文，將成文日期拉開，左右各空7個字排印；成文日期與正文的距離，從實際出發確定，以方便蓋章為準。
公文經領導人簽發后因故不能及時發文時，成文日期可請示簽發人重新確定，或由辦文者提出意見報領導確定。
15．印章
縣市區黨的機關和基層黨組織的公文，均應加蓋發文機關印章。聯合上報的公文，聯署機關都應當加蓋印章。
在行政機關，公文除“會議紀要”和以電報形式發出的以外，均應加蓋發文機關的印章。聯合上報的公文，由主辦機關加蓋印章；聯合下發的公文，發文機關都應當加蓋印章。
使用機關印章加蓋公文時，要認真、細致，使每一份公文的用印都能做到端正、清晰，印章用紅色。黨的機關的公文印章在發文機關署名的成文日期處，上沿不壓正文，下沿在成文日期之下。行政機關的單一機關行文，印章距正文2—4mm，居中壓成文日期。當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章的中心線壓在成文日期上。當聯合行文需加蓋兩個印章時，主辦機關在前，兩個印章均壓成文日期，互不相交或相切，相距不超過3mm。當聯合行文需加蓋3個以上印章時，每行最多排3個印章，主辦機關在前，印章蓋在發文機關署名處，兩端不得超出版心；最后一行如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標注成文日期。當公文排版后所乘空白處不能容下印章位置時，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不采取標識“此頁無正文”的方法解決。
縣市區黨的機關和基層黨組織制發的公文，對于不標注主送機關的文種，先改變其格式，然后才能在其署名和成文日期處加蓋印章。
16．印發傳達范圍（附注）
公文的印發傳達范圍（附注），用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標注在成文日期下一行，如果一行排不下，從第二行起可以頂格。
在黨的機關的公文中，這一要素叫印發傳達范圍。它一般用于普發性公文。對于有主送機關的公文，對印發傳達范圍另有要求的，在印發傳達范圍處加以說明；對于沒有主送機關的公文，起到標注主送機關的作用，并可對印發傳達范圍提出要求。
在《國家行政機關公文處理辦法》中這一要素叫附注，其作用同黨的機關的公文的印發傳達范圍，并可說明其他需要說明的事項。“請示”公文，在此處注明聯系人姓名和電話號碼。
印發傳達范圍的幾種形式應相對固定，做到規范化，以便準確及時地確定公文的印發份數。
17．主題詞
黨的機關的公文，公文主題詞按主題詞法標注，即按中共中央辦公廳秘書局編印的《公文主題詞表》（修訂本）標注，位于公文末頁下端抄送機關或印制版記上方；“主題詞”用3號黑體字頂格排印，后標注全角冒號；主題詞用3號書宋體字；一篇公文最多不超過10個主題詞。行政機關的公文，公文主題詞用分類標引法標注；“主題詞”用3號黑體字居左頂格標注，后標全角冒號；主題詞用3號小標宋體字；一篇公文最多不超過5個主題詞。
每個詞目之間空1字。一行排不完的，另起一行與一行主題詞的第一個字對齊排印。主題詞下方劃一條與公文滿行等長稍粗的橫線。
18．抄送機關
抄送機關，指除主送機關以外的其他需要告知公文內容（需要執行或知曉公文內容）的上級、下級和無隸屬關系的機關，應當用全稱或規范化簡稱、統稱。
用特定版頭（報頭）印制的公文，抄送機關名稱標注在印制版記上方，主題詞下方，并用橫線與主題詞和印制版記隔開，抄送機關名稱前標明“抄送”二字并加冒號。抄送機關名稱排列，按機關的大小和排列習慣依次進行排列，回行時與冒號后的抄送機關名稱對齊。黨的機關的公文，“抄送”2字頂格，用5號黑體字，后標全角冒號；抄送機關名稱用5號宋體字，中間可用頓號、逗號、分號；末尾不用標點符號。行政機關的公文，“抄送”2字與抄送機關名稱，都用3號仿宋體字，左空1字排印；抄送機關名稱之間用頓號隔開，末尾用句號；如主送機關移至主題詞之下，標注方法同抄送機關。
19．印制版記
印制版記是印制公文的標記，由公文印發機關名稱、印發日期和印制份數3部分組成，位于公文末頁主題詞或抄送機關名稱下方、頁碼上方，與公文頁碼不空行。黨的機關的公文，兩條橫線之間的左右側各空半個4號字，分別標注公文印發機關名稱和印發日期，底線下邊右側離字邊空兩個5號字，加圓括號用5號宋體字標注印制份數，即“（共印××份）”。
