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質(zhì)量體系文件的作用：
（1）文件的價(jià)值
ISO9000－94標(biāo)準(zhǔn)中講到，“在ISO9000族的內(nèi)容中，編制和使用文件是具有動(dòng)態(tài)的高增值的活動(dòng)”。這是人們多年實(shí)施ISO9000標(biāo)準(zhǔn)的體會(huì)，文件的動(dòng)態(tài)性，表現(xiàn)在文件隨體系的運(yùn)作環(huán)境的變化而變化，其始終要保持有效，文件的高增值性是指人們?cè)谖募膱?zhí)行過程中，在不斷改善產(chǎn)品質(zhì)量、減少損失、提高管理水平，贏得客戶的信任，為企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)效益。因此在新的標(biāo)準(zhǔn)中，就特別強(qiáng)調(diào)要形成文件。
（2）文件的作用
質(zhì)量體系作用表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
a.通向質(zhì)量的交通圖
— 給出了最好的、最實(shí)際的達(dá)到質(zhì)量目標(biāo)的方法；　　
— 界定了職責(zé)和權(quán)限，處理好了接口，使質(zhì)量體系成為職責(zé)分明，
協(xié)調(diào)一致的有機(jī)整體；
— “該說的一定要說到，說到的一定要做到”，文件成為組織的法規(guī)，通過認(rèn)真的執(zhí)行達(dá)到預(yù)期的目的。
b. 審核的依據(jù)
— 證明過程已經(jīng)確定；
— 證明程序已被認(rèn)可已展開和實(shí)施；
— 證明程序處于更改控制中。
c. 質(zhì)量改進(jìn)的保障
— 依據(jù)文件確定如何實(shí)施工作及如何評(píng)價(jià)業(yè)績；
— 增強(qiáng)了更改效果的測量結(jié)果的可比性和可信度；
— 當(dāng)把質(zhì)量改進(jìn)成果納入文件，變成標(biāo)準(zhǔn)化程序時(shí)，成果可得到有效鞏固。
d. 文件和培訓(xùn)
— 文件作為培訓(xùn)全體員工的教材；
— 尋求文件內(nèi)容與技能和培訓(xùn)內(nèi)容之間的適宜平衡；
— 保持被展開和實(shí)施的程序的協(xié)調(diào)性取決于文件與人員的技能和培訓(xùn)的有機(jī)結(jié)合；