設備監理師輔導：工程項目目標控制原理
發布時間：2010-01-14 共1頁
工程項目目標控制原理
控制是工程項目管理的重要職能之一。控制通常是指管理人員按照事先制定的計劃和標準，檢查和衡量被控對象在實施過程中所取得的成果，并采取有效措施糾正所發生的偏差，以保證計劃目標得以實現的管理活動。由此可見，實施控制的前提是確定合理的目標和制定科學的計劃，繼而進行組織設置和人員配備，并實施有效地領導。計劃一旦開始執行，就必須進行控制，以檢查計劃的實施情況。當發現實施過程有偏離時，應分析偏離計劃的原因，確定應采取的糾正措施，并采取糾正行動。在糾正偏差的行動中，繼續進行實施情況的檢查，如此循環，直至工程項目目標實現為止，從而形成一個反復循環的動態控制過程。
（一）控制的基本程序
在控制過程中，都要經過投入、轉換、反饋、對比、糾正等基本環節。如果缺少這些基本環節中的某一個，動態控制過程就不健全，就會降低控制的有效性。
1.投入
控制過程首先從投入開始。一項計劃能否順利地實現，基本條件是能否按計劃所要求的人力、材料、設備、機具、方法和信息等進行投入。計劃確定的資源數量、質量和投入的時間是保證計劃實施的基本條件，也是實現計劃目標的基本保障。因此，要使計劃能夠正常實施并達到預定目標，就應當保證將質量、數量符合計劃要求的資源按規定時間和地點投入到工程建設中。項目管理人員如果能把握住對“投入”的控制，也就把握住了控制的起點要素。
2.轉換
工程項目的實現總是要經由投入到產出的轉換過程。正是由于這樣的轉換，才使投入的人、財、物、方法、信息轉變為產出品，如設計圖紙、分項（分部）工程、單位工程，最終輸出完整的工程項目。在轉換過程中，計劃的執行往往會受到來自外部環境和內部系統多因素的干擾，造成實際進展情況偏離計劃軌道。而這類干擾往往是潛在的，未被人們所預料或人們無法預料的。同時，由于計劃本身不可避免地存在著程度不同的問題，因而造成實際輸出結果與期望輸出結果之間發生偏離。為此，項目管理人員應當做好“轉換”過程的控制工作：跟蹤了解工程實際進展情況，掌握工程轉換的第一手資料，為今后分析偏差原因、確定糾正措施提供可靠依據。同時，對于那些可以及時解決的問題，采取“即時控制”措施，及時糾正偏差，避免“積重難返”。
3.反饋
反饋是控制的基礎工作。對于一項即使認為制定得相當完善的計劃，項目管理人員也難以對其運行的結果有百分之百的把握。因為在計劃的實施過程中，實際情況的變化是絕對的，不變是相對的。每個變化都會對預定目標的實現帶來一定的影響。因此，項目管理人員必須在計劃與執行之間建立密切的聯系，及時捕捉工程進展信息并反饋給控制部門，為控制服務。
為使信息反饋能夠有效地配合控制的各項工作，使整個控制過程流暢地進行，需要設計信息反饋系統。它可以根據需要建立信息來源和供應程序，使每個控制和管理部門都能及時獲得所需要的信息。
4.對比
對比是將實際目標成果與計劃目標相比較，以確定是否有偏離。對比工作的第一步是收集工程實施成果并加以分類、歸納，形成與計劃目標相對應的目標值，以便進行比較。對比工作的第二步是對比較結果進行分析，判斷實際目標成果是否出現偏離。如果未發生偏離或所發生的偏離屬于允許范圍之內，則可以繼續按原計劃實施。如果發生的偏離超出允許的范圍，就需要采取措施予以糾正。
5.糾正
當出現實際目標成果偏離計劃目標的情況時，就需要采取措施加以糾正。如果是輕度偏離，通常可采用較簡單的措施進行糾偏。如果目標有較偏離時，則需要改變局部計劃才能使計劃目標得以實現。如果已經確定的計劃目標不能實現，那就需要重新確定目標，然后根據新目標制定新計劃，使工程在新的計劃狀態下運行。當然，最好的糾偏措施是把管理的各項職能結合起來，采取系統的辦法。這不僅需要在計劃上做文章，還要在組織、人員配備、領導等方面做文章。