行政機關的公文，只有印發機關和印發時間，印發機關左空1字，印發時間右空1字，用3號仿宋體字排印。
印發時間都用阿拉伯數字，均以付印日期為準，年份不能簡寫。上行文的，印發日期后接著排印“印”字；下行文、平行文的，排印“印發”2字。
用特定版頭印發的公文的印發日期，必須在成文日期之后或與成文日期同一天。
翻印上級機關的公文，應把印發單位改為翻印單位，印發日期改為翻印日期，用圓括號標注共印××份。
（二）公文用紙格式
黨的機關的公文用紙幅面規格可采用16開型（長260毫米，寬184毫米），也可采用國際標準A4型（長297毫米，寬210毫米）。目前，我國黨的機關普遍采用16開型公文紙，也有部分單位使用國際標準A4型公文紙。如果使用國際標準A4型公文紙，應與本機關的上級機關的公文用紙格式一致，并通盤考慮，包括紙張、檔案卷皮、檔案柜等供應和配套問題，不能隨意改變或單獨改變公文用紙格式。公文用紙格式一經確定，必須長期固定使用。
《國家公正機關公文處理辦法》規定，從2001年1月1日起，國家行政機關的公文用紙，一般采用國際標準A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm。版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁碼）。
（三）公文排印、裝訂格式
《中國共產黨機關公文處理條例》明確規定：“公文的漢字從左至右橫排；少數民族文字按其書寫習慣排印。”用漢字排印公文，除版頭用長牟或長宋體字排印外，一般使用宋、楷、仿宋、黑4種字體。
《國家行政機關公文處理辦法》明確規定：“文字從左至右橫寫、橫排。在民族自治地方，可以并用漢字和通用的少數民族文字（按其習慣書寫、排版）。”行政機關的公文除發文機關標識、標題、主題詞目用小標宋體字，密級、保密期限、緊急程度、“主題詞”3字用黑體字，份數序號用2號全身黑正體字外，其余文字都是用3號仿宋體字。
用16開型公文紙排印公文，黨的機關的公文，正文一般每頁排20行，特殊情況，最多只能排22行，每行25個字。行政機關的公文，正文一般每頁排19行，每行25個字。
用國際標準A4公文紙排印公文，正文用3號仿宋體字，一般每頁排22行，每行排28個字。
特殊情況下，為了防止出現“此頁無正文”字樣，調整行距、字距時，每頁既可減少1行、每行可減少1-2個字，也可每頁增加1-2行、每行增加1-2個字。
公文要求雙面印刷，頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應達到色普所標BL100%，紅色油墨應達到色普Y80%，M80%。印刷品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。
公文頁碼用4號半角白體阿拉伯數字標注，置于版心下邊緣之下一行，數字左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。空白頁和空白頁以后的頁不標注頁碼。
公文裝訂與公文排印應一致，并考慮人們的閱讀習慣。根據不同裝訂方法的要求，分別用騎馬釘、平訂或膠粘，左側裝訂，不掉頁。
附件，是公文的組成部分，對主件正文起說明、注釋、補充、證實、參考等作用的文字材料或圖表，置于主件之后，另起一頁開始排印，并與主體裝訂在一起。
公文如有附件，應在正文之后、發文機關署名之前排印附件名稱。黨的機關的公文附件不空行、行政機關的公文附件空1行，左側空2字，用3號仿宋體字排印“附件”2字或“附”字，后面標全角冒號附件名稱。附件的序號（用阿拉伯數字）和名稱前后的標識應一致。
附件的首頁左上角頂格用3號黑體字排印“附件”2字及附件的順序號。僅一個附件的，不排附件的順序號。附件排印與公文主件排印的規格相同。附件是圖表的，其文字部分用3至5號字靈活處理。
如果附件與公文主件不能裝訂在一起的，例如，應填報的統計表等，應在附件的左上角第1行頂格標注公文的發文字號，并在其后標注附件（或帶順序號）。在這種情況下，公文主題詞與印制版記應標注在主件最后一頁的下端。附件與主件裝訂在一起的，公文主題詞與印制版記應標注在附件最后一頁的下端。
13．發文機關署名
發文機關署名，應當用全稱或規范化簡稱，位于正文之后的右下方。
