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對質量體系文件的基本要求：
(1) 系統(tǒng)性
· 公司應對其質量體系中采用的全部要素、要求和規(guī)定，有系統(tǒng)、有條理地制訂成各項方針和程序；
· 所有的文件應按規(guī)定的方法編輯成冊；
· 各層次文件應分布合理；
(2) 協(xié)調性
體系文件的所有規(guī)定應與公司的其他管理規(guī)定相協(xié)調；
體系文件之間應相互協(xié)調、互相印證；
體系文件應與有關技術標準、規(guī)范相互協(xié)調；
應認真處理好各種接口，避免不協(xié)調或職責不清。
(3) 唯一性
對一個組織，其質量體系文件是唯一的；
通過清楚、準確、全面、簡單扼要的表達方式，實現(xiàn)唯一的理解；
決不許對同一事項的相互矛盾的不同的文件同時使用；
不同組織的文件可具有不同的風格。
(4) 適用性
遵循“最簡單、最易懂”原則編寫各類文件； 　　
所有文件的規(guī)定都應保證在實際工作中能完全做到；
追求“任何時候、任何部門都適用”的文件是荒謬的，不可能的；
編寫任何文件都應依據標準的要求和企業(yè)的現(xiàn)實；
發(fā)現(xiàn)了文件的不適合情況，應立即按規(guī)定程序修改。