總之，每一次控制循環結束都有可能使工程呈現出一種新的狀態，或者是重新修訂計劃，或者是重新調整目標，使其在這種新狀態下繼續開展。
（二）控制的類型
由于控制方式和方法的不同，控制可分為多種類型。例如，按照事物發展過程，控制可分為事前控制、事中控制、事后控制；按照是否形成閉合回路，控制可分為開環控制和閉環控制；按照糾正措施或控制信息的來源，控制可分為前饋控制和反饋控制。歸納起來，控制可分為兩類，即主動控制和被動控制。
1.主動控制
主動控制就是預先分析目標偏離的可能性，并擬訂和采取各項預防性措施，以使計劃目標得以實現。主動控制是一種面對未來的控制，它可以解決傳統控制過程中存在的時滯影響，盡最可能改變偏差已經成為事實的被動局面，從而使控制更為有效。
主動控制是一種前饋控制。當控制者根據已掌握的可靠信息預測出系統將要輸出偏離計劃的目標時，就制定糾正措施并向系統輸入，以便使系統的運行不發生偏離。主動控制又是一種事前控制，它必須在事情發生之前采取控制措施。
實施主動控制，可以采取以下措施：
1）詳細調查并分析研究外部環境條件，以確定影響目標實現和計劃實施的各種有利和不利因素，并將這些因素考慮到計劃和其他管理職能之中。
2）識別風險，努力將各種影響目標實現和計劃實施的潛在因素揭示出來，為風險分析和管理提供依據，并在計劃實施過程中做好風險管理工作。
3）用科學的方法制定計劃。做好計劃可行性分析，消除那些造成資源不可行、技術不可行、經濟不可行和財務不可行的各種錯誤和缺陷，保障工程的實施能夠有足夠的時間、空間、人力、物力和財力，并在此基礎上力求使計劃得到優化。事實上，計劃制定得越明確、完善，就越能設計出有效的控制系統，也就越能使控制產生更好的效果。
4）高質量地做好組織工作，使組織與目標和計劃高度一致，把目標控制的任務與管理職能落實到適當的機構和人員，做到職權與職責明確，使全體成員能夠通力協作，為共同實現目標而努力。
5）制定必要的備用方案，以對付可能出現的影響目標或計劃實現的情況。一旦發生這些情況，因有應急措施做保障，從而可以減少偏離量，或避免發生偏離。
6）計劃應有適當的松弛度，即“計劃應留有余地”。這樣，可以避免那些經常發生但又不可避免的干擾因素對計劃產生影響，減少“例外”情況產生的數量，從而使管理人員處于主動地位。
7）溝通信息流通渠道，加強信息收集、整理和研究工作，為預測工程未來發展狀況提供全面、及時、可靠的信息。
2.被動控制
被動控制是指當系統按計劃運行時，管理人員對計劃的實施進行跟蹤，將系統輸出的信息進行加工、整理，再傳遞給控制部門，使控制人員從中發現問題，找出偏差，尋求并確定解決問題和糾正偏差的方案，然后再回送給計劃實施系統付諸實施，使得計劃目標一旦出現偏離就能得以糾正。被動控制是一種反饋控制。對項目管理人員而言，被動控制仍然是一種積極的控制，也是一種十分重要的控制方式，而且是經常采用的控制方式。
被動控制可以采取以下措施：
（1）應用現代化管理方法和手段跟蹤、測試、檢查工程實施過程，發現異常情況，及時采取糾偏措施。
（2）明確項目管理組織中過程控制人員的職責，發現情況及時采取措施進行處理。
（3）建立有效的信息反饋系統，及時反饋偏離計劃目標值的情況，以便及時采取措施予以糾正。
3.主動控制與被動控制的關系
對項目管理人員而言，主動控制與被動控制都是實現項目目標所必須采用的控制方式。有效地控制是將主動控制與被動控制緊密地結合起來，力求加主動控制在控制過程中的比例，同時進行定期、連續的被動控制。只有如此，才能完成項目目標控制的根本任務。主動控制與被動控制的緊密結合。