黨的機關的公文，與正文的末行一般空兩行排印。不標注主送機關和不需加蓋發文機關印章的公文，正文之后不再署名。在縣級和基層黨的機關，公文印數較少，所發公文都要加蓋發文機關印章；對于在正文之后不需署名的文種，采取變通的形式，即在正文之后用3號字署名，以便于蓋章，但在正文之前仍不標注主送機關，只把印發傳達范圍由正文之后移至成文日期下一行排印。
行政機關的公文，單一機關和兩個機關的聯合行文不署名，3個以上機關聯合行文，應署名。署名時，將發文機關名稱排在成文日期和正文之間，主辦機關排在前面，每行最多排3個發文機關名稱，最后一排如余一個或兩個，均居中排印，以方便蓋章為標準。
14．成文日期
成文日期，一般以領導人最后簽發的日期為準；經會議討論通過的決議、決定等，以會議通過的日期為準；聯合行文，以最后簽發機關領導人的簽發日期為準。成文日期應當寫明年、月、日，年份不能簡寫。
黨的機關的公文成文日期用阿拉伯數字標注。有主送機關的文種，成文日期標注于發文機關署名右下方，低兩個字用3號仿宋體字排印；對于決定、決議、規定等不標注主送機關的公文，成文日期加括號用3號楷體字標注于標題之下居中位置。縣級及基層黨的機關發文，對于決定、決議、規定等不標注主送機關的公文，成文日期標注在發文機關署名右下方。
行政機關的公文成文日期用漢字標注，“零”寫“O”。單一機關行文，成文日期在正文之下一般空4行、右空4個字、用3號仿宋體字排印。聯合行文，將成文日期拉開，左右各空7個字排印；成文日期與正文的距離，從實際出發確定，以方便蓋章為準。
公文經領導人簽發后因故不能及時發文時，成文日期可請示簽發人重新確定，或由辦文者提出意見報領導確定。
15．印章
縣市區黨的機關和基層黨組織的公文，均應加蓋發文機關印章。聯合上報的公文，聯署機關都應當加蓋印章。
在行政機關，公文除“會議紀要”和以電報形式發出的以外，均應加蓋發文機關的印章。聯合上報的公文，由主辦機關加蓋印章；聯合下發的公文，發文機關都應當加蓋印章。
使用機關印章加蓋公文時，要認真、細致，使每一份公文的用印都能做到端正、清晰，印章用紅色。黨的機關的公文印章在發文機關署名的成文日期處，上沿不壓正文，下沿在成文日期之下。行政機關的單一機關行文，印章距正文2—4mm，居中壓成文日期。當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章的中心線壓在成文日期上。當聯合行文需加蓋兩個印章時，主辦機關在前，兩個印章均壓成文日期，互不相交或相切，相距不超過3mm。當聯合行文需加蓋3個以上印章時，每行最多排3個印章，主辦機關在前，印章蓋在發文機關署名處，兩端不得超出版心；最后一行如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標注成文日期。當公文排版后所乘空白處不能容下印章位置時，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不采取標識“此頁無正文”的方法解決。
縣市區黨的機關和基層黨組織制發的公文，對于不標注主送機關的文種，先改變其格式，然后才能在其署名和成文日期處加蓋印章。
16．印發傳達范圍（附注）
公文的印發傳達范圍（附注），用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標注在成文日期下一行，如果一行排不下，從第二行起可以頂格。
在黨的機關的公文中，這一要素叫印發傳達范圍。它一般用于普發性公文。對于有主送機關的公文，對印發傳達范圍另有要求的，在印發傳達范圍處加以說明；對于沒有主送機關的公文，起到標注主送機關的作用，并可對印發傳達范圍提出要求。
在《國家行政機關公文處理辦法》中這一要素叫附注，其作用同黨的機關的公文的印發傳達范圍，并可說明其他需要說明的事項。“請示”公文，在此處注明聯系人姓名和電話號碼。
印發傳達范圍的幾種形式應相對固定，做到規范化，以便準確及時地確定公文的印發份數。
17．主題詞
黨的機關的公文，公文主題詞按主題詞法標注，即按中共中央辦公廳秘書局編印的《公文主題詞表》（修訂本）標注，位于公文末頁下端抄送機關或印制版記上方；“主題詞”用3號黑體字頂格排印，后標注全角冒號；主題詞用3號書宋體字；一篇公文最多不超過10個主題詞。行政機關的公文，公文主題詞用分類標引法標注；“主題詞”用3號黑體字居左頂格標注，后標全角冒號；主題詞用3號小標宋體字；一篇公文最多不超過5個主題詞。
每個詞目之間空1字。一行排不完的，另起一行與一行主題詞的第一個字對齊排印。主題詞下方劃一條與公文滿行等長稍粗的橫線。
