物業管理師輔導：管理處檔案管理
發布時間：2012-07-25 共1頁
一、資料的收集：
1、設立檔案室，采取系統化、科學化、電腦化的先進手段，建立相應的規章制度，對所有檔案進行嚴格管理。
2、資料的收集堅持內容豐富的原則，根據實體資料和信息資料的內容，在實際工作中從需要出發，擴大信息資料的來源渠道。從時間上講是指從規劃設計到工程竣工的全部工程技術維修資料;從空間上講是指物業構成的方方面面，大到房屋本體、公共設施，小到一草一木都有詳細的資料收集。
二、資料分類整理：
收集后的所有信息，統一由檔案室集中整理。整理的重點是去偽存真，根據檔案的來源、信息的內容、表現形式等特點進行細分，做到條理清晰、分類合理。
三、資料歸檔管理：
1、歸檔就是按照資料本身的內在規律、聯系進行科學地分類與保存。采用多種形式的文檔存儲方式，便于原始檔案的保存，如錄像帶、膠卷、照片、圖景等。檔案組卷按不同業務性質編號、造冊、編輯并分柜保存，運用計算機等先進的管理手段，盡可能地把各種形式的檔案資料轉化為電腦儲存，便于查找和調用。
2、檔案的出室、入室都有嚴格的規定。出室必須由具備資格的人員經登記后方可借出;入室時，須由專人進行檢查，如有破損，立即修復，并追究有關人員的責任，檔案管理人員需要及時收回在外文件，嚴防文件的流失。
3、檔案的管理環境必須做到“三防”，即防火、防潮、防霉變。
四、檔案的運用：
采用先進的檢索軟件，建立電腦網絡系統，充分發揮檔案的貯存和使用價值。
1、外部網：與公司總部、廣大業主以進外部相關聯單位進行聯網，所有管理資料如住戶資料、裝修資料、財務狀況等，隨時可以查閱調用，便于工作監督、檢查和聯系。
2、內部網：管理處內部室聯網，運用現代化辦公手段和設施，對文件進行分級管理、分層使用。