控制是工程項目管理的重要職能之一。控制通常是指管理人員按照事先制定的計劃和標準，檢查和衡量被控對象在實施過程中所取得的成果，并采取有效措施糾正所發生的偏差，以保證計劃目標得以實現的管理活動。由此可見，實施控制的前提是確定合理的目標和制定科學的計劃，繼而進行組織設置和人員配備，并實施有效地領導。計劃一旦開始執行，就必須進行控制，以檢查計劃的實施情況。當發現實施過程有偏離時，應分析偏離計劃的原因，確定應采取的糾正措施，并采取糾正行動。在糾正偏差的行動中，繼續進行實施情況的檢查，如此循環，直至工程項目目標實現為止，從而形成一個反復循環的動態控制過程。
（一）控制的基本程序
在控制過程中，都要經過投入、轉換、反饋、對比、糾正等基本環節。如果缺少這些基本環節中的某一個，動態控制過程就不健全，就會降低控制的有效性。
1.投入
控制過程首先從投入開始。一項計劃能否順利地實現，基本條件是能否按計劃所要求的人力、材料、設備、機具、方法和信息等進行投入。計劃確定的資源數量、質量和投入的時間是保證計劃實施的基本條件，也是實現計劃目標的基本保障。因此，要使計劃能夠正常實施并達到預定目標，就應當保證將質量、數量符合計劃要求的資源按規定時間和地點投入到工程建設中。項目管理人員如果能把握住對“投入”的控制，也就把握住了控制的起點要素。
2.轉換
工程項目的實現總是要經由投入到產出的轉換過程。正是由于這樣的轉換，才使投入的人、財、物、方法、信息轉變為產出品，如設計圖紙、分項（分部）工程、單位工程，最終輸出完整的工程項目。在轉換過程中，計劃的執行往往會受到來自外部環境和內部系統多因素的干擾，造成實際進展情況偏離計劃軌道。而這類干擾往往是潛在的，未被人們所預料或人們無法預料的。同時，由于計劃本身不可避免地存在著程度不同的問題，因而造成實際輸出結果與期望輸出結果之間發生偏離。為此，項目管理人員應當做好“轉換”過程的控制工作：跟蹤了解工程實際進展情況，掌握工程轉換的第一手資料，為今后分析偏差原因、確定糾正措施提供可靠依據。同時，對于那些可以及時解決的問題，采取“即時控制”措施，及時糾正偏差，避免“積重難返”。
3.反饋
反饋是控制的基礎工作。對于一項即使認為制定得相當完善的計劃，項目管理人員也難以對其運行的結果有百分之百的把握。因為在計劃的實施過程中，實際情況的變化是絕對的，不變是相對的。每個變化都會對預定目標的實現帶來一定的影響。因此，項目管理人員必須在計劃與執行之間建立密切的聯系，及時捕捉工程進展信息并反饋給控制部門，為控制服務。
為使信息反饋能夠有效地配合控制的各項工作，使整個控制過程流暢地進行，需要設計信息反饋系統。它可以根據需要建立信息來源和供應程序，使每個控制和管理部門都能及時獲得所需要的信息。
4.對比
對比是將實際目標成果與計劃目標相比較，以確定是否有偏離。對比工作的第一步是收集工程實施成果并加以分類、歸納，形成與計劃目標相對應的目標值，以便進行比較。對比工作的第二步是對比較結果進行分析，判斷實際目標成果是否出現偏離。如果未發生偏離或所發生的偏離屬于允許范圍之內，則可以繼續按原計劃實施。如果發生的偏離超出允許的范圍，就需要采取措施予以糾正。
5.糾正
當出現實際目標成果偏離計劃目標的情況時，就需要采取措施加以糾正。如果是輕度偏離，通常可采用較簡單的措施進行糾偏。如果目標有較偏離時，則需要改變局部計劃才能使計劃目標得以實現。如果已經確定的計劃目標不能實現，那就需要重新確定目標，然后根據新目標制定新計劃，使工程在新的計劃狀態下運行。當然，最好的糾偏措施是把管理的各項職能結合起來，采取系統的辦法。這不僅需要在計劃上做文章，還要在組織、人員配備、領導等方面做文章。