18．抄送機關
抄送機關，指除主送機關以外的其他需要告知公文內容（需要執行或知曉公文內容）的上級、下級和無隸屬關系的機關，應當用全稱或規范化簡稱、統稱。
用特定版頭（報頭）印制的公文，抄送機關名稱標注在印制版記上方，主題詞下方，并用橫線與主題詞和印制版記隔開，抄送機關名稱前標明“抄送”二字并加冒號。抄送機關名稱排列，按機關的大小和排列習慣依次進行排列，回行時與冒號后的抄送機關名稱對齊。黨的機關的公文，“抄送”2字頂格，用5號黑體字，后標全角冒號；抄送機關名稱用5號宋體字，中間可用頓號、逗號、分號；末尾不用標點符號。行政機關的公文，“抄送”2字與抄送機關名稱，都用3號仿宋體字，左空1字排印；抄送機關名稱之間用頓號隔開，末尾用句號；如主送機關移至主題詞之下，標注方法同抄送機關。
19．印制版記
印制版記是印制公文的標記，由公文印發機關名稱、印發日期和印制份數3部分組成，位于公文末頁主題詞或抄送機關名稱下方、頁碼上方，與公文頁碼不空行。黨的機關的公文，兩條橫線之間的左右側各空半個4號字，分別標注公文印發機關名稱和印發日期，底線下邊右側離字邊空兩個5號字，加圓括號用5號宋體字標注印制份數，即“（共印××份）”。
行政機關的公文，只有印發機關和印發時間，印發機關左空1字，印發時間右空1字，用3號仿宋體字排印。
印發時間都用阿拉伯數字，均以付印日期為準，年份不能簡寫。上行文的，印發日期后接著排印“印”字；下行文、平行文的，排印“印發”2字。
用特定版頭印發的公文的印發日期，必須在成文日期之后或與成文日期同一天。
翻印上級機關的公文，應把印發單位改為翻印單位，印發日期改為翻印日期，用圓括號標注共印××份。
（二）公文用紙格式
黨的機關的公文用紙幅面規格可采用16開型（長260毫米，寬184毫米），也可采用國際標準A4型（長297毫米，寬210毫米）。目前，我國黨的機關普遍采用16開型公文紙，也有部分單位使用國際標準A4型公文紙。如果使用國際標準A4型公文紙，應與本機關的上級機關的公文用紙格式一致，并通盤考慮，包括紙張、檔案卷皮、檔案柜等供應和配套問題，不能隨意改變或單獨改變公文用紙格式。公文用紙格式一經確定，必須長期固定使用。
《國家公正機關公文處理辦法》規定，從2001年1月1日起，國家行政機關的公文用紙，一般采用國際標準A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm。版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁碼）。
（三）公文排印、裝訂格式
《中國共產黨機關公文處理條例》明確規定：“公文的漢字從左至右橫排；少數民族文字按其書寫習慣排印。”用漢字排印公文，除版頭用長牟或長宋體字排印外，一般使用宋、楷、仿宋、黑4種字體。
《國家行政機關公文處理辦法》明確規定：“文字從左至右橫寫、橫排。在民族自治地方，可以并用漢字和通用的少數民族文字（按其習慣書寫、排版）。”行政機關的公文除發文機關標識、標題、主題詞目用小標宋體字，密級、保密期限、緊急程度、“主題詞”3字用黑體字，份數序號用2號全身黑正體字外，其余文字都是用3號仿宋體字。
用16開型公文紙排印公文，黨的機關的公文，正文一般每頁排20行，特殊情況，最多只能排22行，每行25個字。行政機關的公文，正文一般每頁排19行，每行25個字。
用國際標準A4公文紙排印公文，正文用3號仿宋體字，一般每頁排22行，每行排28個字。
特殊情況下，為了防止出現“此頁無正文”字樣，調整行距、字距時，每頁既可減少1行、每行可減少1-2個字，也可每頁增加1-2行、每行增加1-2個字。
公文要求雙面印刷，頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應達到色普所標BL100%，紅色油墨應達到色普Y80%，M80%。印刷品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。
公文頁碼用4號半角白體阿拉伯數字標注，置于版心下邊緣之下一行，數字左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。空白頁和空白頁以后的頁不標注頁碼。
公文裝訂與公文排印應一致，并考慮人們的閱讀習慣。根據不同裝訂方法的要求，分別用騎馬釘、平訂或膠粘，左側裝訂，不掉頁。