總之，每一次控制循環結束都有可能使工程呈現出一種新的狀態，或者是重新修訂計劃，或者是重新調整目標，使其在這種新狀態下繼續開展。
（二）控制的類型
由于控制方式和方法的不同，控制可分為多種類型。例如，按照事物發展過程，控制可分為事前控制、事中控制、事后控制；按照是否形成閉合回路，控制可分為開環控制和閉環控制；按照糾正措施或控制信息的來源，控制可分為前饋控制和反饋控制。歸納起來，控制可分為兩類，即主動控制和被動控制。
1.主動控制
主動控制就是預先分析目標偏離的可能性，并擬訂和采取各項預防性措施，以使計劃目標得以實現。主動控制是一種面對未來的控制，它可以解決傳統控制過程中存在的時滯影響，盡最可能改變偏差已經成為事實的被動局面，從而使控制更為有效。
主動控制是一種前饋控制。當控制者根據已掌握的可靠信息預測出系統將要輸出偏離計劃的目標時，就制定糾正措施并向系統輸入，以便使系統的運行不發生偏離。主動控制又是一種事前控制，它必須在事情發生之前采取控制措施。
實施主動控制，可以采取以下措施：
1）詳細調查并分析研究外部環境條件，以確定影響目標實現和計劃實施的各種有利和不利因素，并將這些因素考慮到計劃和其他管理職能之中。
2）識別風險，努力將各種影響目標實現和計劃實施的潛在因素揭示出來，為風險分析和管理提供依據，并在計劃實施過程中做好風險管理工作。
3）用科學的方法制定計劃。做好計劃可行性分析，消除那些造成資源不可行、技術不可行、經濟不可行和財務不可行的各種錯誤和缺陷，保障工程的實施能夠有足夠的時間、空間、人力、物力和財力，并在此基礎上力求使計劃得到優化。事實上，計劃制定得越明確、完善，就越能設計出有效的控制系統，也就越能使控制產生更好的效果。
4）高質量地做好組織工作，使組織與目標和計劃高度一致，把目標控制的任務與管理職能落實到適當的機構和人員，做到職權與職責明確，使全體成員能夠通力協作，為共同實現目標而努力。
5）制定必要的備用方案，以對付可能出現的影響目標或計劃實現的情況。一旦發生這些情況，因有應急措施做保障，從而可以減少偏離量，或避免發生偏離。
6）計劃應有適當的松弛度，即“計劃應留有余地”。這樣，可以避免那些經常發生但又不可避免的干擾因素對計劃產生影響，減少“例外”情況產生的數量，從而使管理人員處于主動地位。
7）溝通信息流通渠道，加強信息收集、整理和研究工作，為預測工程未來發展狀況提供全面、及時、可靠的信息。
2.被動控制
被動控制是指當系統按計劃運行時，管理人員對計劃的實施進行跟蹤，將系統輸出的信息進行加工、整理，再傳遞給控制部門，使控制人員從中發現問題，找出偏差，尋求并確定解決問題和糾正偏差的方案，然后再回送給計劃實施系統付諸實施，使得計劃目標一旦出現偏離就能得以糾正。被動控制是一種反饋控制。對項目管理人員而言，被動控制仍然是一種積極的控制，也是一種十分重要的控制方式，而且是經常采用的控制方式。
被動控制可以采取以下措施：
（1）應用現代化管理方法和手段跟蹤、測試、檢查工程實施過程，發現異常情況，及時采取糾偏措施。
（2）明確項目管理組織中過程控制人員的職責，發現情況及時采取措施進行處理。
（3）建立有效的信息反饋系統，及時反饋偏離計劃目標值的情況，以便及時采取措施予以糾正。
3.主動控制與被動控制的關系
對項目管理人員而言，主動控制與被動控制都是實現項目目標所必須采用的控制方式。有效地控制是將主動控制與被動控制緊密地結合起來，力求加主動控制在控制過程中的比例，同時進行定期、連續的被動控制。只有如此，才能完成項目目標控制的根本任務。主動控制與被動控制的緊密結合。
